Historie

Um diesen Prozess zu beschreiben, müssen wir in die Vergangenheit gehen:

Tenant-Beschreibung

Mit der OneDrive Insider Version 26.025.0208.0001 bekamen die Administratoren  zum ersten Mal Zugriff auf eine neue Gruppenrichtlinie mit dem Namen OneDrive-Ordnernamen auf dem Datenträger anpassen.
Hintergrund Information: Wird eine neue OneDrive Version automatisch auf eine höhere Version upgedatet (das sind mittlerweile ca. 570 MB), und das ist unabhängig von Insider/Produktion/Verzögert, erhält man damit auch die aktuellen Gruppenrichtlinien für OneDrive. Ich stelle derzeit hier alle verfügbaren OneDrive Versionen zur Verfügung, aber ich persönlich installiere diese nicht automatisch. Ich habe mir aber ein PowerShell Script geschrieben, dass die alte und neue OneDrive admx Dateien binär vergleicht und dann Alarm schlägt, wenn es eine Abweichung gibt.

Am 08.02.26 gab es also eine neue eine neue Gruppenrichtlinie. Am 20.2.26 hat Microsoft mit der Roadmap-ID 557562 Eintrag erstellt mit dem Rollout April 2026.

IT-Administratoren können nun den Namen des lokalen OneDrive-Synchronisierungsstammordners auf den Windows-Computern der Benutzer anpassen. Standardmäßig lautet der Name des Ordners „OneDrive – {Name der Organisation}“, was bei tief verschachtelten Dateien und Ordnern wertvollen Speicherplatz beanspruchen kann. Mit dieser neuen Richtlinie können Administratoren einen kürzeren, organisationsspezifischen Ordnernamen festlegen, wodurch Probleme mit der Pfadlänge reduziert werden und Benutzer ein übersichtlicheres Dateisystem erhalten.

Kling einmal gut aber… Wir müssen in die Vergangenheit schauen

Kleine und mittlere Firmen haben bei der Einrichtung eines Microsoft 365 Tenant bei Firma eine Angabe gemacht:

Beispiel:
ePA4Y Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt)

gereicht hätte:
ePA4Y

Der lange, im obigen Beispiel rechtlich richtige Name zieht sich dann durch SharePoint und OneDrive und auch durch Windows. Und je nach Betriebssystem sind dort Längenbeschränkungen vorhanden.

Viele Firmen haben sich gescheut, Ihre im File-Server vorhandenen Daten bei der Migration in die Cloud aufzubereiten. Die Dateien zum Beispiel auf mehrere SharePoint Online Server zu verteilen.  Und sind dann damit an das Limit von 300.000 Dateien gekommen. Verteilt auf OneDrive for Business und separat SharePoint.

Und dann kam die Idee der OneDrive Shortcuts. Jeff Teper sprach von „Add to OneDrive“, was eigentlich richtig war, aber in „Add  Shortcut to OneDrive” final endete.

Für viele Mitarbeiter , die (falsch) trainiert wurden, war OneDrive for Business „mein Schreibtisch“, alle SharePoint Daten „gemeinsam“.
Im Laufe der Zeit wurden viele Verbesserungen von der Microsoft OneDrive Produktgruppe erstellt, von farbigen Ordner, Arbeiten im Browser (auch um die Synchronisation mit mehr als 300000 Dateien zu umgehen), aber die Menschen lieben Ihren Explorer, der auch erweitert wurde. Die Liebe kommt auch vielleicht auch deshalb, weil es auch noch Programme für Windows gibt, die nicht von Microsoft stammen.

An dem Software-Limit von 300.000 Dateien bei der klassischen Synchronisation wird sich nichts ändern. Aber bei der Synchronisation mit den Shortcuts schon. Im November 2025 startete Microsoft eine Private Preview, wo man bis zu 500.000Dateien synchronisieren konnte.
Was ich damit sagen möchte:  Die Zukunft gehört der Synchronisation mit der Shortcut Methode.

Ich habe in vielen Artikeln darauf hingewiesen, aber in vielen Firmen ist der Aufwand nicht von der Hand zu weisen. Denn es kann nur eine Synchronisation geben.  Die alte muss aufgelöst werden. Und die möglichen Gruppenrichtlinien zur Synchronisation funktionieren nicht mit der Shortcut Methode.

Und wenn man sich dazu hinreisen möchte, sollten Administratoren doch für Personen, die neu zur Firma kommen, die Shortcut Methode einführen.

Und dann Mitte März/ Ende April 2025 wurde die neue Benennungskonventionen für Ordnerverknüpfungen eingefügt. Und in der linken Hälfte ist das Problem im Explorer ersichtlich.  Der Name wird abgeschnitten

Der nächste Schritt

Um das zu beheben, führt Microsoft eine neue Gruppenrichtlinie ein.

Mit dieser Einstellung können IT-Administrationskräfte den lokalen OneDrive-Synchronisierungsstammnamen anpassen, der auf dem Datenträger verwendet wird. Wenn Sie den Ordnernamen kürzen, kann dies dazu beitragen, Pfadlängenprobleme für Endbenutzer zu minimieren. Beachten Sie, dass diese Änderung bei Benutzenden, die bereits Daten synchronisieren, nicht wirksam wird.Weitere Informationen dazu, wie Sie diese Änderung für Benutzer, die bereits Dateien synchronisieren, bereitstellen, finden Sie im folgenden Artikel

Das ist etwas irreführend. Da wir ja OneDrive for Business und Shortcuts synchronisieren, ist das etwas problematisch. Denn wenn die Gruppenrichtlinie durch die Administration implementiert wird, bekommt der Anwender das nicht mit.
Die Reihenfolge sollte so aussehen:

• Synchronisierung bereits vorhanden, dann Unlink durchfinden
• Jetzt kann die Administration die Gruppenrichtlinie implementieren
• Danach die Synchronisation wieder anstoßen (Link)

Oder aber

• Synchronisierung nicht vorhanden
• Ausrollen der Gruppenrichtlinien
• Danach die Synchronisation anstoßen (Erstsynchronisation)

Alles nicht ideal. Wenn’s dann also losgehen wird, dann lohnt es sich. Ja, man gewinnt (für unser obiges Beispiel) 46 Zeichen. Macht also Sinn.
Für den Endanwender (der ja gar nicht weiß, dass die Administration eine neue Gruppenrichtlinie ausgerollt hat) erscheint jetzt beim Speichern die Kurzversion, die er gar nicht kennt. Und dann?

Es ist immer wieder eine Herausforderung, eine Abbildung zu zeigen, die nicht alles zeigen kann, weil ich selbst keinen Tenant besitze, der eine Überlänge hat. Sorry.
Also der Tenant hat die Bezeichnung dmvp, den ich mit der Gruppenrichtlinie umbenannt (und auch gekürzt habe auf Dev. Wir sehen also auf der linken Seite im roten Quadrat immer noch die alte Bezeichnung, und nur wenn wir in die obige Zeile klicken, wird uns die Kurzform angezeigt (grünes Quadrat). Es erscheint noch an anderen Stellen, aber ohne Kommunikation mit der Administration ist das für den Anwender verwirrend.

Ich habe Microsoft gefragt…

Warum bringt ihr die Verkürzung nicht in der linken Seite des Explorers für den Anwender sichtbar unter? Anwender werden nicht verstehen, warum Sie sich die Langversion merken müssen.

Zusammenfassung:

Viel Kommunikation ist notwendig. Anwender werden mit einer Verkürzung (anderer Name) konfrontiert, der zusätzlichen Schulungsaufwand mit sich bringt.

Sinn dieser Angelegenheit muss es sein,

• Die Fehler der Vergangenheit zu umgehen.
• „Add 2 OneDrive“ als Standard-Synchronisation zu etablieren