Archiv

Posts Tagged ‘SharePoint document library’

Office | “Recent” lists and OneDrive

3. Dezember 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Office Recent list

I was not sure if this is just a new feature of Office, or if the Next Generation Snyc Client (NGSC) is also contributing. But I have been waiting for this intelligence for a long time.

Problem Description

1. I create a document (Word)
2. I save the document (A.docx)
3. I close the application (Word)
4. I change the name of the document in Windows Explorer from A.docx to B.docx)
5. I start the application (Word)

Of course, the most recent documents use A.docx

Is actually logical. But we’ve seen countless changes in the Office packages by now, and until recently I was still faced with an error message when I clicked on the A.docx entry to open it.

And now?

Now B.docx opens and you can work with it immediately. However, this only works in certain circumstances. In the ‚Recently used data‘ list of the Office packages is then namely B.docx

Does it work everywhere?

No, because the Next Generation Sync Client looks in the respective SharePoint Online site collection, if he finds something. And of course the Sync Client has moved the name change to Windows Explorer in the cloud.

So that means

a) Office version (C2R) 1811 Build 11029.20070 or higher is required
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 or higher required
c) Location must be a SharePoint library or OneDrive for Business.

Open questions:

1. Does this work even if the history is off?

2. Does this work even if a file is moved to another folder (within a document library)?

a. In Explorer Yes
b. In the web browser (MOVE): Yes

3. Does this work even if a file is moved from one document library to another document library?

a. In Explorer: NO
b. In the web browser (MOVE) No.

Summary

in the table below, the columns mean

Web
: the action is done in a browser, and the result is viewed in Word (not Word Online)

History W: Does the history of the action carried out on the web be preserved?

Explorer: like Web, but the action is executed in Windows Explorer

History E: does the history of this action remain?

description

Web

History W

Explorer

History E

File rename

Y

Y

Y

Y

Move thze file in the actual library

Y

Y

Y

Y

Move the file into another livrary *1)

N

Y

N

N

*1) Error message : Upload Error


Question:
Does this also work with other files, such as images

Answer:
No, because the dialog last used does not exist in other  non-Office applications.
(But maybe Microsoft will include this function into a DLL, so other programmer may use….)


Question:
Does that also work with Office 2013?

Answer:
No, there is a dialogue there, but the built-in function is not


Question:
Does this work with an MSI package from Office?

Answer:
Yes and no, in the old MSI packages the feature has not been built in yet, in the new ones that do not exist yet


Question:
Does this also work for OneDrive (Consumer / Personal)?

Answer:
Not yet. Actually, many home users work with Office.


Summary

Finally, I do not have to worry about renaming or moving an Office document. It just opens.
A few questions are still open. I asked at Microsoft, and they are working on it.

Advertisements

Office | “Zuletzt verwendet” und OneDrive

29. November 2018 Hinterlasse einen Kommentar

Zuletzt verwendet

Ich war mir nicht sicher, ob dies nur eine neue Funktion von Office ist, oder ob da der Next Generation Snyc Client (NGSC) ebenfalls etwas beisteuert. Aber auf diese Intelligenz habe ich schon sehr lange gewartet.

Problembeschreibung

1. Ich erstelle ein Dokument (Word)
2. Ich speichere das Dokument (A.docx)
3. Ich schließe die Anwendung (Word)
4. Ich ändere den Namen des Dokumentes im Windows Explorer von A.docx in B.docx)
5. Ich starte die Anwendung (Word)

In den zuletzt benutzen Dokumenten steht natürlich A.docx

Ist eigentlich logisch. Aber wir haben mittlerweile unzählige Änderungen in den Office Paketen erfahren, und bis vor kurzem wurde ich noch mit einer Fehlermeldung konfrontiert, wenn ich auf den Eintrag A.docx klicke, um ihn zu öffnen.

 

Und jetzt?

Jetzt öffnet sich B.docx und sie können sofort damit arbeiten. Allerdings funktioniert das nur unter bestimmten Umständen. In der ‘Zuletzt verwendete Daten” Liste der Office Pakete steht nämlich danach B.docx

Funktioniert das überall?

Nein, weil nämlich der Next Generation Sync Client in der jeweiligen Site Collection von SharePoint Online nachschaut, ob er etwas findet. Und natürlich hat der Sync Client die Namensänderung im Windows Explorer in die Cloud transportiert.

Das bedeutet also

a) Es wird die Office Version (C2R) 1811 Build 11029.20070 oder höher benötigt
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 oder höher  benötigt
c) Speicherort muss eine SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business sein.

Offene Fragen:

1. Funktioniert das auch, wenn die Historie ausgeschaltet ist?

2. Funktioniert das auch, wenn eine Datei in einen anderen Ordner verschoben wird (innerhalb einer Dokumenten-Bibliothek)

a. Im Explorer Ja
b. Im Web-Browser (MOVE): Ja

3. Funktioniert das auch, wenn eine Datei von einer Dokumenten-Bibliothek in eine andere Dokumenten-Bibliothek verschoben wird?

a. Im Explorer: Nein
b. Im Web-Browser (MOVE) Nein

Zusammenfassung

bei nachstehender Tabelle bedeuten die Spalten

Web: die Aktion wird in einem Browser durchgeführt, und das Ergebnis danach in Word (nicht Word Online) betrachtet

Historie W: bleibt die Historie bei der in Web durchgeführten Aktion erhalten?

Explorer: wie Web, jedoch wird die Aktion im Windows Explorer ausgeführt

Historie E: bleibt die Historie bei dieser Aktion erhalten?

Beschreibung

Web

Historie W

Explorer

Historie E

Umbenennen einer Datei

J

J

J

J

Verschieben innerhalb der aktuellen Bibliothek

J

J

J

J

Verschieben in eine andere Bibliothek *1)

N

J

N

N

*1) Die Fehlermeldung: Upload Error


Frage:
Funktioniert das auch mit anderen Dateien wie z.B. Bilder
Antwort:
Nein, weil der Dialog zuletzt verwendet bei Nicht Office Anwendungen nicht in der Form I existiert.


Frage:
Funktioniert das auch mit Office 2013

Antwort:
Nein, dort ist der Dialog zwar vorhanden, aber die eingebaute Funktion nicht


Frage:

Funktioniert das mit einem MSI Paket von Office

Antwort:
Ja und Nein, in den alten MSI-Pakten ist die Funktion noch nicht eingebaut gewesen, in den neuen, die es noch nicht gibt, dann schon.


Frage:
Funktioniert das auch bei OneDrive (Consumer/Personal)?

Antwort:
Bisher nicht. Eigentlich arbeiten doch viele Privatanwender auch mit Office.


Zusammenfassung

Endlich muss ich mir keine Gedanken machen, ob ich ein Office Dokument umbenannt oder verschoben habe. Es wird einfach geöffnet. Ein paar Fragen sind noch offen. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und man arbeitet dran.

%d Bloggern gefällt das: