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SharePoint Workspace 2010 | benutzerdefinierte Ordnerstruktur
folgendes Szenario:
Innerhalb einer Dokumentenbibliothek einer SharePoint 2010 Website erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur:
Bibliothek
Ordner 1
Unterordner 1
Unterordner 2
Unterordner 3
Ordner 2
Nach der Offline-Synchronisierung sieht die Struktur innerhalb von SharePoint Workspace 2010 so aus:
Bibliothek
Ordner 1
Unterordner 1
Unterordner 2
Unterordner 3
Ordner 2
Um den Fehler zu beheben hat Microsoft einen Hotfix KB2597939 zur Verfügung gestellt. Dieser Hotfix behebt das gleiche Problem, wenn Sie eine solche Ordnerstruktur innerhalb von SharePoint Workspace 2010 erstellen und sofort eine Datei in einen solche Ordnerstruktur zur Synchronisation bringen: Die Fehlermeldung lautet dann:
Upload failed: Path not found
Dies passiert, weil hier beim Erstellen des Ordners und einem File Transfer zwei verschiedene Office Module benutzt werden. (SharePoint Workspace 2010 und Microsoft Office Upload Center)
SkyDrive | SkyDrive Pro | SharePoint workspace 2010 – Upload Center
Genau genommen muss es eigentlich Microsoft Office Upload Center heißen. In der Beschreibung steht: “Uploads von Microsoft Office-Dateien auf Webserver verwalten”. Und was hat das jetzt mit SkyDrive zu tun?
In verschiedenen Beiträgen habe ich erläutert, was Skydrive und Skydrive Pro ist.
Windows 8: Windows Live mit neuem Namen
SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive
Office 2010 – gemeinsames Arbeiten – Word Web App
SkyDrive Pro – Synchronisation mit SharePoint Server 2010 & 2013
und in einem der nächsten Blogs werde ich das ganze noch einmal visuell aufarbeiten. Egal welches Programm (SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint Workspace 2010) wir benutzen, immer wird beim Upload eines Dokumentes im Hintergrund Microsoft Office Upload Center benutzt.
Konkret: Wir haben Online Dateien mit unserem PC lokal synchronisiert. Warum, weil wir in Kürze vielleicht in einer Internetfreien Zone reisen und dort trotzdem mit diesen Dokumenten arbeiten wollen. Und während wir”Offline” sind ändern wir ein Dokument und speichern dieses.
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Diese Meldung wird in Word oder Excel angezeigt, hier die englische Meldung eines Word 2013 Preview |
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Im BackStage Bereich steht dann folgende Meldung (ich habe für die Simulation die Uploads unterbrochen) |
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2 Möglichkeiten stehen uns zu Auswahl: Fortfahren mit den Uploads oder Verwerfen Das wird an dieser Stelle allerdings nicht viel nützen, weil ich ja manuell die Uploads unterbrochen habe. |
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Ein Wechsel zum Upload Center zeigt diese Bild |
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und im Windows Explorer zeigt das Icon an, das noch nicht alles synchronisiert wurde. Es fehlt der grüne Haken |
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Wenn ich für die Simulation auf Resume Uploads klicke, wird das File in die Cloud zurück synchronisiert. |
Das würde auch mit unserem File passieren, das wir in der Internet freien Zone Offline bearbeitet haben. Nach dem Rückkehr der Reise, oder beim nächsten Internet Zugang, wird das Dokument in die Cloud zurück übertragen.
Kunden erzählen mir, dass sie immer wieder Probleme mit Dokumenten haben, die im Cache stecken:
dass der OfflineFileCache Ordner, welcher sich C:\Users\<benutzername>\Appdata\Local\Microsoft\Office\14.0 befindet immer größer wird. Abhilfe tut da nur, wenn ich alles aus diesem Ordner entferne
Schauen wir uns die Einstellungen des Microsoft Office Upload Centers an:
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die erste Möglichkeit ist, den Zeitraum zu verringern. Und wenn wenig Platz auf Ihrer Festplatte ist und viele Dokumente zu synchronisieren sind, dann den Haken setzen. Es geht hier nur um den Cache, nicht um die Dokumente. |
Zusammenfassung: Egal ob ich SkyDrive, SkyDrive Pro oder SharePoint workspace benutze, Dokumente, die ich lokal bearbeite werden immer über Microsoft Office Upload Center synchronisiert. Und das auch, wenn es sich Dateien handelt, die gar nichts mit Office zu tun haben.
SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive Part 2
Am 25.4.2012 habe ich hier die Unterschiede zwischen SharePoint Workspace und SkyDSrive beschrieben. Und wenn man SkyDrive untersucht, dann sollte man auch Dropbox, Spideroak, Box.net, Sugarsync und Google Drive mit einbeziehen. Patrick Sledz hat sich die Mühe gemacht, einen großen Vergleich der verschiedenen Cloud-Produkte in seinem englischsprachigen Blog nieder zu schreiben:
den Vergleich Dropbox vs Spideroak vs Box vs Sugarsync vs Skydrive vs Google Drive finden sie hier.
SharePoint Workspace 2010 vs SkyDrive
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Seit dem 23.4.2012 hat Microsoft mit SkyDrive eine neue Möglichkeit geschaffen, Dokumente auf andere Art aus zu tauschen. Dies geschieht mit Hilfe der Cloud
Eine komplette Beschreibung in englischer Sprache finden sie hier.
Dazu hat Microsoft einige Änderungen vollzogen. Benutzer mit einer Windows Live-ID und angemeldeten SkyDrive behalten Ihren bisherigen Speicherplatz, müssen diesen aber per Mausklick auf 25 GB anheben.
Neue SkyDrive-Benutzer erhalten jetzt 7 GB freien Speicher in der Cloud, benötigt der Benutzer mehr, kann er diesen käuflich erwerben.
Des weiteren wurde SkyDrive erweitert.
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So lassen sich jetzt die SkyDrive (Cloud) Daten automatisch mit mehreren Rechnern synchronisieren. In der Vergangenheit war dies mit dem Aktenkoffer (sehr alt) oder heute mit Offline-Dateien möglich. |
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Dabei könne die Cloud Ordner in den Browser integriert werden.  |
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Läuft der heimische PC so ist es jetzt ohne Probleme möglich, von überall auf seien PC über einen Browser auf “alle” Daten des heimischen PC’s aus zuzugreifen. Einzige Voraussetzungen hierbei:
1. Beide Rechner sind am Internet Punkt 2 ist ein Sicherheitsfeature |
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So sieht die Ansicht der Cloud (SkyDrive) Daten aus. |
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Dabei werden die Daten synchronisiert, das heißt sie liegen sowohl auf dem SkyDrive als auch auf dem lokalen PC… |
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… und natürlich greifen die lokalen, verknüpften Programme. |
Betrachten wir nun einmal die Funktionen in SkyDrive:
und vergleichen diese mit den Funktionen von SharePoint Workspace 2010
| Funktion | Anmerkung | SkyDrive | SP WS 2010 |
| Datei-Synchronisation mehrere eigener Rechner | hier sind unterschiedliche Synchronisation-Mechanismen im Spiel | JA | JA |
| Rechte | Anzeige, Anzeige und Bearbeiten, Öffentlich in SkyDrive vs. Manager, Teilnehmer, Gast in SharePoint Workspace 2010 Hier werden unterschiedliche Konzepte angewandt. Wer in SkyDrive den Link zu einem Ordner erhält, hat Zugriff. Bei SharePoint Workspace ist ein zusätzlicher Mechanismus enthalten, der den Benutzer auswählt und wo unterschiedliche Benutzer auch unterschiedliche Rechte beinhalten können. |
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| Zugriff nur für bestimmte Personen | Eine Link-Freigabe in SkyDrive kann weitergegeben werden und funktioniert dann auch beim Link-Empfänger, d.h. es besteht keine Möglichkeit, die Weitergabe zu unterbinden. Anders ist das bei SharePoint Workspace 2010 (und Groove 2007). Hier werden gezielt Personen ausgewählt. Eine Möglichkeit, den Schutz des Dokumentes zu gewährleisten, währe IRM (Information Rights Management), was bei Microsoft mit Word,Excel und PowerPoint funktioniert, weil hier der Schutz im Dokument selbst liegt. | NEIN | JA |
| Fernzugriff auf Daten eines PC’s | Beide Rechner müssen am Internet sein. Außer der Windows-Live ID, dem dazugehörenden Passwort ist aus Sicherheitsgründen eine weitere numerische Zugangsberechtigung erforderlich, die On The Fly angefordert werden kann, und im Postfach, welches zur Live-ID gehört abholt werden muss. Diese Nummer kann aber nur für die laufende Session verwendet werden, wenn Sie sich mit der Live-ID von SkyDrive abmelden und danach wieder anmelden, kann die zuvor verwendete Nummer nicht mehr verwendet werden. | JA | NEIN |
| Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten | Word, Excel, OneNote PowerPoint
und zwar allesamt mit den SkyDrive Apps, d.h. es ist kein nativer Client notwendig. Hier ist derzeit! der größte Vorteil zu sehen, weil die mit SharePoint Server zur Verfügung stehenden Apps das noch nicht können. (separater Blog hier) |
JA | NEIN |
| Dokumente müssen zum Austausch in der Cloud abgespeichert werden | Hier geht es weniger um das gemeinsame Arbeiten, sondern um den generellen Zugriff eines Dokumentes, welches sich z.B. wegen Beschränkungen nicht per E-Mail versendet werden kann (oder empfangen werden kann) | JA | NEIN |
| Offline-Synchronisation zu einem SharePoint Server 2010 | SharePoint Workspace 2010 dient als Client für Online / Offline Szenarien. Obwohl SkyDrive ein, sagen wir, sehr stark limitierter SharePoint mit Dokumentenbibliothek ist, besteht derzeit! keine Möglichkeit, SPWS 2010 mit SkyDrive zu verbinden. | NEIN | JA |
| Einstellungen, welche Dateien synchronisiert werden sollen | Gemeint ist hier die Synchronisation der Files über mehrere eigene Rechner.
Schade, bei SkyDrive gibt es nur alles oder nichts. |
NEIN | JA |
| Einstellungen, welche Live-ID verwendet werden soll | Das größte Manko ist, dass (derzeit, ist ja noch Beta) nur ein Storage Bereich bei SkyDrive synchronisiert werden kann. Es ist zwar möglich, die Synchronisation abzuschalten, aber ein Wechseln von Live-IDs ist nicht möglich. | NEIN | |
| Auswahl des Speicherortes der zu synchronisierenden Dokumente | Bei SharePoint Workspace 2010 ist es teilweise möglich, den Speicherort zu bestimmen. Siehe Blog | JA | JA |
| Kostenlos | SharePoint Workspace 2010 ist nur in der Volumenlizenz Office 2010 Professional Plus oder als Einzelapplikation erhältlich | JA | NEIN |
| Einloggen mit Credentials notwendig um Daten zu synchronisieren | Nach dem Einrichten der SkyDrive App auf dem PC können dann Daten direkt in das Verzeichnis gespeichert werden und werden dann automatisch synchronisiert. | NEIN, nur beim Browser | NEIN |
| Einstellungsmöglichkeiten im Client, welche Rechte die Datei hat | Bei SkyDrive müssen die Rechte im Browser zugewiesen werden. Ein neuer angelegter Ordner enthält das Recht: “Nur mich”. In SharePoint Workspace ist die Personen und Rechtezuweisung immer im Client zu tätigen |
NEIN | JA |
| Zu Verfügung stehender Speicher | 125 GB max. | 510 GB max. 255 x 2GB |
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| max. Dateigröße | 2 GB | 2 GB | |
| Betriebssystem für Synchronisation | SkyDrive: Windows 7, Windows Vista, Windows 8 Consumer Preview, Mac OS X Lion SharePoint Workspace 2010: |
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| Synchronisierung mit anderen Devices | ein klares Plus für SkyDrive. Synchronisierung kann mit Windows, Windows Phone, iPhone und iPad und für den MAC erfolgen. Apps dazu finden Sie hier. | JA | NEIN |
| Synchronisierung von Internet Explorer Einstellungen | NEIN | JA | |
| Ersetzt Windows Live Mesh | JA | NEIN |
Warum hat Microsoft den kostenlosen Speicherplatz reduziert?
Nun, nach Microsoft Aussagen benötigen 99,94% der bisherigen Benutzer 7 GB oder weniger Speicherplatz. Das ist Platz für 20000 Office Dokumente oder 7000 Fotos. Wer mehr Speicherplatz in der Cloud benötigt, kann diesen zu vernünftigen Preisen zukaufen.
Datenzugriff auf den heimischen PC
Wie oben schon beschrieben, ist ein zusätzliche Eingabe einer 7 Stelligen Zahl notwendig. Dann haben Sie Zugriff auf alle Dateien des ausgewählten PC’s. Und wenn dies ein Domänen PC ist und Sie ein Netzwerklauf verknüpft haben, sogar auf diese Dateien. DFS-Links kennt SkyDrive leider (noch) nicht.
Zusammenfassung:
Microsoft hat mit SkyDrive den Cloud basierenden, kostenlosen Dienst so stark erweitert, dass andere Programme wie Dropbox nicht mehr benötigt werden. Der Dienst ist für den Consumer auf das Einfachste gebaut worden, ohne jedoch Sicherheitsmechanismen zu vergessen. Für die IT-Abteilungen dieser Welt ist es jedoch nicht ganz so einfach. Die Live-ID gehört dem Benutzer und sollte dieser die Firma verlassen, nimmt er die Daten von SkyDrive mit.
Natürlich lässt sich über Applocker verhindern, dass die kleine SkyDrive App ausgeführt wird.
Auf der anderen Seite können über SharePoint Workspace bestimmte Dokumente mit bestimmten Personen ausgetauscht werden. Anderes Konzept, nicht für den Consumer und elegant mit Gruppenrichtlinien im Unternehmen steuerbar.
SkyDrive: Einziges Manko für mich, der 3 Windows Live ID’s hat: es kann (derzeit) nur eine geben. Aber die App ist ja noch in Beta
Update 4.6.2012: Dropbox vs Spideroak vs Box vs Sugarsync vs Skydrive vs Google Drive
European SharePoint Conference 2011 | Collaboration Days 2011
Jetzt liegt sie hinter uns, die European SharePoint Conference in Berlin,4 Tage lang SharePoint, SharePoint, SharePoint…
Besonders gut haben mir ein paar Session gefallen:
| Keynote 1 am 18.10.2011 mit Bjorn Olstadt |
SharePoint 2010 – THE Platform for Business Collaboration, Internet Sites and More |
| T8 mit Jan Tielens | Office 365 for IT Professionals |
| T14 mit Rafael Lukawiecki | Attractive Business Intelligence: Dashboards, Pivots, Scorecards, KPIs, and Reports |
| Keynote 3 am 19.10.2011 mit Mirjam van Olst und Spencer Harbar |
Successful Deployment: Lessons Learned From the Field |
| W3 mit Jan Tielens | Office 365 for Developers |
| Keynote 4 mit Rafael Lukawiecki | BI in the Cloud: Opportunities, Paths, and the Future |
| Panel Session Tag 4 |
Will Public Offerings or Private Cloud Solutions Influence the Adoption of SharePoint |
| Th1 mit Barbara Falchi und Davide Colombo | How to Build a Great Website with SharePoint in 60 Minutes |
| Th11 mit Mike Fitzmaurice | State Machine Workflow: Esoteric Techniques & Patterns Everyone Should Buy |
| Th21 mit Throsten Firzlaff | Mobile SharePoint Solutions – SharePoint Gets Mobile |
Ein Dankeschön auch für alle die Teilnehmer, die den Weg in meine Session
| W12 mit Hans Brender | SharePoint Workspace 2010 – The Offline Client for SharePoint Server 2010 |
gefunden haben. Hier gibt es das Slide-Deck zu meiner Session.
Nicht dabei gewesen? Vielleicht im nächsten Jahr in Barcelona.
Oder aber demnächst in der Schweiz, bei den Collaboration Days, die vom 29.11-30.11.2011 in Luzern stattfinden. Auch dort halte ich den gleichen Vortrag, allerdings in deutscher Sprache.
SharePoint, SharePoint Workspace, Groove | Alle Informationen
Suchen oder Finden ?
Hier finden Sie alle Informationen zu SharePoint, SharePoint Workspace 2010, Groove Server und Groove 2007 in einer Zusammenfassung, die ich bisher in meinem Blog geschrieben habe:
SharePoint Workspace 2010 & Groove 2007
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SharePoint Workspace 2010 – Frequenz Synchronisation |
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Datensicherung |
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SharePoint Workspace 2010 – Lizenzierung |
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Groove workspaces |
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SharePoint Workspace 2010 – Beratung und Schulung |
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Konto und Identität |
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SharePoint Workspace 2010 – Speicherort freigegebener Ordner |
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Hilfe und Support bei Microsoft |
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SharePoint Workspace 2010 – Synchronisationsfehler |
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Offline Dateien versus SharePoint Workspace 2010 |
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Konto auf 2. Rechner einrichten |
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SharePoint Workspace 2010 – Vorsicht bei Offlinedateien |
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SharePoint Workspace 2010 – Kommunikationsmanager |
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SharePoint Workspace versus Groove 2007 |
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SharePoint Workspace 2010 – Work Smart |
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SharePoint Workspace 2010 – Planen und Bereitstellen |
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Probleme bei der Synchronisation? |
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SharePoint Workspace 2010 u. Groove 2007–Zustimmungsbestätigung |
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SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Workspace 2010 |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010: Wie geht das denn? |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – Protokolle |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – IRM |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – Verschlüsselung |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – Funktionsänderung – GrooveClean.exe |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – Namenskonvention |
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SharePoint Workspace 2010 – coole Features: Integration von Office Communicator |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – coole Features: Anzeigen (Indikatoren) |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – coole Features: Classic Workspace 2010 |
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SharePoint Workspace 2010 versus Groove 2007: Passwort |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – coole Features: Suchen |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – coole Features : Shared Folders |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 – coole Features : der legitime Groove Nachfolger |
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Microsoft Groove 2007 Webcasts |
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ICE: 2008 |
SharePoint Foundation, SharePoint Server
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SharePoint Server 2010 |
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SharePoint Workspace Mobile und SharePoint Server |
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SharePoint Server: Vergleich der Editionen |
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SharePoint Workspace 2010: Optimierung Workspace Storage |
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Demo Showcase – SharePoint Workspace |
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SharePoint Foundation und SharePoint Workspace 2010 |
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SharePoint Server 2010 – wie beginnen ? |
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SharePoint Server 2010 – Lizenzierung |
Groove Server 2010
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SharePoint Workspace 2010 – Microsoft Support |
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Microsoft SharePoint Workspace 2010 und Gruppenrichtlinien |
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Groove Server 2010 – Fragen und Antworten |
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Groove Server 2010 –Versionsvergleich |
|
Microsoft Groove Server 2010 – Groove Server 2010 Relay |
|
Microsoft Groove Server 2010 – Groove Server 2010 Manager |
|
Microsoft Groove Server 2010 – Überblick |
Externe Links
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SharePoint Workspace 2010 (Übersicht) – Microsoft Technet |
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Gruppenrichtlinie für SharePoint Workspace 2010 – Microsoft Technet |
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Planen von SharePoint Workspace 2010 – Microsoft Technet |
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Änderungen in SharePoint Workspace 2010 |
SharePoint Workspace 2010: Groove workspaces
Beim Austauschen von Daten über die Peer 2 Peer Lösung, also die klassischen Arbeitsbereiche (Groove Arbeitsbereich) hat man mit dem Programm SharePoint Workspace 2010 zwei Möglichkeiten:
- Groove Arbeitsbereich 2007
- Groove Arbeitsbereich 2010
wobei die Standardeinstellung der Groove Arbeitsbereich 2010 ist. Dabei sind die Unterschiede zu beachten:
| Groove Arbeitsbereich 2007 | Arbeitsbereich 2010 |
| Alle Mitglieder müssen mindestens Groove 2007 oder SharePoint Workspace 2010 benutzen. | Alle Mitglieder müssen mindestens SharePoint Workspace 2010 benutzen. |
| Die Inhalte sind verschlüsselt auf der Festplatte gespeichert und können nicht durchsucht werden. | Die Inhalte sind nicht verschlüsselt auf der Festplatte gespeichert und können dank Search Federation durchsucht werden. siehe auch: Suchen oder Classic Workspace |
für alle Arbeitsbereiche gilt: Sie werden immer auf dem Boot-Laufwerk angelegt. Der Speicherort kann nicht geändert werden.
