In der deutschen und englischen Community sind immer häufiger Fragen zum Thema Online – Offline – Smartfiles zu finden, so dass ich hier einmal einen Blog Post zu diesem Thema schreibe.

Communities?

Ja, hier werden Fragen nicht nur von Microsoft, sondern auch von vielen freiwilligen Spezialisten beantwortet, und bei Problemen sollte das auch eine mögliche Anlaufstelle sein, um bei eigenen Problemen Hilfe zu finden.

Die Communities gibt es in mehreren Sprachen, ich beschränke mich hier auf die deutsche und die englische(amerikanische) Communitiy

Dort finden wir dann Kategorien… und hier interessieren wir uns hier nur für OneDrive (SkyDrive).

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Unter Windows 8.1 ist OneDrive (SkyDrive ) ja direkt in das Betriebssystem integriert. Keine zusätzliche Applikation. Direkt im Windows Explorer. (Nein ich rede hier jetzt nicht von einer App). Das bring viele Vorteile mit sich…

Vorteile	Nachteile
wird mit dem Betriebssystem gestartet (SkyDrive Snyc Engine Host)	Unter Windows 8.1 kann es nur noch einen OneDrive (SkyDrive ) geben. Unter Windows 7 konnte man mehrere SkyDrive-Konten verwalten und wechseln
je nach Einstellung muss der Benutzer sich um nicht mehr kümmern	Es gibt keinen Ein/Ausschalter für SkyDrive. Unter Windows 7 konnte der Anwender noch manuell eingreifen. Und unter Windows 8.1 gibt es keinen Schalter mehr. Nur wer bei der Konfiguration des Betriebssystem …
Dateien können Offline / oder Online gesetzt werden
im Offline-Modus wird mir je nach Datei-Typ sogar der Inhalt angezeigt.

Die Microsoft Idee dahinter ist genial. Du speicherst eine Datei in OneDrive (SkyDrive). Und kannst vergessen, wie diese auf einen Zweitrechner gelangt. Sie wird im Hintergrund über in die Cloud in das Rechenzentrum synchronisiert, dort abgelegt, und wenn der zweite Rechner eingeschaltet wird, landet die Datei (nach der Synchronisation) an gleicher Stelle im SkyDrive-Verzeichnis. Wenn alles glatt geht.  Der Anwender ist außen vor, er muss nichts mehr tun. Es gibt natürlich ein paar Einstellungen, die es zu beachten gilt. Je nach dem, wie ich mich mit dem Internet (LAN/WLAN/GSM) verbinde, oder aber auch die Einstellungen im Ausland (Roaming) können dafür sorgen, dass die Synchronisation nicht läuft. Und bestimmte Einstellungen, die es sonst noch im Windows-Explorer gibt, kann auch seine Überraschung erleben. Aber auch hier hat Microsoft schon eine Lösung parat: Troubleshooter heiß ein Programm, welches ein paar Einstellungen überprüft und dem Anwender helfend bei der Fehlersuche zur Seite steht.

Online versus Offline

Während wir unter Windows 7 noch Einstellungen an Ordnern vornehmen konnten (synchronisieren oder nicht synchronisieren) wird das unter Windows 8.1 jetzt bis auf Dateiebene einstellbar. Der Begriff dafür lautet Nur Online oder Offline verfügbar. Während ein nicht synchronisierter Ordner unter Windows 7 erst gar nicht angezeigt wurde, werden unter Windows 8.1 alle Ordner und Dateien, Offline oder Online angezeigt. Dabei wird nicht nur der Name der Datei und  ihre Größe angezeigt. Bei manchen Dateitypen (Bilder) sogar der Inhalt angezeigt. Das bedeutet, Bei einer Synchronisation werden nur minimale Metadaten einer Datei übertragen. Nicht aber deren Inhalt.

Aber ich sehe doch die Bilder, werden sie jetzt einwenden.

Hier wendet Microsoft einen Trick an. SmartFiles nennen sie die Technologie. Hinter dem Link gibt es dazu die Erklärung, Ein hochauflösendes Bild wird bei dieser Technik und im nur Online-Modus komprimiert und als jpg abgelegt. Im Explorer reicht das. Benötige ich das Bild (und bin mit dem Internet verbunden) , klicke ich also auf die Datei, wird die Datei aus der Cloud synchronisiert und steht mir dann auch Offline zur Verfügung.

Die Abbildung zeigt ein Word-Dokument, welches Offline-verfügbar ist und die Metadaten des Dokumentes.

Nachdem die Datei nur Online verfügbar gemacht wurde  (rechte Maustaste, dann Offline Verfügbar machen), wird der Speicherplatz freigegeben und nur minimale Metadaten angezeigt.

Vorteile

Weil die gesamte SkyDrive-Struktur übertragen wird, finden sich die Benutzer schneller zurecht. Platz wird keiner verschwendet, weil im Online-Modus nu minimale Daten auf dem PC abgelegt werden. Ich kann bei jeder Datei zwischen den beiden Modi wechseln, das schon Ressourcen.

	Unter Windows 8.1 und z.B. Word 2013 steht SkyDrive jetzt ja an oberster Stelle.
	Es ist auch ein großer Unterschied, wie Sie ein Dokument öffnen. Dokument steht auf nur Online Szenario 1: Word starten und dann Dokument aus SkyDrive auswählen. Wenn Sie dann mit der Maus über den Eintrag fahren, sehen Sie z.B: https://d.docs.live.net/b73a34d06a039e08 Dies bedeutet dass die Datei direkt aus der SkyDrive Wolke in den Arbeitsspeicher von Word geladen wird und nach dem erneuten Speichern wieder mit der Cloud synchronisiert wird. Das Dokument bleibt nur Online. Szenario 2: Doppelklick im Windows Explorer öffnet durch die Dateiverknüpfung Word, aber zuerst wird die Datei aus der Cloud nach SkyDrive synchronisiert, der Status auf Offline verfügbar gesetzt, nach dem Speichern werden natürlich die Änderungen wieder in die Cloud zurücksynchronisiert, aber: das Dokument bleibt Offline verfügbar
	Szenario 1 funktioniert im übrigen nur mit Office Dokumenten, weil die dann noch über das Microsoft Office Upload Center synchronisiert werden, außerdem können die Office Dokumente dann auch mit mehreren Benutzern, nachdem sie diese geteilt haben (nur über den Webbrowser möglich) , gemeinsam bearbeitet werden können. In beiden Fällen erkennen sie den Modus am geänderten Speicher-Icon, welches man auch als Synchronisierung anstoßen, bezeichnen könnte.

Smart-Files

Weil Windows-Tablets oftmals mit recht wenig Speicher gekauft werden, macht es Sinn, viele Dateien oder gar ganze Bildarchive nur Online verfügbar zu halten. Weil wir aber mit den Bildnamen, die von verschiedenen Geräten kommen können, nichts anfangen können, ist es durchaus von Vorteil, ein hochaufgelöstes Bild nur in der Cloud ( OneDrive, SkyDrive) abzuspeichern und dann das Bild oder den ganzen Ordner auf Nur Online umzustellen. Trotzdem sehen wir die Bilder, aber Sie sind jetzt komprimiert als jpg abgespeichert und nehmen nur wenig Platz weg. Erst wenn ich ein Bild bearbeiten möchte, wird das Bild aus der Cloud synchronisiert und dann auch Offline verfügbar gekennzeichnet.

Aber aufpassen:

Wenn Oma kein WLAN hat, und wir die Bilder hochauflösend ansehen möchten, sollte ich das vorher machen. Natürlich geht das auch über das Smartphone als HotSpot, aber je nach Wohnort der “Oma” kann das ganze zum Verdruß werden…

Das gleiche gilt natürlich für den Business-Benutzer, und selbst wenn Sie jetzt sagen, auf OneDrive (SkyDrive) haben Business Daten eigentlich nichts verloren, dann haben Sie Recht. Aber selbst wenn Sie mit OneDrive for Business (oder SkyDrive Pro) arbeiten, was nicht synchronisiert wurde, steht nur Online zur Verfügung.

Zusammenfassung:

Windows 8.1 und OneDrive (SkyDrive) sind eine tolle Sache. Aber ich muss mir vorher Gedanken machen: Was benötige ich wann auf dem Rechner, was kann in der Wolke bleiben.

Wer Probleme hat:

Zuerst einmal alle neuen Updates installieren. Auf all Ihren Geräten, bei denen Sie mit OneDrive (SkyDrive) unterwegs sind.

P.S: OneDrive ist der neue Name von SkyDrive