Archiv

Posts Tagged ‘Art 5 StVerinfG 2011’

Wegfall qualifizierte Signatur | Art. 5 StVereinfG 2011 | Update

27. September 2011 Hinterlasse einen Kommentar

Es fehlt nur noch die Unterschrift des Bundespräsidenten. Am 23.09.2011 haben sowohl Bundestag aus auch Bundesrat “grünes” Licht gegeben und dem Steuervereinfachungsgesetz , das im Juli noch vom Bundesrat abgelehnt wurde und erst noch einmal im Vermittlungsausschuss behandelt wurde, zugestimmt.

Rückwirkend zum 1.7.2011 können Unternehmen jetzt auf die qualifizierte Signatur verzichten. Dafür müssen aber Kontrollmechanismen, beschrieben im Blogbeitrag , implementiert werden.

Wegfall qualifizierte Signatur | Art. 5 StVereinfG 2011 | Wirksamkeit

18. Juli 2011 2 Kommentare

In meinen Blogbeiträgen über den Wegfall der qualifizierten Signatur und dem zu implementierenden Kontrollverfahren fehlte noch ein Beitrag, ob dieses Gesetz vom Bundesrat verabschiedet wurde. Am 8.7.2011 hat die Plenarberatung in seiner 885. Sitzung jedoch die Zustimmung versagt. Drucksache 360/11(B)

Der Bundesrat hat in seiner 885. Sitzung am 8. Juli 2011 beschlossen, dem vom
Deutschen Bundestag am 9. Juni 2011 verabschiedeten Gesetz gemäß Artikel 105
Absatz 3, 106 Absatz 3 und 108 Absatz 5 des Grundgesetzes n i c h t zuzustimmen.

Hier sind Nachbesserungen durchzuführen. Wenn man sich ein bisschen näher mit den Dokumenten (beschäftigt, fällt auf, das die Änderungen jedoch nicht den Artikel 5 betreffen.

Drucksache 360/1/11  Drucksache 360/2/11 Drucksache 360/11(B)

Und wie soll ich mich als Unternehmer verhalten?

Ich habe mich an das Bundesministerium der Finanzen gewendet und heute folgendes Mail erhalten:

das vom Deutschen Bundestag beschlossene Steuervereinfachungsgesetz 2011 sieht eine rückwirkende Anwendung der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 vor. Allerdings hat bislang der Bundesrat – wie bereits bekannt – noch nicht zugestimmt. Die Anrufung des Vermittlungsausschusses kann nicht ausgeschlossen werden. Eine rechtssichere Anwendung der Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung (z.B. Versendung einer Rechnung per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur) ist erst mit In-Kraft-treten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 möglich. Der Respekt vor den Legislativorganen gebietet es, das Ergebnis des Gesetzgebungsverfahrens abzuwarten.

Also heißt es wieder einmal: Abwarten

Wegfall qualifizierte Signatur | Art. 5 StVereinfG 2011 | Kontrollverfahren

8. Juli 2011 5 Kommentare

in meinem Blogbeitrag über den Wegfall der qualifizierten Signatur habe ich ich mit dem Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen auseinander gesetzt. Wenn man im Internet ein wenig stöbert, bleibt vieles im Unklaren.

Zum Beispiel der Passus, wann eine Papier- und elektronische Rechnung anerkannt wird:

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug  anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Besonders die “Echtheit der Herkunft der Rechnung” oder aber “die Unversehrtheit ihres Inhaltes” finden unterschiedliche Interpretationen. Nun waren das aber auch die Dinge, die bei einer qualifizierten Signatur weder einfach zu begreifen, noch ohne Probleme nachzuvollziehen waren. Hier haben Fachleute, die unsere Politiker beraten, Hand angelegt. Erst nach der Verabschiedung und nach der ersten misslungenen Steuerprüfung (je nach Betrachtungswinkel) werden Rechtsinstanzen aufgerufen und sollen dann Licht ins Dunkel bringen. Warten wir also ab.

Neu aber ist der verlässliche Prüfpfad im Sinnes des & 14 Abs 1 UstG.

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Hier wird auf das innerbetriebliche Kontrollverfahren verwiesen, dass jeder Unternehmer, der elektronische Rechnungen empfangen will, implementieren muss. Wie er das macht, lässt der Gesetzgeber offen, d.h. jeder Unternehmer legt das selbst fest.

Ich habe in der Firma (wir waren von Anfang an mit qualifizierter Signatur dabei, haben also unsere eigenen Ausgangsrechnungen mit qualifizierter Signatur versehen) heute das Kontrollverfahren mit meinem Steuerberater abgesprochen und implementiert. Und wir geben  unseren Lieferanten die Möglichkeit, Ihre Rechnungen auf elektronischen Rechnungen ohne qualifizierte Signatur an uns zu senden.

Wie aber muss das innerbetriebliche Kontrollverfahren aussehen? Ich zeige hier eine einfache, manuelle Struktur auf. Dabei sind 3 unterschiedliche Schritte notwendig:

  • einmalig Festlegungen
  • Prozessbeschreibung bei jeder Rechnung, die wir per E-Mail empfangen
  • monatliche Arbeiten

einmalige Festlegungen

einmalige Festlegungen 1) Verteilerliste erstellenErstellen Sie eine Verteilerliste mit den Personen, die Rechnungen empfangen sollen. Niemals nur eine Person, ist diese krank oder im Urlaub, so können die Aufgaben ohne Probleme auf eine zweite oder dritte Person der Verteilerliste übertragen werden. Natürlich kann man das auch mit Rechten, auf das Postfach zugreifen zu dürfen, regeln. Die Verteilerliste kann dann z.B. Buchhaltung@contoso.de heißen.

2) Ablage-Struktur festlegen

Legen Sie im File-System auf dem Server eine Ablagestruktur fest., z.B. \\Server\Buchhaltung\Rechnungseingang. Steht ein SharePoint Server  zur Verfügung, dann kann das eine Dokumenten-Bibliothek sein, auf die alle oben genannten Personen Zugriff haben müssen.

Bei jeder Rechnung

Kontrollverfahrensprozess bei jeder elektronisch übermittelten Rechnung

im Ablauf-Diagramm wird der Prozess beschrieben, wie bei jeder neuen Rechnung zu verfahren ist.

E-Mail-Eingang
Durch die Verteilerliste wird sichergestellt, dass eine neue E-Mail in mehreren Postfächern gespeichert wird.

3) Bei der Ansicht der Rechnung werden zuerst die gesetzlichen Bestandteile geprüft. Diese Schritte müssten eigentlich bekannt sein, weil Sie dass auch bei Papier-Rechnungen durchführen müssen:

1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
2 Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
3 Termin der Lieferung oder Leistung,
4 Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
5 die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und
6 die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,
7 das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
8 eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
9 die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

Ist die Rechnung nur in irgendeinem der obigen 9 Punkte nicht korrekt, wird die Rechnung per E-Mail zurückgewiesen, natürlich mit dem Hinweis, was fehlt oder nicht stimmt.

4) Fachliche Prüfung

Je nach Ausprägung kann dieser Schritt von der gleichen Person, oder aber einer anderen Person durchgeführt werden. Mit SharePoint Server kann dies in einem Workflow festgelegt werden. Hier ist zu prüfen, ob die Leistung überhaupt erbracht worden ist, ob Menge und Preis stimmen. Sind hier hier Abweichungen zum Auftrag enthalten, so ist die Rechnung nicht frei zu geben. Diese Person muss also Zugriff auf den ursprünglichen Auftrag, den Spielraum bei Abweichungen, etc. haben, um eine Rechnung zu prüfen.

5) Freigabe

Je nach Buchhaltungssystem und Struktur erfolgt jetzt die Freigabe und vielleicht damit auch ein Ausdruck der Rechnung. Vielleicht aber auch nur eine Übergabe an die Buchhaltung. Selbst wenn das Dokument noch gedruckt wird, ist damit nicht die Archivierung auf Basis von Papier gegeben. Die elektronisch übermitteltet Rechnung muss elektronisch archiviert werden, auch hier kann dies in SharePoint durch einen Workflow veranlasst werden.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z.B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Dies bedeutet auch, dass regelmäßig der letzte Schritt durchgeführt werden muss.

monatliche Arbeiten

monatliche Arbeiten Der monatliche Vorgang beschreibt das tatsächliche Archivieren. Je nach Rechnung-Aufkommen kann dies natürlich auch quartalsmäßig oder 1/2 jährlich erfolgen. Bedenken Sie aber, dass durch das Brennen der Eingangs-Rechnungen auf CD /DVD und das Lagern in einem Tresor /Bankschließfach etc. Sie unabhängig von technischen Geräten sind und damit jederzeit auf Ihre Daten bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt  Zugriff haben.

Als Unternehmer müssen Sie selbst ein innerbetriebliches Kontrollverfahren implementieren. Die obig genannten Schritte dienen nur der Grundlage (keine Rechtsgültigkeit) und sollten  zusammen mit Ihrem Steuerberater durchgesprochen werden. Wichtig ist auch, das das Steuervereinfachungsgesetzt 2011 ist zum heutigen Datum noch nicht ratifiziert wurde.

Was aber hat das alles in einem IT-Blog zu suchen?

Nun, die heutigen Mittel der EDV, auch in kleinstem Unternehmen, geben uns tolle Möglichkeiten, zusammen mit einem E-Mail System, einer File-Ablage und/oder aber Workflow- gestützt mit SharePoint, solche Daten zu verarbeiten. Wir selbst können unseren Lieferanten anbieten, Rechnungen elektronisch zu versenden. Aber auch umgekehrt, können wir selbst Rechnungen elektronisch versenden. Selbst bei Kleinstunternehmen lassen sich dadurch Kosten reduzieren. Denken Sie nur einmal an das Porto / Kuvertierung / Arbeitszeit.

Ob Windows Small Business Server 2011, SharePoint Server 2010, oder aber Office 365 mit SharePoint Online bieten uns genau die Werkzeuge, die wir benötigen, um genau solche Prozesse zu implementieren. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Berater, lassen Sie sich diese paar Workflows implementieren und legen Sie los. Der Gesetzgeber will die Unternehmer entlasten, also nutzen sie diesen Vorteil.

weitere Informationen in meinem Blog: Wirksamkeit

Kommentare sind jederzeit willkommen!

Qualifizierte Signatur | §14 Abs. 1 UStg. | Art 5 StVereinfG 2011

5. Juli 2011 3 Kommentare

seit dem 30.6.2001 ist es obsolet geworden. Das Signieren von elektronischen Rechnungen mit qualifizierter Signatur. Man hat erkannt, dass die Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden müssen. Die Anforderungen an die elektronische Rechnung, also das Zeichnen der Rechnung mit qualifizierter Signatur und die bislang sehr hohen Anforderungen für die Elektronische Übermittlung wurde durch das Steuervereinfachungs-Gesetz (StVereinfG 2011) reduziert. Das zieht auch Änderungen am § 14 Abs. 1 UStG nach sich. Allerdings gibt es zu Bemerken, dass sich das Steuervereinfachungsgesetz  2011 lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung ist und sich derzeit im parlamentarischen Verfahren befindet.

Trotzdem gibt es seit dem 19.4.2011 ein Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen, wie ab dem 1.7.2011 zu verfahren ist.

Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?

Hier wird der Unterschied erläutert, was eine Papierrechnung und was eine elektronische Rechnung ist. Grundsätzlich sind beide gleich, was die Umsatzsteuerbehandlung angeht. Allerdings ist ein Unterschied vorhanden, was die Archivierung angeht.

Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?

Für die Papierrechnung und die elektronische Rechnung wird hier ausgeführt, welche  Voraussetzung gelten, damit die Rechnung umsatzsteuerlich mit dem Vorsteuerabzug anerkannt wird (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und alle gesetzlichen Angaben einer Rechnung).

Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen verwendet werden?

Hier wird die Neuregelung definiert, wie eine Rechnung zum Rechnungsempfänger gelangen kann.  Nämlich dass kein Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist.: E-Mail (mit Anhang), EDI, Computer-Fax, Faxserver oder Web-Download. Natürlich können weiterhin Rechnungen mit qualifizierter Signatur versehen werden, sie müssen jedoch nicht. Allerdings wird jedem Unternehmer auferlegt, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu implementieren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, es sei denn die Rechnung wird mit qualifizierter Signatur versehen oder aber per EDI übermittelt.

Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Hier wird aufgezeigt, wie das innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat. Es ist zu prüfen, ob

die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?

Wenn eine Aufbewahrungspflicht besteht, so müssen die elektronischen Dokumente nach den Richtlinien (Unternehmen in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt werden. Dabei ist zu beachten, dass elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch  aufbewahrt werden müssen.

Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?

Hier wird ganz klar festgelegt, dass eine elektronische Rechnung nicht ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden kann.

Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt es eine Übergangsregelung?

Im Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird hier ganz klar festgestellt, dass diese Regelungen für alle Rechnungen nach dem 30.6.2011 angewandt werden soll und es keine Übergangsregelung erforderlich ist.

Das komplette Schreiben hier als pdf-Download


Warum schreibe ich hierüber in meinem Blog?

Nun, ich bin bereits seit Anfang der elektronischen Rechnung mit qualifizierter Signatur mit dabei. Am Anfang war der Weg steinig, zeitaufwändig und teuer.  Nachdem die Prozesse eingeführt waren, waren es nur mehr die Kosten für die jährlichen Signaturlösung (Verlängerung etc.). Da es viele Signatur-Anbieter am Markt gibt, verunsicherte das viele Unternehmen und manche Firmen stehen heute immer noch ablehnend der elektronischen Rechnung gegenüber.  Unterschiedliche Software-Pakete auf der Empfänger-Seite waren zum Teil notwendig, um Rechnungen zu prüfen und eine direkte Integration in die Microsoft-Office Welt nicht mit jeder Signatur-Lösung möglich.

Jetzt endlich ist es soweit. Wer seine Rechnungen In Word, Excel oder Infopath schreiben möchte, kann jetzt den “Per E-Mail senden” benutzen.

Word 2010 Excel 2010 InfoPath 2010

Besonders einfach lassen sich Workflow-Rechnung-Prozesse mit SharePoint Server 2010 in Verbindung mit Infopath 2010 realisieren.

hier ein Bespiel eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens
weitere Informationen in meinem Blog: Wirksamkeit des Gesetzes

%d Bloggern gefällt das: