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Office 365 | Outlook-Anlagen versenden via OneDrive (for Business)


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In meinen Trainings versuche ich schon seit geraumer Zeit den Teilnehmern zu vermitteln, Office Dokumente nicht mehr als Anlage zu versenden. Der bessere Weg wäre doch, diese Dokumente in OneDrive oder OneDrive for Business zu speichern, und nur noch den Link zu versenden. Dann könnten auch mehrere Personen zur gleichen Zeit auf diese Office-Dokumente zugreifen, Änderungen vornehmen…
Das lästige Hin- und Her-Mailen würde entfallen, und das wichtigste. Es gibt nur noch ein einziges Dokument. An zentraler Stelle. OneStorage, sorry OneDrive.

Microsoft hat dazu alle Weichen gestellt, oder wird diese in naher Zukunft stellen. So bekam jeder Benutzer der Consumer-Applikation OneDrive eine Speichererweiterung spendiert. Und die Größe einer Datei , die in OneDrive abgespeichert werden kann, liegt jetzt bei 10 GB

Der Speicher bei OneDrive for Business wurde ja schon seit geraumer Zeit auf 1 TB angehoben. Bei der Größe einer Datei, die in OneDrive for Business abgelegt werden kann, arbeitet Microsoft daran, die 2 GB Beschränkung ebenfalls auf 10 GB zu erhöhen. Dies soll gegen Ende des Jahres 2014 geschehen. Mich würde es aber nicht wundern, wenn dieser Termin in das Frühjahr 2015 verschoben würde, weil Microsoft  mit der professionellen Variante OneDrive for Business noch die eine oder andere Baustelle offen hat, und diese Baustellen zuerst einmal bearbeitet werden müssen. Eine Liste mit den Problemen sprengt jedoch den Rahmen und ist auch nicht Bestandteil dieses Artikels.

Seit längerer Zeit schon gab es die Ankündigung, dem Benutzer beim Versenden von Anlagen einen Schritt entgegen zu kommen. Und genau das hat Microsoft am 08.10.2014 angekündigt. Und alle Office 365 Kunden werden in Kürze davon profitieren können. Denn hier musste nur serverseitiger Code geändert werden und dann in die Office 365 Wolke geimpft werden. Und wie wir wissen, kann das ein paar Tage dauern, also keine Angst, wenn Sie noch nicht darauf zugreifen können. Bis November 2014 soll die Umstellung abgeschlossen sein.

Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung
Outlook Web App vor der Umstellung Outlook Web App nach der Umstellung

Mail in der Office 365 Wolke

Das ganze funktioniert aber nur mit OWA (Outlook Web App) , OWA für iPhone/iPad und OWA für Android.

Mit dem normalen Outlook Client kann das ganze noch nicht durchgeführt werden, weil dafür natürlich ein Update für Outlook erforderlich ist. Microsoft arbeitet aber auch daran.

Folgende Schritte sind notwendig:

Anlage hinzufügen E-Mail schreiben, Empfänger auswählen
Das kann auch eine Distribution-Liste sein, mit der Einschränkung, dass diese Distribution-Liste maximal 100 Benutzer enthalten darf.
Klick auf Einfügen.
Klick auf Anlagen oder OneDrive-Dateien
Anlage: in OneDrive for Business, lokal oder im Netzwerk Nun kommt es darauf an, was ich auswähle. Habe ich bereits eine Datei in OneDrive (for Business) gespeichert?

Eigene Dateien:
Das ist Ihr OneDrive for Business

OneDrive for Buisness: für mich freigegebene Dateien Für mich freigegeben:
Das sind all die Dokumente, die andere Benutzer für mich freigegeben haben.
Anlage vom lokalen Gerät oder dem Netzwerk Computer:
Zugriff auf alles, was Sie auf ihrem lokalen Gerät oder dem kompletten Netzwerk erreichen können.

In OneDRiove for Buisness hochladen? Computer:
Haben Sie die Datei ausgewählt, die Sie als Anlage versenden wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Diese Datei zu OneDrive (for Business)hochladen (Denken Sie an das noch bestehende Limit von 2 GB).
oder
wie Sie es bisher getan haben: Die Datei als Anlage senden
Link zum Dokument in meiner E-Mail Die Datei, sagen wir besser der Link auf die Datei, ist eingefügt und der Empfänger erhält standardmäßig Bearbeitungsrechte auf das Dokument.

Sie können die Rechte aber mit einem Klick auf … ändern. (z.B.nur Anzeigen)

Anlage versenden an externe Benutzer externe Benutzer:
Ich habe einem externen Benutzer ein Dokument (was bereits in OneDrive for Business lag) gesendet.

Meine Organisation erlaubt jedoch nicht, dass ich externe Benutzer den Zugriff auf dieses Dokument erlauben darf.

Das ist also ein höheres Recht!!

Erlaubt die Administration jedoch einen solchen Zugriff so erhält der externe Benutzer zwei E-Mails:

  • Eine Gast-Email Einladung
  • Die Mail mit dem Link zum Dokument

Zuerst muss auf die Einladungs-Mail geklickt werden und sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet werden. Dieser Vorgang ist aber nur einmal für diese Organisation durchzuführen.

SharePoint-Administratoren  werden sich unter Umständen die Haare raufen, weil…

  • User A hat Zugriff auf eine Website XXX
  • User A teilt das Dokument mit User B, welcher kein Zugriff auf die Website XXX hat
  • User C hat keinen Zugriff auf die Website XXX
  • User B versendet an User C eine Mail  mit dem Link dieses Dokumentes
  • Damit hat User C ebenfalls Zugriff auf das Dokument, das original auf der Website XXX liegt


    Und wie sieht das ganze in Outlook.com aus?
image eigentlich genau so.
Nur muss die Datei bereits auf OneDrive (dem persönlichen, die Consumer App) vorhanden sein

Martin Geuss, alias Dr.Windows hat dazu auch etwas geschrieben.

Zusammenfassung

Microsoft spricht von OneDrive. Und in Office 365  Plänen, dort wo SharePoint Online vorhanden ist, sieht man nur OneDrive (meint aber OneDrive for Business). Die OneDrive App für Android in der neusten Version fasst schon mal beides zusammen. 

OneDrive sind die persönlichen Daten, Bilder,… und OneDrive for Business sind die Business Daten.

Noch Fragen?

Über Kommentare und Anregungen freue ich mich immer.

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