Im Juli 2024 habe ich in der M365News Sendung darüber berichtet. Leider waren darin noch Fehler enthalten. Diese habe ich der Microsoft OneDrive Gruppe in Redmond mitgeteilt. Dann wurde das Teilen zurückgezogen. Und es hat eine geraume Zeit gedauert, aber jetzt wurde das neue Teilen mit Ablaufdatum wieder veröffentlicht

Für Jeden

Dabei hat sich nichts verändert. Der Administrator kann für den anonymen Link (kann weitergeleitet werden) eine Zeitvorgabe für den gesamten Tenant vorgeben (max 730 Tage), den der Benutzer nur verkürzen und nicht erweitern kann. Nach Ablauf der Zeit wird der Link unwirksam. Wenn also anonymes Teilen erlaubt ist, dann sollte eine geringe Zeit voreingestellt werden. Ich empfehle 80 Tage. Für Administratoren ist das anonyme Teilen aber unsicher, weil der Link weitergeleitet werden kann. Und deshalb oftmals nicht erlaubt.

Die Administratoren wünschten sich die gleiche Logik für Links in der eigenen Organisation und für das externe Teilen an externe Personen, die den Link aber nicht weiterleiten können.
Und diesem Wunsch ist Microsoft jetzt nachgekommen.

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Personen in der eigenen Organisation

Hier kann jetzt der Benutzer ebenfalls ein Ablaufdatum eingetragen werden, das aber beim Aufruf noch nicht vorbelegt ist.

Personen mit vorhandenem Zugriff

Hier gibt es keine Möglichkeit, ein Ablaufdatum einzutragen.

Von Ihnen ausgewählte Personen

Und hier jetzt die Möglichkeit, einen externen Benutzer mit einem Link mit Ablaufdatum auf eine Datei oder einen Ordner zu versenden. Dieser Benutzer kann den Link zwar weiterleiten, aber der gewählte Empfänger erhält keinen Zugriff.

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Kritik

Das Ablaufdatum beim Teilen in der Organisation und beim Teilen mit externen Personen sollte auch durch den Administrator eine Datum enthalten (wie beim Teilen mit Jedem).

Ein Benutzer-Training ist angebracht und für den User sind es nur minimum 2 Klicks. Damit schränkt man die offenen Links auf OneDrive und SharePoint auf ein Minimum ein.

Es ist immer noch ein Schönheitsfehler enthalten, aber die Verantwortlichen in Redmond habe ich darüber informiert.