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OneDrive for Business | was kann der Benutzer lokal synchronisieren ?


OneDrive for Business, Microsoft

Diese Woche hatte ich gleich mehrere E-Mails im Postfach, die sich zwar für die Blog-Posts bedankt haben, aber denen noch immer der Überblick fehlt.

  • Was kann der Benutzer wo und wie synchronisieren?
  • Ist das nur mit  mit SharePoint Online (Office 365) möglich?
  • Werden die Daten über einen Server von Microsoft geleitet?

Deshalb habe ich hier ein paar Abbildungen mit allen Erklärungen:
Die Abbildung zeigen

  • 2 Benutzer,…
    • Benutzer A mit 4 Geräten
    • Benutzer B mit 4 Geräten
  • 3 SharePoint Team Sites,…
    • Teamsite I mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer A,B und C
    • Teamsite II mit einer Dokumentenbibliothek, Zugriff für Benutzer B und C
    • Teamsite III mit einer durch Azure RMS geschützten Dokumentenbibliothek
      Zugriff für Benutzer A, B, C
  • 3 OneDrive for Business, den persönlichen Business Speicher
    • Für Benutzer A
    • Für Benutzer B
    • Für Benutzer C

    Grundsätzlich sind hier 4 verschiedene Geräte angezeigt. Für nicht alle Geräte kann eine lokale Synchronisation durchgeführt werden. Hier müssen also die einzelnen Geräte und ihre Limitierungen betrachtet werden. So gibt es derzeit noch keinen OneDrive for Business Client für MAC. Der soll aber noch dieses Jahr von Microsoft veröffentlicht werden. Auch bei einem Windows Phone können die Daten nur in einer APP angezeigt und die darin enthaltenen Dokumente auch bearbeitet werden, dafür ist aber ein Zugriff zum Internet und auf den SharePoint Server on premise bzw. auf SharePoint Online notwendig. Diese Einschränkungen lassen sich beliebig aufzählen, bei manchen ist nur ein Online Zugriff möglich.

Generell muss man sich fragen, für welchen Benutzertyp es wirklich notwendig ist, dass dieser seine Daten lokal synchronisieren muss. Als Beispiel hier: Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder Studenten, die von überall, auch ohne Internet (offline) mit Dokumenten arbeiten müssen.

    SharePoint und lokale Synchronisation

 

Betrachten wir als erstes den Benutzer A: Die Zugriffsrechte Im SharePoint erlauben den Benutzer A den Zugriff auf die Teamsites I und III und auf sein persönliches OneDrive for Business. Auf die Teamsite II hat dieser keinen Zugriff.  Auf die Teamsite III hat der Benutzer A zwar Zugriff, aber da diese Bibliothek mit Azure RMS verschlüsselt ist, kann keine lokale Synchronisation erfolgen.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Der Benutzer B hat Zugriff zu den Teamsites I,II und III und auf seinen persönliche Businessbereich OneDrive for Business.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SharePoint Online (Office 365)…

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

 

oder um SharePoint Server 2013 on premise handelt.

Zugriff und lokale Synchronisation von SharePoint mit OneDrive for Business

OneDrive for Business benötigt bei der Synchronisation keinen zusätzlichen Server, es muss nur gewährleistet sein, dass der Benutzer nicht nur im Unternehmen selbst, sondern auch von unterwegs auf den SharePoint Server 2013 (on premise) zugreifen kann. Beim letzten Beispiel, SharePoint 2013 on premise kann es sich natürlich nicht um eine Azure RMS verschlüsselte Dokumentenbibliothek handeln, weil Microsoft Azure ja eine Verbindung zur Cloud benötigt. Dass wollte ich hier nur am Rande erwähnen.

Zusammenfassung:

  • Zugriffsrechte auf Dokumentenbibliotheken muss gewährleistet sein
  • Die lokale Synchronisation muss erlaubt sein
  • Das Gerät muss eine lokale Synchronisation unterstützen
  • Nicht jeder Benutzer benötigt die lokale Synchronisation
  • Benutzer mit Roaming Profiles haben keine Möglichkeit, Daten lokal zu synchronisieren.
  • Bei SharePoint 2013 on Premise muss der Zugriff durch die Firewall ermöglicht werden.
    Links:
  1. 19. Juli 2014 um 13:26

    Hallo Herr Bender,
    auch von mir ein riesiges Kompliment an ihren Blog. Ohne sie und diese Wissensammlung hätte ich mein Office 365 niemals zum Laufen bekommen😉 Nun habe ich aber doch noch eine Frage, die mir der Supoport bisher nicht sinnig beantworten konnte: selektiver Sync nach Endgeräten, d.h. wie kann ich vom Gerät aus festlegen, dass die Library online oder offline verfügbar gemacht wird. Ich will eine Library (1 Benutzer, Vollzugriff, = ich selbst) auf meinem PC (Win7) vollständig offline syncen und auf meinem Laptop (Win8.1) nur online verfügbar machen (idealerweise mit Sync von Ordnern, wenn ich sie benötige). Beim Consumer-OneDrive geht das, bei OneDrive for Business (über Sync unter den Favoriten) sehe ich da keine Auswahlmöglichkeit. Einstellung im Web/Browser würde ja dann eine grundsätzliche Einstellung bedeuten – also auf allen Endgeräten online/offline. Gehe ich richtig in der Annahme, dass das tatsächlich die einzige Möglichkeit ist? Dann bliebe wieder nur der Browser und OneDrive for Business hätte im Vergleich zu OneDrive einen entscheidenden Nachteil. Das wiederum wäre ja ein erhebliches Armutszeugnis für Microsoft.

    • 19. Juli 2014 um 14:16

      Stand heute: OneDrive (Consumer) selektiver sync möglich. OneDrive for Business nur „All or Nothing“, hier hinkt also, die Profi-Version deutlich hinterher.
      Aber, wie schrieb Bill Baer (Microsoft) in seinem gestrigen Tweet zu genau dieser Frage: „Stay tuned“ . Also am Ball bleiben, Microsoft arbeitet daran.

      Hintergrund st, dass OneDrive for Business in einer SharePoint Umgebung liegt, dass macht es weitaus schwieriger.

  2. Fritz Bischof
    12. Juni 2014 um 06:27

    Hallo Hr. Brender,

    danke für die umfangreiche Zusammenstellung. Eine Frage zu den Einschränkungen – ich bin über diesen Blog Eintrag gestolpert (http://blogs.technet.com/b/akieft/archive/2013/09/06/migrating-file-shares-to-skydrive-pro.aspx). Hier wird geschrieben, dass ein Folder/die OneDrive for Business (OFB) Library max. 5000 Files beinhalten soll/darf. Vielfach sind doch viel mehr als 5000 Files in Verwendung.
    Doch was tun? Man erstellt eigene Libraries und teilt die Files auf.
    Nachteile:
    1. dann kann man mit den OFB Apps für IPad, Win 8.1,… nicht mehr darauf zugreifen, da diese nur auf die eine Dokumenten Library verweisen.
    2. Die Aufteilung müsste ja dann so erfolgen, dass initial nur ca. 2-3t Files pro Library verwendet werden, damit man „Platz“ für neu erstellte Dokumente hat.
    3. man muss sich überlegen, wie man Files zukünftig in ein Archiv verschiebt, damit die 5000 File Grenze nicht überschritten wird.

    Habe ich das wirklich richtig verstanden? Wie sollte man dann den zugesagten 1TB Speicher überhaupt füllen? Mit hunderten einzelnen Libraries?
    Oder habe ich da was übersehen?
    Können Sie da Licht ins Dunkel bringen?

    Danke und lieben Gruß
    Fritz Bischof

    P.S. Generell Gratulation zu Ihrem Blog! Eine geniale, wertvolle Wissensbasis!

    • 12. Juni 2014 um 10:13

      Hallo Herr Bischof, die Situation ist zur Zeit in einem schwebenden Zustand. Ich gebe Ihnen im vollem Umfang recht. Microsoft arbeitet daran, aber derzeit fehlen viele Dinge:
      a) Synchronisation von mehr als 20000 Dateien in einer Library
      b) One Way sync
      c) selectiver Sync
      d) Einschränkungen von unterschiedlichen Devices und OS
      e) BYOD und die Festlegung, eine Synchronisation nur auf bestimmten Geräten vorzunehmen zu können
      f) 2 GB Limit

      die Liste läßt sich beliebig fortsetzen

  1. 13. Juni 2015 um 10:20

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