OneDrive | Tipp #1 – Versionsverlauf


OneDrive for Business, Microsoft OneDrive (personal, Microsoft

Zwei unterschiedliche Produkte, trotzdem haben OneDrive (personal) und OneDrive for Business Gemeinsamkeiten, und heute geht es um den Versionsverlauf. Beim Versionsverlauf geht es um Dokumente, die wir in OneDrive oder OneDrive for Business gespeichert haben.

Doch schauen wir uns erst einmal die Synchronisation an:

Synchronisierung OneDrive und OneDrive for Business

Die Abbildung zeigt, dass für beide Dienste die Synchronisation über unterschiedliche Protokolle in die Cloud synchronisiert werden. Handelt es sich um ein Office Dokument, dann wird zusätzlich das Microsoft Office Upload Center mit eingebunden. Hintergrund dafür ist, dass hier die Möglichkeit besteht, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können.

Während bei OneDrive (personal) die Daten in Windows Azure, genau genommen unter Azure Files gespeichert werden sieht es bei OneDrive for Business etwas komplizierter aus. Hier liegt ein SharePoint zu Grunde, die Daten landen dann

a) SharePoint Server on premise –> SQL Datenbank
b) Office 365, SharePoint Online und OneDrive for Business mit Office Online –> Azure Store

Unter b) werden die Daten dann verschlüsselt (Erklärung 1 und 2 und Video)

Versionsverlauf:

OneDrive (Personal) nur für Office Dokumente
OneDrive for Business wenn eingeschaltet für alle gespeicherten Dateien

OneDrive (personal)

Wann kann ich den Versionsverlauf einsetzen und wie?

Als Beispiel sei hier eine Excel-Datei angeführt, die in seiner ursprünglichen Fassung  in OneDrive gespeichert wurde. Danach habe ich einen Bearbeitungs-Link erstellt und diesen dann anderen zur Verfügung gestellt. Diese MVP Kollegen haben dann die Datei geöffnet (Office-Online) und eigene Daten eingetragen. Irgendwann  hat jedoch jemand das Excel-Sheet falsch sortiert und nichts passte mehr zusammen. Soweit zum Szenario. Mit jedem Bearbeiten schreibt Excel (jedes Office Dokument) eine neue Version. Auch in OneDrive. Allerdings nur bis zu einer Tiefe von 25. Das habe ich hier schon einmal beschrieben.

OneDrive: Versionsverlauf Zur Versionshistorie kommen Sie, in dem Sie das Dokument markieren und dann die rechte Maustaste betätigen und dann auf Versionsverlauf klicken.
OneDrive, Versionsverlauf, Versionen Im Beispiel sehen wir das Excel-Sheet mit seinen Daten und unter 1 die letzte Version mit Datum und (verpixelt) dem Namen , der die letzte Version erzeugt hat.

Unter 2 sind dann die alten Versionen zu sehen.

OneDrive: Versionsverlauf: Versionen: Wiederherstellen in dem ich auf einen Eintrag klicke, werden mir die Daten im Excel-Sheet angezeigt und ich habe zwei Möglichkeiten:

Herunterladen:
Kann manchmal nützlich sein
Wiederherstellen:
Damit wird diese Version zur aktuellen Version

In meinem Szenario musste ich zwei Versionen zurück, da war das Dokument noch in Ordnung. Da ich durch den Namenseintrag aber vorher gesehen habe, wer betroffen war, konnte ich den Personen eine E-Mail senden und Sie bitten, Ihre Einträge nochmals vorzunehmen.

 

OneDrive For Business

Standardmäßig ist in der Cloud die Versionshistorie eingeschaltet.

OneDrive for Business: Versionshistorie: Bibliothek Zum Überprüfen klicken Sie oben links auf Bibliothek,…
OneDrive for Business: Versionshistorie: Bibliothekseinstellungen dann auf der rechten Seite auf Bibliothekseinstellungen…
OneDrive for Business: Versionshistorie: Einstellungen und danach auf Versionsverwaltungseinstellungen

OneDrive for Business: Versionshistorie: Einstellungen

Hier wird der Unterschied zu OneDrive deutlich.

  • Ich kann Versionskontrolle ein/ausschalten
  • Ich kann Haupt- und Nebenversion auswählen
  • Ich kann die Anzahl der Hauptversionen /Entwürfe begrenzen
    der größte Unterschied jedoch ist: Die Versionsverwaltung wirkt auf alle Dateien, nicht nur auf Office Dokumente.

Als Bespiel hier einen simple Text-Datei. Es handelt sich um eine log-Datei.

OneDrive for Business: Versionsverlauf 1 Datei markieren und danach auf …klicken.

2 erneut auf die … klicken

3 Auf Versionsverlauf klicken

OneDrive for Business: Versionsverlauf

Beim Klicken auf das Datum haben Sie dann mehrere Möglichkeiten:

  • Dokument anzeigen
  • Wiederherstellen
  • Löschen

Zusammenfassung:

Sowohl OneDrive als auch OneDrive for Business haben einen Versionsverlauf. Der Versionsverlauf in OneDrive erstreckt sich auf 25 Ebenen und ausschließlich auf Office Dokumente. In OneDrive for Business ist der Versionsverlauf konfigurierbar und erstreckt sich auf alle Dokumente.

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