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OneDrive – SkyDrive | Online – Offline – Smart Files | Windows 8.1


OneDrive SkyDrive

In der deutschen und englischen Community sind immer häufiger Fragen zum Thema OnlineOfflineSmartfiles zu finden, so dass ich hier einmal einen Blog Post zu diesem Thema schreibe.

Communities?

die Microsoft Community

Ja, hier werden Fragen nicht nur von Microsoft, sondern auch von vielen freiwilligen Spezialisten beantwortet, und bei Problemen sollte das auch eine mögliche Anlaufstelle sein, um bei eigenen Problemen Hilfe zu finden.

Die Communities gibt es in mehreren Sprachen, ich beschränke mich hier auf die deutsche und die englische(amerikanische) Communitiy

Dort finden wir dann Kategorien… und hier interessieren wir uns hier nur für OneDrive (SkyDrive).


Unter Windows 8.1 ist OneDrive (SkyDrive ) ja direkt in das Betriebssystem integriert. Keine zusätzliche Applikation. Direkt im Windows Explorer. (Nein ich rede hier jetzt nicht von einer App). Das bring viele Vorteile mit sich…

Vorteile Nachteile
wird mit dem Betriebssystem gestartet
(SkyDrive Snyc Engine Host)
Unter Windows 8.1 kann es nur noch einen OneDrive (SkyDrive ) geben.
Unter Windows 7 konnte man mehrere SkyDrive-Konten verwalten und wechseln
je nach Einstellung muss der Benutzer sich um nicht mehr kümmern Es gibt keinen Ein/Ausschalter für SkyDrive. Unter Windows 7 konnte der Anwender noch manuell eingreifen. Und unter Windows 8.1 gibt es keinen Schalter mehr. Nur wer bei der Konfiguration des Betriebssystem …
Dateien können Offline / oder Online gesetzt werden  
im Offline-Modus wird mir je nach Datei-Typ sogar der Inhalt angezeigt.  

Die Microsoft Idee dahinter ist genial. Du speicherst eine Datei in OneDrive (SkyDrive). Und kannst vergessen, wie diese auf einen Zweitrechner gelangt. Sie wird im Hintergrund über in die Cloud in das Rechenzentrum synchronisiert, dort abgelegt, und wenn der zweite Rechner eingeschaltet wird, landet die Datei (nach der Synchronisation) an gleicher Stelle im SkyDrive-Verzeichnis. Wenn alles glatt geht.  Der Anwender ist außen vor, er muss nichts mehr tun. Es gibt natürlich ein paar Einstellungen, die es zu beachten gilt. Je nach dem, wie ich mich mit dem Internet (LAN/WLAN/GSM) verbinde, oder aber auch die Einstellungen im Ausland (Roaming) können dafür sorgen, dass die Synchronisation nicht läuft. Und bestimmte Einstellungen, die es sonst noch im Windows-Explorer gibt, kann auch seine Überraschung erleben. Aber auch hier hat Microsoft schon eine Lösung parat: Troubleshooter heiß ein Programm, welches ein paar Einstellungen überprüft und dem Anwender helfend bei der Fehlersuche zur Seite steht.

Online versus Offline

Während wir unter Windows 7 noch Einstellungen an Ordnern vornehmen konnten (synchronisieren oder nicht synchronisieren) wird das unter Windows 8.1 jetzt bis auf Dateiebene einstellbar. Der Begriff dafür lautet Nur Online oder Offline verfügbar. Während ein nicht synchronisierter Ordner unter Windows 7 erst gar nicht angezeigt wurde, werden unter Windows 8.1 alle Ordner und Dateien, Offline oder Online angezeigt. Dabei wird nicht nur der Name der Datei und  ihre Größe angezeigt. Bei manchen Dateitypen (Bilder) sogar der Inhalt angezeigt. Das bedeutet, Bei einer Synchronisation werden nur minimale Metadaten einer Datei übertragen. Nicht aber deren Inhalt.

Aber ich sehe doch die Bilder, werden sie jetzt einwenden.

Hier wendet Microsoft einen Trick an. SmartFiles nennen sie die Technologie. Hinter dem Link gibt es dazu die Erklärung, Ein hochauflösendes Bild wird bei dieser Technik und im nur Online-Modus komprimiert und als jpg abgelegt. Im Explorer reicht das. Benötige ich das Bild (und bin mit dem Internet verbunden) , klicke ich also auf die Datei, wird die Datei aus der Cloud synchronisiert und steht mir dann auch Offline zur Verfügung.

OneDrive, SkyDrive, Windows Explorer

Die Abbildung zeigt ein Word-Dokument, welches Offline-verfügbar ist und die Metadaten des Dokumentes.

OneDrive (SkyDrive) unter Windows 8.1 im Windows Explorer

Nachdem die Datei nur Online verfügbar gemacht wurde  (rechte Maustaste, dann Offline Verfügbar machen), wird der Speicherplatz freigegeben und nur minimale Metadaten angezeigt.

Vorteile

Weil die gesamte SkyDrive-Struktur übertragen wird, finden sich die Benutzer schneller zurecht. Platz wird keiner verschwendet, weil im Online-Modus nu minimale Daten auf dem PC abgelegt werden. Ich kann bei jeder Datei zwischen den beiden Modi wechseln, das schon Ressourcen.

Word 2013, speichern unter... Unter Windows 8.1 und z.B. Word 2013 steht SkyDrive jetzt ja an oberster Stelle.
Word 2013, speichern unter... Es ist auch ein großer Unterschied, wie Sie ein Dokument öffnen.

Dokument steht auf nur Online

Szenario 1:

Word starten und dann Dokument aus SkyDrive auswählen. Wenn Sie dann mit der Maus über den Eintrag fahren, sehen Sie z.B:
https://d.docs.live.net/b73a34d06a039e08
Dies bedeutet dass die Datei direkt aus der SkyDrive Wolke in den Arbeitsspeicher von Word geladen wird und nach dem erneuten Speichern wieder mit der Cloud synchronisiert wird. Das Dokument bleibt nur Online.

Szenario 2:

Doppelklick im Windows Explorer öffnet durch die Dateiverknüpfung Word, aber zuerst wird die Datei aus der Cloud nach SkyDrive synchronisiert, der Status auf Offline verfügbar gesetzt, nach dem Speichern werden natürlich die Änderungen wieder in die Cloud zurücksynchronisiert, aber: das Dokument bleibt Offline verfügbar

Word 2013, Synchronisieren Szenario 1 funktioniert im übrigen nur mit Office Dokumenten, weil die dann noch über das Microsoft Office Upload Center synchronisiert werden, außerdem können die Office Dokumente dann auch mit mehreren Benutzern, nachdem sie diese geteilt haben (nur über den Webbrowser möglich) , gemeinsam bearbeitet werden können.

In beiden Fällen erkennen sie den Modus am geänderten Speicher-Icon, welches man auch als Synchronisierung anstoßen, bezeichnen könnte.

Smart-Files

Weil Windows-Tablets oftmals mit recht wenig Speicher gekauft werden, macht es Sinn, viele Dateien oder gar ganze Bildarchive nur Online verfügbar zu halten. Weil wir aber mit den Bildnamen, die von verschiedenen Geräten kommen können, nichts anfangen können, ist es durchaus von Vorteil, ein hochaufgelöstes Bild nur in der Cloud ( OneDrive, SkyDrive) abzuspeichern und dann das Bild oder den ganzen Ordner auf Nur Online umzustellen. Trotzdem sehen wir die Bilder, aber Sie sind jetzt komprimiert als jpg abgespeichert und nehmen nur wenig Platz weg. Erst wenn ich ein Bild bearbeiten möchte, wird das Bild aus der Cloud synchronisiert und dann auch Offline verfügbar gekennzeichnet.

Aber aufpassen:

Wenn Oma kein WLAN hat, und wir die Bilder hochauflösend ansehen möchten, sollte ich das vorher machen. Natürlich geht das auch über das Smartphone als HotSpot, aber je nach Wohnort der “Oma” kann das ganze zum Verdruß werden…

Das gleiche gilt natürlich für den Business-Benutzer, und selbst wenn Sie jetzt sagen, auf OneDrive (SkyDrive) haben Business Daten eigentlich nichts verloren, dann haben Sie Recht. Aber selbst wenn Sie mit OneDrive for Business (oder SkyDrive Pro) arbeiten, was nicht synchronisiert wurde, steht nur Online zur Verfügung.

Zusammenfassung:

Windows 8.1 und OneDrive (SkyDrive) sind eine tolle Sache. Aber ich muss mir vorher Gedanken machen: Was benötige ich wann auf dem Rechner, was kann in der Wolke bleiben.

Wer Probleme hat:

Zuerst einmal alle neuen Updates installieren. Auf all Ihren Geräten, bei denen Sie mit OneDrive (SkyDrive) unterwegs sind.

P.S: OneDrive ist der neue Name von SkyDrive

  1. 2. August 2015 um 15:56

    moin,
    habt ihr schon das problem bei windows 10 erörtert?
    da gibt es leider keine „nur online“ option mehr😦
    das ist totale sch… gerade wenn man ein tablet hat mit nur 32GB speicher, so wie ich.
    was jetzt?

    • 2. August 2015 um 23:15

      Selbstverständlich. Eigenschaften… kein Ordner für Download…

  2. Kathrin Schröder
    12. November 2014 um 14:56

    Kann ich nach dem Hochladen der Dateien Ordner auf meinem Rechner auf nur online setzen und die Originaldateien dann auf dem Rechner löschen – so dass sie aber in der Cloud verbleiben? Ich müsste diese ja dann in dem OneDrive zugeordneten Ordner löschen, der auf meiner Festplatte ist – sonst wird es auf meinem Laptop zu eng

    • 16. November 2014 um 11:34

      Das kommt auf das Betriebssystem an: Unter Windows 7 kann man den Ordner ausschließen, unter Windows 8.x gibt es Smart-Files. Wenn der Ordner/Datei auf Online only eingestellt ist, und die Datei über den WebBrowser hochgeladen wurde dann wirken die Smart-Files, es werden nur die Meta-Daten auf das Gerät synchronisiert, also z.B. ein hochauflösendes Bild wird nur mit minimalster Auflösung als jpeg synchronisiert. Nimmt kaum Platz weg. Ordner/Datei darf aber nicht gelöscht werden. Unter Windows 10 (Technical Preview) kehrt Microsoft derzeit wieder zum Ausschluss eines Ordners zurück

  3. Anhthiel
    17. Juli 2014 um 11:16

    Die Smart Files Technologie steht nicht für OneDrive for Business zur Verfügung? Gibt es dort eine Möglichkeit statt ganzen Bibliotheken auch nur Order oder gar Dateien zu synchronisieren?

    Danke.

    • 17. Juli 2014 um 11:23

      Nein, das ist derzeit das Problem. Was nützen uns 1 TB Speicher, die Microsoft uns in ODFB zur Verfügung stellt? Ich habe viele Devices, aber auf allen mobilen keinen solch großen Speicher.
      Aber: Microsoft arbeitet daran. Es gibt aber noch andere Einschränkungen: kein # und % im Dateinamen, max. 260 Zeichen im Dateinamen, max. Dateilänge 2 GB (wird demnächst auf 10 GB angehoben), nur 20000 Elemente werden synchronisiert. max. 5000 Elemente in Websitebibliotheken….

      • Anhthiel
        17. Juli 2014 um 12:07

        Danke für die schnelle Antwort. Ja leider sind noch die ein oder anderen Probleme beim Business sync vorhanden… Kann das Elementelimit durch mehrere Bibliotheken umgangen werden?

      • 17. Juli 2014 um 12:26

        Die 5000 Elemente können durch mehrere Bibliotheken umgangen werden, es bleibt aber bei 20000 insgesamt.

  1. 31. Juli 2015 um 14:54
  2. 16. November 2014 um 10:34
  3. 29. März 2014 um 14:25
  4. 7. März 2014 um 23:53
  5. 24. Februar 2014 um 08:45
  6. 12. Februar 2014 um 10:55

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