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OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.
Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.
Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?
Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen
- Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
- Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
- Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
- Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
- Benutzer B synchronisiert den Ordner.
- Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.
Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:
- Auf dem Gerät des Benutzers A
- In OneDrive for Business des Benutzers A
- Auf dem Gerät des Benutzers B
und jetzt zu Szenario:
Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?
Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.
Dann passieren mehrere Dinge:
- Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
- Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
- Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
- Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
- Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
- Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
- im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A
Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?
Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht
Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?
Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:
User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browser seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.
Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.
Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.
OneDrive for Business | modern App – Löschen (Bug)
Roman Korecky @Rokory aus Wien hat einen Bug in der modern App OneDrive for Business entdeckt. Gemeint ist die App aus dem Windows Store.
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Benutzt man diese App , die direkt mit SharePoint Online verbunden ist, werden die Daten angezeigt. Soweit so gut. Löscht man jetzt über die modern App eine Datei dann wird diese in SharePoint gelöscht. So weit so gut.
Normalerweise werden gelöschte Dokumente auf dem SharePoint 90 Tage im Server-Papierkorb aufbewahrt. Und hier ist der Fehler: eine über die OneDrive for Business App gelöschte Datei wird zwar gelöscht, aber nicht in den Papierkorb gelegt, und ist damit unwiederbringlich verloren. |
Hat man die Datei jedoch über die Windows Standard App synchronisiert, liegt also eine “Kopie” auf dem lokalen Gerät vor, dann passiert bei einer Löschung folgendes:
- Die Datei wird in den Papierkorb des Gerätes verschoben
- Bei der nächsten Synchronisierung mit SharePoint Online wird diese dort gelöscht.
- Mit der Löschung wird die Datei in den SharePoint Papierkorb verschoben.
Somit habe ich die mehrere Möglichkeiten, diese Datei wieder her zu stellen.
- aus dem Papierkorb des Gerätes
- aus dem Papierkorb von SharePoint Online
Jede gelöschte Datei bleibt 90 Tage im Papierkorb von SharePoint Online.
- Stellt sich die Frage, warum man die Modern App OneDrive for Business überhaupt benutzt:
- Wenn ich mich mit dem SharePoint Online verbinden möchte, um mit Dateien zu arbeiten,aber nicht den Web-Browser benutzen will.
- Wenn ich die SharePoint Daten nicht mit meinem Gerät synchronisiert habe, und nicht mit dem Browser arbeiten möchte.
- Wenn ich ein Surface RT (alle Versionen mit RT als Betriebssystem) habe, denn dort kann ich Dateien aus dem SharePoint Online nicht lokal benutzen, und ich nicht mit dem Browser arbeiten möchte.
- Zusammenfassung:
- Wenn ich mit der Modern App eine Datei lösche, ist sie gelöscht, und kann nicht widerhergestellt werden
SkyDrive | Richtiges Löschen
Zuerst einmal muss ich klarstellen. Es geht hier nicht um das Löschen von 10, 20, 100 oder 500 Dateien. Es geht um das Löschen von vielen Dateien. Und im nachfolgenden Szenarium geht es darum, dass Sie mehrere Rechner mit einem SkyDrive Konto verknüpft haben. Und dass Sie die Dateien alle im Offline-Modus eingestellt haben. Die typische Arbeitsweise eines Entwicklers, der mit mehreren PC’s arbeitet und die Daten auf allen Rechner synchron hält. Und der seine Daten mit SkyDrive abgleicht. Und nicht mir SkyDrive Pro.
Das Schaubild zeigt zwei Rechner und SkyDrive in der Wolke.
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Sie löschen mehre Ordner und Dateien auf Ihrem Rechner. Wenn Sie beim Löschen nicht die Delete Taste gedrückt haben, dann werden alle Dateien in den lokalen Papierkorb verschoben. Dabei ist es dem Prozess egal, welches Betriebssystem sie verwenden. |
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Ist der PC mit dem Internet verbunden, sorgt der Synchronisationsprozess von SkyDrive , dass auch die Daten in der Wolke den Löschvorgang mitbekommen. |
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Löschen bedeutet aber nur, dass auch in der Wolke die Daten in einen Server-Papierkorb verschoben werden. Der Papierkorb in der Wolke ist oftmals die letzte Rettung, wenn alle lokalen Papierkörbe gelöscht wurden. In der Wolke wird der Speicherplatz freigegeben, der Papierkorb in der Wolke wird nicht zu ihrem kostenlosen oder gekauften Speichervolumen hinzugerechnet.
Die Papierkorb-Daten werden dort mindestens 3 Tage aufbewahrt. Wenn der Papierkorb 10% des Speichervolumens, dann wird ein Prozess gestartet, der die ältesten Dateien löscht. Sie werden aber erst gelöscht, wenn die 3 Tage-Frist vergangen ist. Die 3 Tagesfrist wird sich auf 30 Tage ausdehnen, wenn die Berechnung Speichervolumen / gelöschtes Volumen nicht 10% überschreitet. |
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Der Löschbefehl wird auch an weitere PCs weitergereicht. Das passiert nicht synchron, sondern beim Starten von SkyDrive Pro und dem Verbinden mit der Wolke (Internet vorhanden),werden die Daten abgeglichen |
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Im letzten Schritt werden jetzt die Dateien auf dem zweiten (dritten,…) PC gelöscht, und wie wir wissen,(Schritt 1), in den Papierkorb verschoben. |
und jetzt kommt der Nachteil der ganzen Geschichte:
Nehmen wir folgendes Szenario an:
- Der zweite Rechner hat wenig Speicherplatz und ist nicht mit dem Internet verbunden
- Wir löschen viele Dateien auf dem 1. PC
- Wir leeren den Papierkorb. Schon der Aufruf des Papierkorb kann sehr lang dauern
- Wir fügen neue Dateien zu SkyDrive hinzu
- Wir schalten den zweiten Rechner ein, verbinden diesen mit dem Internet
- Der Synchronisierungsprozess startet.
- Die gelöschten Dateien werden in den lokalen Papierkorb verschoben
- Neue Dateien werden ebenfalls synchronisiert.
- Jetzt geht unter Umständen der Speicherplatz aus.
- Wohlgemerkt, das ganze Szenario beschreibt das Löschen von vielen Dateien.
Optimale Vorgehensweise:
- Löschen der Dateien
- Alle Rechner sollen mit SkyDrive verbunden werden
- Alle lokalen Papierkörbe löschen
- Wir haben für eine eventuelles Restore immer noch unseren Cloud-Papierkorb
- Abwarten bis diese Prozesse abschlossen sind
- Erst danach neue Dateien in SkyDrive schieben…
Es stellt sich die Frage, warum Microsoft den Löschprozess auch auf allen Geräten immer über den lokalen Papierkorb vornimmt. Die Antwort ist einfach. Greift in der Wolke die 3 Tage-Frist, wird also auch der SkyDrive Papierkorb in der Wolke gelöscht, hat der Benutzer immer noch den lokalen Papierkorb, um Daten wiederherstellen zu können.
eine generelle Frage bleibt. Warum nehmen wir SkyDrive und nicht SkyDrive Pro?
- Der Entwickler hat kein SharePoint Online in der Cloud zur Verfügung
- Consultants haben oft mehrere Auftraggeber
- Der Entwickler möchte die Restriktionen von SharePoint umgehen
SkyDrive Pro | immer noch Speicherprobleme?
immer noch Speicherprobleme auf SkyDrive Pro?
Nun, vielleicht sind Sie nicht auf SharePoint Online, denn dort hat uns Microsoft Ende August 2013 25 GB Speicher spendiert 
. Gut, Sie sind also auf SharePoint on Premise. Wenn Ihnen der SharePoint-Administrator keinen zusätzlichen Speicherplatz einräumt, dann sollten Sie vielleicht einmal den Papierkorb auf dem SharePoint 2013 durchsuchen.
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Klicken Sie auf das SkyDrive Pro Icon in der Taskleiste und dort auf Speicher verwalten. |
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zuerst einmal wollen wir nachschauen, wie viel Speicher mir auf SkyDrive Pro zur Verfügung steht. |
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ok, so sieht es auf meinem Office 365 SharePoint Online aus |
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Alternativ geht es auch: Im Browser klicken Sie WebSiteeinstellungen |
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und dann auf Speichermetriken. |
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oder im Englischen: Sites settings |
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und dann auf Storage Metrics |
wie komme ich zum Papierkorb?
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Klicken Sie auf SkyDrive Pro Papierkorb öffnen.
Alternativ siehe oben |
Markieren Sie einzelne Dateien und dann auf “Papierkorb leeren”.
Natürlich lassen sich auch versehentlich gelöschte Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen, und bei Office 365 werden die Dateien 90 Tage vorgehalten.
SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner
Es gibt einen wesentlichen Unterschied beim Löschen von Arbeitsbereichen (egal ob Version 2007 oder 2010) und freigegebenen Ordnern:
zuerst einmal:
nur der Manger (Administrator) kann Arbeitsbereiche und freigegebene Ordner nicht nur bei sich, sondern auch auf allen Computern, die in diesen Arbeitsbereich oder in diesen freigegebenen Ordner eingeladen wurden, auch löschen. Bei allen anderen mit der Rolle Teilnehmer oder Gast wird diese Funktion ausgeblendet:
Dann der Unterschied:
| Arbeitsbereich | freigegebener Ordner |
| Beim Löschen eines Arbeitsbereiches, egal ob Version 2007 oder 2010, auf allen Computern (exakt: für alle Mitglieder) wird dieser komplett mit Inhalt gelöscht.
Auf allen Computern! Dabei ist es unerheblich, ob andere Teilnehmer SharePoint Workspace 2010 gestartet haben, oder nicht. Die Löschung erfolgt beim nächsten Programmstart oder wenn das Programm läuft, unmittelbar. |
Der freigegeben Ordner wird nur aus der Synchronisierung herausgenommen. Der Inhalt, auch auf den anderen Computern bleibt an der ursprünglichen Stelle erhalten. |
Natürlich haben Sie keine Kontrolle, ob Teile des Arbeitsbereiches vor dem Löschen bereits kopiert wurden…
