seit dem 30.6.2001 ist es obsolet geworden. Das Signieren von elektronischen Rechnungen mit qualifizierter Signatur. Man hat erkannt, dass die Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden müssen. Die Anforderungen an die elektronische Rechnung, also das Zeichnen der Rechnung mit qualifizierter Signatur und die bislang sehr hohen Anforderungen für die Elektronische Übermittlung wurde durch das Steuervereinfachungs-Gesetz (StVereinfG 2011) reduziert. Das zieht auch Änderungen am § 14 Abs. 1 UStG nach sich. Allerdings gibt es zu Bemerken, dass sich das Steuervereinfachungsgesetz  2011 lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung ist und sich derzeit im parlamentarischen Verfahren befindet.

Trotzdem gibt es seit dem 19.4.2011 ein Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen, wie ab dem 1.7.2011 zu verfahren ist.

Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?

Hier wird der Unterschied erläutert, was eine Papierrechnung und was eine elektronische Rechnung ist. Grundsätzlich sind beide gleich, was die Umsatzsteuerbehandlung angeht. Allerdings ist ein Unterschied vorhanden, was die Archivierung angeht.

Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?

Für die Papierrechnung und die elektronische Rechnung wird hier ausgeführt, welche  Voraussetzung gelten, damit die Rechnung umsatzsteuerlich mit dem Vorsteuerabzug anerkannt wird (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und alle gesetzlichen Angaben einer Rechnung).

Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen verwendet werden?

Hier wird die Neuregelung definiert, wie eine Rechnung zum Rechnungsempfänger gelangen kann.  Nämlich dass kein Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist.: E-Mail (mit Anhang), EDI, Computer-Fax, Faxserver oder Web-Download. Natürlich können weiterhin Rechnungen mit qualifizierter Signatur versehen werden, sie müssen jedoch nicht. Allerdings wird jedem Unternehmer auferlegt, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu implementieren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, es sei denn die Rechnung wird mit qualifizierter Signatur versehen oder aber per EDI übermittelt.

Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Hier wird aufgezeigt, wie das innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat. Es ist zu prüfen, ob

die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,

der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,

vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?

Wenn eine Aufbewahrungspflicht besteht, so müssen die elektronischen Dokumente nach den Richtlinien (Unternehmen in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt werden. Dabei ist zu beachten, dass elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch  aufbewahrt werden müssen.

Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?

Hier wird ganz klar festgelegt, dass eine elektronische Rechnung nicht ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden kann.

Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt es eine Übergangsregelung?

Im Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird hier ganz klar festgestellt, dass diese Regelungen für alle Rechnungen nach dem 30.6.2011 angewandt werden soll und es keine Übergangsregelung erforderlich ist.

Das komplette Schreiben hier als pdf-Download

---

Warum schreibe ich hierüber in meinem Blog?

Nun, ich bin bereits seit Anfang der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur mit dabei. Am Anfang war der Weg steinig, zeitaufwändig und teuer.  Nachdem die Prozesse eingeführt waren, waren es nur mehr die Kosten für die jährlichen Signaturlösung (Verlängerung etc.). Da es viele Signatur-Anbieter am Markt gibt, verunsicherte das viele Unternehmen und manche Firmen stehen heute immer noch ablehnend der elektronischen Rechnung gegenüber.  Unterschiedliche Software-Pakete auf der Empfänger-Seite waren zum Teil notwendig, um Rechnungen zu prüfen und eine direkte Integration in die Microsoft-Office Welt nicht mit jeder Signatur-Lösung möglich.

Jetzt endlich ist es soweit. Wer seine Rechnungen In Word, Excel oder Infopath schreiben möchte, kann jetzt den “Per E-Mail senden” benutzen.

Besonders einfach lassen sich Workflow-Rechnung-Prozesse mit SharePoint Server 2010 in Verbindung mit Infopath 2010 realisieren.

hier ein Bespiel eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
weitere Informationen in meinem Blog: Wirksamkeit des Gesetzes