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OneDrive Quiz | Frage #02 – Question #2
Now it’s time for question 2 – Es wird Zeit für die 2. Frage.
Question #02 – Frage #02
For each SharePoint Online document library, the Versioning property is turned on by default. Why should the administrator NOT turn off versioning?
Bei jeder SharePoint Online Dokumentenbibliothek ist die Eigenschaft „Versionierung“ standardmäßig eingeschaltet. Warum sollte der Administrator die Versionierung nicht ausschalten?
Answer A – Antwort A
If ransomware encrypts all files on a computer, they can be restored. To do this, the user uses the self-service portal for restoration.
Verschlüsselt Ransomware bei einem Rechner alle Dateien, können diese widerhergestellt werden. Dazu bedient sich der User dem Self-Service Portal der Widerherstellung.
Answer B – Antwort B
Versioning cannot be switched off
Die Versionierung kann nicht ausgeschaltet werden
Answer C – Antwort C
Only with versioning switched on a file can be restored to the previously saved state
Nur mit eingeschalteter Versionierung kann eine Datei wieder auf den zuvor gespeicherten Stand zurückgesetzt werden
Answer D – Antwort D
Answer A AND Answer C is right
Antwort A UND Antwort C ist richtig
previous questions and answers – vorherige Fragen und Antworten
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Office | “Recent” lists and OneDrive
I was not sure if this is just a new feature of Office, or if the Next Generation Snyc Client (NGSC) is also contributing. But I have been waiting for this intelligence for a long time.
Problem Description
1. I create a document (Word)
2. I save the document (A.docx)
3. I close the application (Word)
4. I change the name of the document in Windows Explorer from A.docx to B.docx)
5. I start the application (Word)
Of course, the most recent documents use A.docx
Is actually logical. But we’ve seen countless changes in the Office packages by now, and until recently I was still faced with an error message when I clicked on the A.docx entry to open it.
And now?
Now B.docx opens and you can work with it immediately. However, this only works in certain circumstances. In the ‚Recently used data‘ list of the Office packages is then namely B.docx
Does it work everywhere?
No, because the Next Generation Sync Client looks in the respective SharePoint Online site collection, if he finds something. And of course the Sync Client has moved the name change to Windows Explorer in the cloud.
So that means
a) Office version (C2R) 1811 Build 11029.20070 or higher is required
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 or higher required
c) Location must be a SharePoint library or OneDrive for Business.
Open questions:
1. Does this work even if the history is off?
2. Does this work even if a file is moved to another folder (within a document library)?
a. In Explorer Yes
b. In the web browser (MOVE): Yes
3. Does this work even if a file is moved from one document library to another document library?
a. In Explorer: NO
b. In the web browser (MOVE) No.
Summary
in the table below, the columns mean
Web: the action is done in a browser, and the result is viewed in Word (not Word Online)
History W: Does the history of the action carried out on the web be preserved?
Explorer: like Web, but the action is executed in Windows Explorer
History E: does the history of this action remain?
|
description |
Web |
History W |
Explorer |
History E |
|
File rename |
Y |
Y |
Y |
Y |
|
Move thze file in the actual library |
Y |
Y |
Y |
Y |
|
Move the file into another livrary *1) |
N |
Y |
N |
N |
*1) Error message : Upload Error
Question:
Does this also work with other files, such as images
Answer:
No, because the dialog last used does not exist in other non-Office applications.
(But maybe Microsoft will include this function into a DLL, so other programmer may use….)
Question:
Does that also work with Office 2013?
Answer:
No, there is a dialogue there, but the built-in function is not
Question:
Does this work with an MSI package from Office?
Answer:
Yes and no, in the old MSI packages the feature has not been built in yet, in the new ones that do not exist yet
Question:
Does this also work for OneDrive (Consumer / Personal)?
Answer:
Not yet. Actually, many home users work with Office.
Summary
Finally, I do not have to worry about renaming or moving an Office document. It just opens.
A few questions are still open. I asked at Microsoft, and they are working on it.
Office | “Zuletzt verwendet” und OneDrive
Ich war mir nicht sicher, ob dies nur eine neue Funktion von Office ist, oder ob da der Next Generation Snyc Client (NGSC) ebenfalls etwas beisteuert. Aber auf diese Intelligenz habe ich schon sehr lange gewartet.
Problembeschreibung
1. Ich erstelle ein Dokument (Word)
2. Ich speichere das Dokument (A.docx)
3. Ich schließe die Anwendung (Word)
4. Ich ändere den Namen des Dokumentes im Windows Explorer von A.docx in B.docx)
5. Ich starte die Anwendung (Word)
In den zuletzt benutzen Dokumenten steht natürlich A.docx
Ist eigentlich logisch. Aber wir haben mittlerweile unzählige Änderungen in den Office Paketen erfahren, und bis vor kurzem wurde ich noch mit einer Fehlermeldung konfrontiert, wenn ich auf den Eintrag A.docx klicke, um ihn zu öffnen.
Und jetzt?
Jetzt öffnet sich B.docx und sie können sofort damit arbeiten. Allerdings funktioniert das nur unter bestimmten Umständen. In der ‘Zuletzt verwendete Daten” Liste der Office Pakete steht nämlich danach B.docx
Funktioniert das überall?
Nein, weil nämlich der Next Generation Sync Client in der jeweiligen Site Collection von SharePoint Online nachschaut, ob er etwas findet. Und natürlich hat der Sync Client die Namensänderung im Windows Explorer in die Cloud transportiert.
Das bedeutet also
a) Es wird die Office Version (C2R) 1811 Build 11029.20070 oder höher benötigt
b) Next Generation Sync Client Version 18.212.1021.0007 oder höher benötigt
c) Speicherort muss eine SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business sein.
Offene Fragen:
1. Funktioniert das auch, wenn die Historie ausgeschaltet ist?
2. Funktioniert das auch, wenn eine Datei in einen anderen Ordner verschoben wird (innerhalb einer Dokumenten-Bibliothek)
a. Im Explorer Ja
b. Im Web-Browser (MOVE): Ja
3. Funktioniert das auch, wenn eine Datei von einer Dokumenten-Bibliothek in eine andere Dokumenten-Bibliothek verschoben wird?
a. Im Explorer: Nein
b. Im Web-Browser (MOVE) Nein
Zusammenfassung
bei nachstehender Tabelle bedeuten die Spalten
Web: die Aktion wird in einem Browser durchgeführt, und das Ergebnis danach in Word (nicht Word Online) betrachtet
Historie W: bleibt die Historie bei der in Web durchgeführten Aktion erhalten?
Explorer: wie Web, jedoch wird die Aktion im Windows Explorer ausgeführt
Historie E: bleibt die Historie bei dieser Aktion erhalten?
|
Beschreibung |
Web |
Historie W |
Explorer |
Historie E |
|
Umbenennen einer Datei |
J |
J |
J |
J |
|
Verschieben innerhalb der aktuellen Bibliothek |
J |
J |
J |
J |
|
Verschieben in eine andere Bibliothek *1) |
N |
J |
N |
N |
*1) Die Fehlermeldung: Upload Error
Frage:
Funktioniert das auch mit anderen Dateien wie z.B. Bilder
Antwort:
Nein, weil der Dialog zuletzt verwendet bei Nicht Office Anwendungen nicht in der Form I existiert.
Frage:
Funktioniert das auch mit Office 2013
Antwort:
Nein, dort ist der Dialog zwar vorhanden, aber die eingebaute Funktion nicht
Frage:
Funktioniert das mit einem MSI Paket von Office
Antwort:
Ja und Nein, in den alten MSI-Pakten ist die Funktion noch nicht eingebaut gewesen, in den neuen, die es noch nicht gibt, dann schon.
Frage:
Funktioniert das auch bei OneDrive (Consumer/Personal)?
Antwort:
Bisher nicht. Eigentlich arbeiten doch viele Privatanwender auch mit Office.
Zusammenfassung
Endlich muss ich mir keine Gedanken machen, ob ich ein Office Dokument umbenannt oder verschoben habe. Es wird einfach geöffnet. Ein paar Fragen sind noch offen. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und man arbeitet dran.
OneDrive for Business | Does Microsoft change data on documents?
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There was an article written by Sean Byrne on myce on 17th of April 2014. He describes and asks whether Microsoft when synchronizing local data with OneDrive for Business changed these documents. He first achieved once by means of MD5Summer proof. Then he tries to deal with differences. Then he finds that the consumer product OneDrive no changes take place. A more detailed, in-depth analysis of the documents is only sketched. And then he leaves the open question, why does this Microsoft?
The answer is actually quite simple.
With consumer product OneDrive the data is stored directly in a cloud database, with OneDrive for Business is then still either the SharePoint Server 2013 (on premise) or SharePoint Online intervening before the data in SQL Server are stored.
Such messages make but very quickly the round, even "negative" news travels very fast. And no one goes the matter to the bottom.
For the whole already exists with the predecessors of products such as SkyDrive Pro and SharePoint Workspace 2010. And it actually has nothing to do with the client products. As mentioned above, the client products are only responsible for the transport, presentation, and more. Only when the data arrives at the destination, this data from SharePoint will be worked up.
Right, SharePoint Server 2013 or SharePoint Online. Or SharePoint Server 2010. It is called namely Promote and demote document properties and is described here. And the article was published in May 2010!
If an Office document, which is present in the original and after synchronization, manually transformed into a zip file, then the contents can be compared.
It becomes evident that the document restructured, the original content is not changed!
This means:
Yes, files are modified by a process. And this process can not switch off with SharePoint Online in the cloud. An administrator or a developer can change this behavior in the OnPremise variant.
Summary:
Is my content being modified or changed?
No. The context of content is not modified. Limited metadata is added to content to support advanced document management scenarios and preserve user experiences such as synchronizing document properties across its parent folder to enrich discovery or updating links when a link has changed. The functionality behind this has been in the product for several releases and is designed to synchronize important metadata between a document and a Document Library including OneDrive for Business. (fka MySite)
Are there any document types where these properties do not apply?
No. These properties apply to all documents in a SharePoint Document Library including OneDrive for Business.
Do these properties contain any personally identifiable information?
No. There is no exposure of any personally identifiable information as part of this functionality because the only properties that are synchronized are ones that users have already created.
Do these properties make documents individually traceable by Microsoft?
No. We copy properties from the user’s document library into the document itself to be used by client side editors. This may result in content being added to the document. If the file is HTML or a similar type, the content being added will also be HTML. This may look like code, but it is just properties copied from the user’s library into the document itself.
Are Document Promotion and Demotion Document Properties new?
No. The concept of Document Property Promotion and Demotion has existed in several releases.
Can I disable or turn off Document Promotion and Demotion?
Yes and No. In Office 365, Document Promotion and Demotion cannot be disabled. For on-premises customers, developers can implement the SPWeb.ParserEnabled property to effectively disable Document Promotion and Demotion.
