Das Ausschließen von Dateien in der Synchronisation vom Gerät zur Cloud ist nicht neu. Für OneDrive for Business habe ich zuerst am 16.11.2020 und dann noch einmal am 23.11.2020 geschrieben. Dabei handelt es sich um eine Gruppenrichtlinie, die der Anwender nicht beinflussen kann. Das Prinzip hat sich nicht geändert aber es wird dem Benutzer jetzt in den Einstellungen angezeigt:

OneDrive for Business: In den Einstellungen – Sychronisieren und sichern – Erweiterte Einstellungen wird dem Benutzer in Bild 1aufgezeigt, daß alle Dateien mit der Erweiterung LNK als auch alle Dateien mit dem Namen Text.txt nicht in die Cloud synchronisiert werden. Aber nur alle neu hinzugefügten Dateien. Der Benutzer hat keine Möglichkeit, diese, von der IT vorgenommenen Restriktionen zu ändern. Das ist schön, denn der Benutzer hatte sonst keine Möglichkeit, diese Einstellungen selbst abzurufen. Aber wardas schon alles?

Warum also nach 2,5 Jahren ein neuer Artikel?

Ich habe es so nebenbei mitbekommen. Ich wusste seit dem MVPSummit im April 2023, dass die Produktgruppe daran arbeitet. Nicht im Business Bereich, nein bei OneDrive Personal. Die hohe Taktrate von OneDrive Versionen ohne Information macht es leider nicht möglich, etwas zu testen, wenn man nicht weiss, was getestet werden soll. So weiss ich aber, daß in der Version 23.101.0514.0001 diese Anzeige noch nicht zu sehen war. In der Version 23.109.0523.0001 ist sie aber vorhanden.

Wechseln wir zu OneDrive Personal. Unter 1) habe ich hier als Benutzer gleich mehrere Dateierweiterungen eingetragen. Während die Eintragungen bei OneDrive for Business eine Wildcard Folge von Dateinamen und Dateierweiterung sein kann, kommt OneDrive Personal nur mit Dateierweiterung daher, die der Benutzer selbst eintragen kann. Sie wirken auch nur auf dem jeweiligen Gerät. Eintragungen von OneDrive for Business werden in der Registry gespeichert, die Eintragungen von OneDrive werden im Benutzerverzeichnins unter dem Dateinamen odignore.txt abgelegt:

C:\Users\[Username]\Appdata\Local\Microsoft\OneDrive\settings\Personal\odignore.txt

Unter 2) sehen wir aber einen Eintragung, die vom Benutzer nicht gelöscht oder geändert werden kann. Diese stammt aus der Eintragung der Gruppenrichtlinie mit dem Namen Schließen Sie das Hochladen bestimmter Dateitypen aus aus der Geräte-Konfiguration.

Mit dieser Einstellung können Sie Schlüsselwörter eingeben, um zu verhindern, dass die OneDrive-Synchronisierungsanwendung (OneDrive.exe) bestimmte Dateien auf OneDrive oder SharePoint hochlädt. Sie können vollständige Namen eingeben, z. B. „setup.exe“, oder das Sternchen (*) als Platzhalter für eine Reihe von Zeichen verwenden, z. B. *.pst. Bei den Schlüsselwörtern wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Wenn Sie diese Gruppenrichtlinie aktivieren, lädt die Synchronisierungsanwendung keine neuen Dateien hoch, die mit den von Ihnen angegebenen Schlüsselwörtern übereinstimmen. Für die übersprungenen Dateien werden keine Fehler angezeigt, und die Dateien verbleiben im lokalen OneDrive-Ordner. Im Datei-Explorer werden die Dateien mit einem „Von der Synchronisierung ausgeschlossen“-Symbol in der Statusspalte angezeigt. Die OneDrive-Synchronisierungsanwendung muss neu gestartet werden, nachdem diese Einstellung aktiviert wurde, damit die Einstellung wirksam wird.

Hinweis
Benutzer können weiterhin in einem Webbrowser ihren OneDrive anzeigen, um eine ausgeschlossene Datei aus ihrem lokalen OneDrive-Ordner hochzuladen. Wir empfehlen, dass die Benutzer die lokale Datei nach diesem Vorgang entfernen, da eine Datei mit demselben Namen im selben Ordner zu einem Synchronisierungskonflikt mit der übersprungenen Datei führen kann.
Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren oder nicht konfigurieren, werden alle unterstützten Dateien in allen synchronisierten Ordnern hochgeladen.
Nicht ganz unwichtig ist auch, dass Office Dateien (also Dateierweiterungen bei Office wie pptx, docx oder xlsx) zwar eingetragen werden können, aber ein Ausschluß unterbleibt. Hintergrund dazu ist, dass die Desktop-Varianten dieser Office Programm direkt mit der Cloud kommunizieren können. Microsoft hat diese innere Logik nicht geändert.

Zusammenfassung

Ich rate jedem Unternehmen ab, OneDrive Personal im Unternehmen einzusetzen. Denn Die Administratoren können nicht verhindern, dass Business Dokumente via OneDrive Personal mit Externen geteilt werden können. Dafür gibt es eine Gruppenrichtlinie, die die Synchronisation mit OneDrive Personal ausschließt.

Auf der anderen Seite gibt es Millionen von Geräten, auf denen OneDrive Personal läuft und hier hat Microsoft jetzt eine einfache Möglichkeit geschaffen, Dateien mit bestimmten Dateienerweiterungen von der Synchronisation auszuschließen. Zum Beispiel bei Spielen: Dateien, welche Konfigurationen, Spielstände oder Highscores ablegen und die ich nicht mit der Cloud synchronisieren werden müssen. Genau das hat Microsoft jetzt möglich gemacht.

[Nachtrag 17.6.23]

Vision und Wunsch

Ich habe auf einem Slide während meines Vortrages auf der aMSBerlin die Abbildung gezeigt und eine kleine Diskussion mit einem Teilnehmer gehabt, die mich zu diesem Nachtrag bewegt hat. Microsoft sollte das, was als Gruppenrichtlinie für OneDrive for Business existiert, mit der gleichen Logik in OneDrive Personal ausstatten:

• Erweiterung um Dateinamen
• Erweiterung um Wildcards
• Vereinfachung der Problematik Office Dateien