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OneDrive Files On-Demand | Office 2016 und Kopieren (Bewegen)
In den Einstellungen des Next Generation Sync Clients (OneDrive.exe) gibt es einen Kartenreiter Office. Dort kann ein Haken gesetzt werden, wenn ich mit der Office Version 2016 (und 2013) arbeite und die Möglichkeit nutzen möchte, mit anderen Benutzern gemeinsam (und auch gleichzeitig) an Office Dokumenten arbeiten möchte. Das gemeinsame Arbeiten war am Anfang auf die Office-Online Versionen beschränkt, was soviel bedeutet, dass ich das Dokument, gespeichert in OneDrive for Business oder in einer Dokumenten-Bibliothek von SharePoint Online, mit anderen gemeinsam in einem Web-Browser arbeiten musste
Mittlerweile kann dies also auch mit den nativen Applikationen aus dem Office Paket durchgeführt werden. Zurück zu den Einstellungen
Wir das Häkchen gesetzt, so öffnet sich ein weiterer Dialog mit dem Namen Synchronisierungskonflikte (aber man kann diesen nur ändern, wenn Office auf dem Rechner installiert ist):
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Ich entscheide, ob Änderungen zusammengeführt werden
Das sollte die Standard-Einstellung sein. Nur in einem Konflikt-Fall werden Sie gefragt, was mit der Datei getan werden soll. Tatsächlich ist die nachstehende Option aktiviert |
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Immer beide Kopien behalten.
Bei dieser Einstellung werden immer beide Versionen beibehalten. |
Auch wenn der Haken “Office-Dateien”, die ich öffne …. nicht gesetzt ist, kann es sein, dass Sie mit dem Phänomen “beide Kopien behalten” konfrontiert sind. Aktivieren Sie kurzfristig die Funktion, um den Zustand des Schalters “Synchronisierungskonflikte” zu sehen, unter Umstände zu wechseln, und anschließend das Office-Häkchen wieder zu entfernen.
dieses kleine Häkchen hat jedoch unterschiedliche Auswirkungen:
Windows 10, Version 1709 Und Office 2016, vorgegeben sei ein Ordner in ODFB, der nur Cloud Only synchronisiert ist
Versuch 1 Word
NGSC Einstellung unter Office : kein Haken gesetzt, dass mit Office synchronisiert werden soll Word: Speichern unter… OneDrive for Business, diesen Ordner auswählen und speichern
Wird nur in der Wolke gespeichert, Datei Status ist Cloud Only
Versuch 2 Word
NGSC Einstellung unter Office : Haken gesetzt, dass mit Office synchronisiert werden soll
Word: Speichern unter… OneDrive for Business, diesen Ordner auswählen und speichern
Wird lokal gespeichert und in die Cloud synchronisiert, Datei Status lokal synchronisiert
Kopieren und Bewegen von Dateien im Windows Explorer
Unabhängig vom Schalter sind auch noch ein paar Eigenheiten mit Kopieren/Bewegen aufgefallen, die unterschiedlich Ergebnisse zeigen. Wir sind nur im Windows Explorer unterwegs:
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Quelle: Ein Verzeichnis, welches nur in der Cloud verfügbar ist Ziel: Ein Verzeichnis, welches nur in der Cloud verfügbar ist |
| ODFB | OneDrive for Business |
| OD | OneDrive Personal |
| SPOnline | Dokumentenbibliothek in SharePoint Online (Teamsites, Groups) |
| Zustand Quelle | Zustand und Icon der Datei nach der Aktion in der Quelle |
| Zustand Ziel | Zustand und Icon der Datei nach der Aktion im Ziel |
| Aktion | Quelle | Ziel | Zustand Quelle | Zustand Ziel |
| 1- Kopieren | Datei in ODFB / OD |
Cloud Only in ODFB /OD |
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| 2- Kopieren | Datei in ODFB /OD |
Cloud Only in SPOnline |
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| 3- Bewegen | Datei in ODFB /OD | Cloud Only in ODFB / OD |
– |
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| 4- Bewegen | Datei in ODFB /OD |
Cloud Only in SpOnline |
– |
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Wie wir sehen, gibt es eine Ausnahme beim Datei-Operationen. Bei 3-, Bewegen einer Datei innerhalb einer SharePoint Site-Collection, also OneDrive for Business zu einem anderen Verzeichnis von OneDrive for Business wird das Kommando nur dem Next Generation Sync Client (OneDrive.exe) mitgeteilt, der diese Anweisung in die Cloud weiterreicht. Auf Grund der unter Umständen anderen Rechte-Struktur einer SharePoint Site-Collection zu einer anderen SharePoint Site-Collection wird die Datei zuerst lokal synchronisiert, und dann neu in die Cloud geladen.
OneDrive Files On-Demand | Office 2016 and Copy (Move)
If you open the settings of the Next Generation Sync Client you will find a section “Office”. You may switch it on, if you want to coauthor with Office 2016 (2013) programs like Excel, Word and PowerPoint. In the past, the coauthor feature was only available in Office Online, where you have to work with Office Online inside of a web browser.
But you also may work with the native apps. But back to the settings:
If You say yes: “Use 2016 to sync Office files”, another dialog will open, to handle the sync conflicts. You may change these settings only if you have Office installed.
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Let me Choose to merge changes This should be the standard settings. Only if a sync conflict will occur, you should be asked, what will happen with the file. But the next option is activated. |
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Always keep both Copies If you use these settings, both versions will be kept. |
Even if you have not select, that Office 2016 will handle syncing, it could be happen, that you will be have a look of the second part. Do activate “Use Office 2016 to sync Office files” , to see the second part, maybe change the second part and after that, deselect the option.
General the Option “Use Office 2016 to sync Office files” has different behavior.
The following things were tested with Windows 10, Version 1709 and Office 2016, and you have a folder in OneDrive for Business, that is only in the cloud (and not synced to this device).
attempt 1 Word
NGSC settings Office: no activated
Word: save a document in “OneDrive for Business”
The document will be save in the Cloud (not on the local machine), the file status is “Cloud only”
attempt 2 Word
NGSC settings Office: activated
Word: save a document in “OneDrive for Business”
The document will be save local, synced to the cloud, the file status is “synced locally”.
Copy and Move of files in Windows Explorer
Has nothing to do with the Office switch in the settings of the Next Generation Sync Client (OneDrive.exe), but I found some interesting things, during some copy and move actions in Windows Explorer:
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Source: A folder, which is only available in the Cloud Destination: A folder, which is only available in the Cloud |
| ODFB | OneDrive for Business |
| OD | OneDrive Personal |
| SPOnline | Document library in SharePoint Online (Teamsites, Groups) |
| Condition Source | Condition and icon after copy/move actions on Source |
| Condition Destination | Condition and icon after copy/move action on destination |
| Action | Source | Destination | Condition source | Condition dest. |
| 1- Copy | File in ODFB / OD |
Cloud Only in ODFB /OD |
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| 2- Copy | File in ODFB /OD |
Cloud Only in SPOnline |
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| 3- Move | File in ODFB /OD |
Cloud Only in ODFB / OD |
– |
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| 4- Move | File in ODFB /OD |
Cloud Only in SpOnline |
– |
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We see, there is an exception on Action 3. Move within a SharePoint Site collection, f.e move a file from one folder in OneDrive for Business to another folder in OneDrive for Business. So the action will be transported with the Next Generation Sync Client to the cloud, no local sync will be done. If you do a move action between different site collections (from one folder inside a group) into another folder in another group,it must first be synced to the local device (down) and the synced to the new destination (up).
The Story about OneDrive – Files on demand: Your Files, Your way
Yesterday, Microsoft published a 4,5 min video “Your Files, Your way” with the story and the people about OneDrive – Files on Demand
Gestern hat Microsoft ein 4,5 minütiges, englischesprachige Video über die Story und den MS Leuten hinter OneDrive – Files on Demand veröffentlicht.
Files on Demand | der Umgang mit den drei Status (Teil 2)
Eigentlich wollte ich gar keinen zweiten Teil schreiben. Aber Kommentare und Mails haben mich dazu bewogen, doch ein bisschen tiefer einzusteigen. Also zuerst einmal den ersten Teil lesen, und dann hierher zurückkehren.
Files on Demand basieren also auf der Integration vom Next Generation Sync Client in die Windows 10 Umgebung, und dort in den Windows Explorer. Aber auch der Windows Explorer ist ja nur eine Sicht-Ebene auf das darunterliegende Datei-System. Und dieses hört auf den Namen NTFS. Und mit dem Windows Fall Creators Update wurde das Datei-System NTFS aufgebohrt.
Dort wurden nämlich 2 Attribute hinzugefügt
P – Pinned
O – Offline
U – Unpinned
Eine Kombination aus diesen Flags repräsentieren den Zustand einer Datei.
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Nur Online verfügbar
Attribute gesetzt: O und U |
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Lokal verfügbare Datei Attribute gesetzt: keine |
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immer verfügbare Datei
Attribute gesetzt: P |
Anmerkung: ich betrachte hier nur die Attribute die für die Synchronisierung relevant sind. Attribute wie A,S oder H werden hier nicht behandelt.
Die Attribute können Sie via PowerShell oder der Eingabeaufforderung (CMD) ersehen:
wenn Sie ein anderes NTFS System anschauen, fehlen dort die 3 Attribute, und das erklärt auch, warum wir (derzeit) Files on Demand nicht in einem Windows Server 2016 finden.
Werfen wir einen Blick auf 3 Test-Dateien, zuerst im Explorer…
und jetzt mit den jeweiligen Attributen
und wenn wir uns einmal die Eigenschaften von LastAccesstime und LastAccessTimeUTC anschauen…
dann bringt das Microsoft (oder jeden Powershell-Administrator) in die Lage, wenn der Platz auf dem jeweiligen Gerät knapp wird, eine Powershell-Sequenz zu starten, die aufräumt.
Derzeit hat Microsoft dies aber noch nicht implementiert. Mann kann aber mit dem Attrib-Befehl die Attribute ändern und damit aufräumen.
Hier ein paar Beispiele:
| Von | Aktion und Befehl | Nach |
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Eine Datei, die immer lokal verfügbar ist, nur noch in der Cloud verfügbar umstellen:
Attrib <filename> –P +U |
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Eine Datei auf immer verfügbar setzen: Attrib <filename> +P –U |
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Eine Datei, die immer verfügbar ist, auf lokal verfügbar setzen:
Attrib <filename> –P -U |
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Files on Demand | der Umgang mit den drei Status
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Es erreichen mich immer mehr Anfragen, die die Unterscheidungsmerkmale der drei Status von „Files on Demand“ nicht korrekt unterscheiden können. (Es klingt und schreibt sich wirklich so. Die Pluralform von “Status” lautet “Status”)
Mit dem Windows Fall Creators Update wurden Sie eingeführt, lang erwartet, fast wie die Smart Files unter Windows 8.1, (mit SkyDrive). Wenn man die richtige Version des Next Generation Sync Client hatte, dann konnte man Sie sofort benutzen.
Warum mussten wir so lange warten?
Der NGSC, welcher im Kontext des Benutzers gestartet wird, wird selbstständig auf die neuste Version gebracht. Dabei nimmt er einmal pro Tag Kontakt mit Microsoft auf, und nach ganz bestimmten Vorgaben bekommt man die nächste Version, die sich selbst herunterladet, installiert und dann neu startet. Bei einem schnellen Rechner dauert das nur ein paar Minuten und fällt kaum auf. Mit dem Windows Fall Creators Update ist jetzt die Verzahnung mit dem Betriebssystem vorgenommen worden. Genau genommen mit dem Dateisystem (NTFS) und dem Windows Explorer. (auch die Smart Files unter Windows 8.1 und der SkyDrive.exe sind mit dem Betriebssystem gekoppelt und die Ursache dafür, dass der NGSC unter Windows 8.1 nicht mit OneDrive Personal zum Einsatz kommt.)
Was hat sich beim File-System NTFS geändert?
Der Zustand einer Datei wird mit 2 Attributen erzeugt. Die Zustände sind folgende:
Die Datei ist nur in der Cloud gespeichert und ist auf diesem Gerät nicht synchronisiert. Wenn Sie eine Internetverbindung haben und mit der Maus einen Doppelklick auf die Datei erzeugen, wird die Datei heruntergeladen (bei großen Video-Dateien wird gefragt, ob Sie die Datei streamen wollen, oder tatsächlich das Video auf das Gerät herunterladen wollen), je nach Dateityp wird die dazu gehörige Applikation gestartet. Als Beispiel mit einer Word-Datei: Nach dem Herunterladen können Sie loslegen mit dem Bearbeiten. Der Status wird geändert in „lokal verfügbare Datei“, im Explorer wird aus dem Cloud-Symbol ein Kreis mit einem Haken
Aber es gibt ja noch einen Status
Richtig, “immer verfügbare Datei”. Das Symbol ist ein gefüllter Kreis mit dem Häkchen. Diesen Zustand können Sie manuell mit Klick der rechten Maus erreichen.
Und wo liegt jetzt der Unterschied?
In den verschiedenen Szenarien. Microsoft hat den Geräten Rechnung getragen, die über sehr wenig Speicher verfügen. Da die unterschiedlichen Status in den Attributen einer Datei im Files System NTFS untergebracht sind, lässt sich der Status nicht nur im Windows Explorer mit der Maus ändern, ich kann auch mehrere Dateien zusammen in einen anderen Modus bringen. Und für PowerShell oder Batch Experten unter uns: Das lässt sich auch mit einem Script bewerkstelligen. Weitere Informationen finden Sie in englischer Spreche hier oder da.
Szenario:
Mitarbeiter in meiner Organisation schicken mir Links zur Kollaboration. Da ich mit den nativen Programmen auf dem Gerät arbeiten möchte, bringe ich diese Dateien zur Synchronisation auf meinem Gerät. Änderungen werden automatisch vollzogen und die Dateien sind immer synchron (wenn Internet vorhanden ist). Um Speicherplatz freizugeben entscheide ich mich am Wochenende , genau diese Dateien wieder in den “Nur Online Verfübar” Zustand zu versetzen. Und genau hier brauche ich einen Unterschied zu den Dateien, welche ich permanent auf diesem Gerät synchronisiere.
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Icon |
Beschreibung |
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Nur Online Verfügbar Datei ist nur in der Cloud. Datei wird über ein Icon und mit dem Namen angezeigt, nimmt aber auf dem Gerät kein Platz weg. |
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Ich habe einen Doppelklick auf die Datei ausgeführt. Die Datei wird, wenn Internet vorhanden ist, auf dieses Gerät synchronisiert. Ausnahme: große Video Dateien. |
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Lokal verfügbare Datei |
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Option 1 |
Immer verfügbare Datei Datei dauerhaft auf dem Gerät behalten und immer synchronisieren |
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Kann im Windows Explorer mit einem rechten Mausklick herbeigeführt werden. |
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Option 2 |
Speicherplatz freigeben |
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Datei wird auf dem Gerät gelöscht. Aber nur auf dem Gerät. Die Datei wird nicht in den Papierkorb verschoben. Im Prinzip ist es ein SHIFT-Taste +Delete, ohne aber die Information in die Cloud zu übertragen und dort ebenfalls zu löschen Das Icon wechselt zu „Nur Online Verfügbar“. |
Anmerkungen:
Neue online oder auf einem anderen Gerät erstellte Dateien werden als "Nur online verfügbar" angezeigt, um Speicherplatz einzusparen. Wenn Sie einen Ordner jedoch als "Immer auf diesem Gerät speichern" kennzeichnen, werden neue Dateien in diesem Ordner, sobald sie verfügbar sind auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Wenn ein Ordner nur online verfügbar ist, können Sie einzelne Dateien in diesem Ordner trotzdem als "immer verfügbar" markieren.
Sowohl Option 1 als auch 2 kann ich mit mehreren Dateien im Windows Explorer durchführen. Eine Batch-Verarbeitung bietet sich immer dann an, wenn ich an unterschiedlichen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen einzelne Dateien bearbeitet habe. Das nachfolgende Script durchläuft alle Verzeichnisse und gibt den Speicherplatz frei. Sie sollten das Script aber erst starten, wenn Sie eine Internet-Verbindung haben und alle Dateien synchronisiert wurden.
Hier geht es zum zweiten Teil
Wunsch für 2018
kurz vor Weihnachten darf man ja Wünsche äußern. Auch wenn das Paket nicht unterm Christbaum liegt, kann man bei meinen Wünschen der vergangenen Jahre erkennen, dass sich die meisten erfüllt haben. Also einen Wunsch zu OneDrive Files on Demand will ich hier loswerden:
Nachdem die Windows 10 Benutzer mit dem Windows Creators Fall Update Files on Demand die wesentlich verbesserte Ausführung der Smart Files erhalten haben, muss / kann ich mit einem einfachen Batch Kommando oder per Powershell Befehl aufräumen und Platz auf meinem Gerät schaffen. Noch muss ich das aber selbst anstoßen. Ich wünsche mir für 2018, dass beim Hinzufügen (Speichern) einer neuen Datei in OneDrive ein interner Prozess gestartet wird. Genauer spezifiziert: Vorher soll überprüft werden, ob eine Schwelle unterschritten wird (z.B. freier Festplattenplatz < 10%) und dann die erste (zeitlich) lokal verfügbare Datei in den Zustand “nur Online verfügbar” versetzt wird. Also ein Automatismus und kein manuelles Aufräumen. Denn dann machen die 3 verschiedenen Status auch wirklich Sinn.
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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