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OneDrive for Business | Löschen ist nicht gleich Löschen
Eigentlich müsste es heissen: Wiederherstellen ist nicht gleich Wiederherstellen. Der Titel ist aber dann zu lang.
Immer wieder kann man gestandene Administratoren mit einem simplen Szenario durcheinander bringen. Es geht in diesem Szenario um ein simples Word-Dokument, welches in einem Ordner des Benutzers A in dessen OneDrive for Business gespeichert wird. Danach teilt der Benutzer A den Ordner! mit dem Benutzer B des gleichen Tenant. Dieser Benutzer synchronisiert den Ordner auf sein Gerät. Somit können jetzt beide an dem Word-Dokument arbeiten. Zusammenarbeit, ohne jedesmal nach dem Link zu suchen. Auch Offline Arbeiten ist möglich. Versehentlich löscht Benutzer B dieses Dokument.
Welche Möglichkeiten sind gegeben, das Dokument wiederherzustellen?
Kann dies der Benutzer B selbst tun?
Bleibt die Versionierung erhalten?
Zu schnell?
Dann alles nochmals in Einzelschritten und Erklärungen
- Benutzer A erstellt ein Word-Dokument.
- Er speichert dieses in einem Ordner Demo auf OneDrive for Business.
- Er teilt diesen Ordner mit Benutzer B.
- Benutzer B öffnet den Ordner in einem Browser.
- Benutzer B synchronisiert den Ordner.
- Benutzer B und A bearbeiten mehrfach das Dokument.
Wir auf dem Bild zu sehen ist, existiert das Word-Dokument an drei verschiedenen Stellen:
- Auf dem Gerät des Benutzers A
- In OneDrive for Business des Benutzers A
- Auf dem Gerät des Benutzers B
und jetzt zu Szenario:
Was passiert, wenn Benutzer B das Dokument löscht?
Nun, löschen kann man das Dokument auf vielfältige Art. Nehmen wir die einfachste. Wir wechseln in den Windows File Explorer, selektieren das Dolument und drücken die Entfernen Taste. Wir gehen dabei davon aus, dass sich die Datei im Zustand “Lokal verfügbar” oder “auf diesem Gerät immer verfügbar” befindet.
Dann passieren mehrere Dinge:
- Beim Benutzer B wird das Dokument in den lokalen Papierkorb verschoben.
- Der Sync-Client von B informiert den Speicherort in der Wolke vom Löschvorgang.
- Das Dokument wird im OneDrive for Business des Benutzer A gelöscht.
- Dabei wird das Dokument in den Papierkorb von ODFB von A verschoben (mit Historie!)
- Alle weiteren Geräte werden informiert, das ist nur noch Benutzer A.
- Das Gerät von Benutzer A verschiebt das Dokument in den lokalen Papierkorb.
Damit haben wir das Dokument and drei Stellen:
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer A
- im Papierkorb des Gerätes von Benutzer B
- im Papierkorb von OneDrive for Business des Benutzers A
Das Wiederherstellen des Verursachers, Benutzer B durch diesen, ist nicht die richtige Lösung. Wie oben beschrieben, ist das Dokument von beiden Benutzern bearbeitet worden. Es sind also mehrere Versionen vorhanden. Vielleicht wird noch eine Vorherige Version benötigt?
Ein Wiederherstellen des Dokuments aus dem Papierkorb des Benutzers B fordert diesen jedoch sofort auf, das Dokument mit neuem Namen abzuspeichern. Man erkennt, dass das Dokument in einem synchronisiertem Bereich abgespeichert war. Warum also nicht im Papierkorb von OneDrive for Business nachschauen? Die Lösung ist sehr einfach: Weil der Benutzer nur Rechte für den Ordner Demo hat. Das funktioniert also nicht
Benutzer B muss sich also mit Benutzer A austauschen, er möge das Dokument bitte wiederherstellen. Der Benutzer A kann jetzt das Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen. Er erhält den gleichen Hinweis. Er möge das Dokument mit neuem Namen ablegen. Das Betriebssystem (oder der Sync Client) erkennt also, das es sich um einen synchronisierten Bereich handelt, schaut aber nicht nach, ob sich im Papierkorb des OneDrive for Business diese Datei befindet. Microsoft: Warum eigentlich nicht?
Bleibt (derzeit) die einzige richtige Lösung:
User B informiert User A über die versehentliche Löschung. User A wechselt in den Browser seines OneDrive for Business, wechselt dort in den Papierkorb und klickt auf Wiederhestellen. Die Datei wird an den urprüngliche Ort verschoben, und zwar mit allen Meta-Daten, also auch der Versionierung. Und dann zu den ursprünglichen geräten der Benutzer A und B synchronisiert.
Das Szenario kann bei OneDrive for Business noch komplizierter werden. Wenn nämlich mehr Geräte und / oder mehrere benutzer im Spiel sind. Anders sieht es aus, wenn wir über SharePoint-Online Bibliotheken sprechen. Weil Mitglieder dort auf den Papierkorb zugreifen können.
Eigentlich ganz einfach. War das doch einfach mit den Netzwerklaufwerken. Die kannten aber weder Metadaten noch Versionierung. Und diese werden immer wichtiger.
SkyDrive Pro | immer noch Speicherprobleme?
immer noch Speicherprobleme auf SkyDrive Pro?
Nun, vielleicht sind Sie nicht auf SharePoint Online, denn dort hat uns Microsoft Ende August 2013 25 GB Speicher spendiert 
. Gut, Sie sind also auf SharePoint on Premise. Wenn Ihnen der SharePoint-Administrator keinen zusätzlichen Speicherplatz einräumt, dann sollten Sie vielleicht einmal den Papierkorb auf dem SharePoint 2013 durchsuchen.
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Klicken Sie auf das SkyDrive Pro Icon in der Taskleiste und dort auf Speicher verwalten. |
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zuerst einmal wollen wir nachschauen, wie viel Speicher mir auf SkyDrive Pro zur Verfügung steht. |
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ok, so sieht es auf meinem Office 365 SharePoint Online aus |
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Alternativ geht es auch: Im Browser klicken Sie WebSiteeinstellungen |
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und dann auf Speichermetriken. |
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oder im Englischen: Sites settings |
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und dann auf Storage Metrics |
wie komme ich zum Papierkorb?
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Klicken Sie auf SkyDrive Pro Papierkorb öffnen.
Alternativ siehe oben |
Markieren Sie einzelne Dateien und dann auf “Papierkorb leeren”.
Natürlich lassen sich auch versehentlich gelöschte Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen, und bei Office 365 werden die Dateien 90 Tage vorgehalten.
SharePoint Workspace 2010 | Datensicherung
Immer wieder vernachlässigt und oft nicht vorhanden, spätestens bei einem Wechsel des PC’s oder der Festplatte wird es ernst. Dabei gibt es eine Archiv-Funktion
Nun, die verschiedenen Möglichkeiten des Einsatzes von SharePoint Workspace 2010 machen es erforderlich, sich über die Grundlagen einer Datensicherung der Arbeitsbereiche und Gemeinsamen Ordner klar zu werden.
Generell gilt:
Sind noch andere Mitglieder in den verschiedenen Arbeitsbereichen und Gemeinsamer Ordner vorhanden, so genügt die Sicherung der Kontoinformationen, um an all Ihre Daten wieder heranzukommen, allerdings kann dieser Prozess etwas dauern, heißt: Sie können nicht sofort auf die Daten zugreifen.
Alle anderen Daten können und sollten Sie sichern:
| SharePoint Workspace 2010 | Beschreibung |
| Groove Arbeitsbereich 2007 | Benutzen Sie die Archiv-Funktion |
| Groove Arbeitsbereich 2010 | Benutzen Sie die Archiv-Funktion |
| Freigegebener Ordner | Bordmittel von Windows |
| SharePoint Arbeitsbereich | werden auf dem SharePoint Server gesichert. |
Bordmittel von Windows:
Bei den freigegebenen Ordner haben Sie die Qual der Wahl. Da es sich um Ordner im Betriebssystem von Windows handelt, können Sie es mit dem Tool Ihrer Wahl sichern.
Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010
Bei der ersten Benutzung der Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010 legt das Programm unter “eigene Dokumente” einen Ordner “Workspace Archives” an. Dort werden dann die gesicherten Arbeitsbereiche mit der Dateiendung “gsa” abgelegt.
Archivieren Vorgehensweise:
| Klicken Sie den Arbeitsbereich, den Sie archivieren möchten |  |
| Klicken Sie auf Datei (Backstage Bereich von SharePoint Workspace 2010) und danach auf Speichern und Senden |  |
| Klicken sie auf Arbeitsbereich als Archiv und bestätigen sie mit “speichern” |
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| im nachfolgenden Dialog können Sie noch ein Passwort für die Sicherung vergeben |  |
Wichtig: Dies ist nur eine Momentaufnahme des Arbeitsbereiches, also sollten Sie die Archiv-Funktion je nach Häufigkeit der Benutzung des Arbeitsbereiches immer wieder aufrufen!
Danach kann wiederum mit Bordmitteln des Betriebssystems dieser Bereich gesichert werden. Auch die Möglichkeit, Offline-Folder zu verwenden, kann benutzt werden.
Die Archiv-Funktion dient auch zum Auslagern von nicht mehr benutzen Arbeitsbereichen.
Wiederherstellen von Archiven in SharePoint Workspace 2010
| Klicken Sie auf Datei( Backstage in SharePoint Workspace 2010) und danach auf Neu |  |
| Klicken sie auf Arbeitsbereich aus Archiv und wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie wieder in die Synchronisation mit SharePoint Workspace 2010 aufnehmen wollen und anschließend auf “Öffnen”. |  |
| Der Name lautet auf “Wiederhergestellte Kopie von …” |  |
Microsoft Office Groove 2007 – Konto
vielen nicht bekannt, weil nur als Paketprodukt (FPP) oder aber als Volumenlizenz in den Office Suiten
- Microsoft Office Ultimate 2007
- Microsoft Office Enterprise 2007
erhältlich: Microsoft Office Groove 2007
Beim Start des Programms wird ein Konto angelegt. In diesem Konto werden Benutzerinformationen und alle Groove “Workspaces” und / oder Ordnerfreigaben abgelegt. Außerdem werden die Buddy-List Informationen an der Groove-Relay Server übermittelt. Einmal die notwendigen Informationen eingetragen, kann man das Groove-Konto vergessen. Sollte man meinen. Dem ist aber nicht so. Spätestens nach dem Formatieren der Festplatte oder einem Rechnerwechsel wird man wieder mit dem Konto konfrontiert. Es nützt nichts, dass alle Ordner und Arbeitsbereiche manuell gesichert wurden, weil ohne die bestehenden Konto-Informationen keine weitere Synchronisation stattfinden wird. Oder anders ausgedrückt: Groove Arbeitsbereiche und Ordnersynchronisationen müssen nicht gesichert werden. Einzig alleine die Groove Konto-Informationen müssen (regelmäßig) gesichert werden.
Sicherung:
Möglichkeit 1:
Klick auf Datei
Klick auf Konto auf anderem Computer verwenden
Ort für die Sicherung auswählen und auf OK klicken.
Sichern Sie die Groove-Kontoinformationen auf ein Netzwerklaufwerk, einen Memory-Stick oder eine externe Festplatte.
Möglichkeit 2:
Klick auf Optionen
Klick auf Einstellungen, danach Kartenreiter Konto
Klick auf Button Speichern.
Wiederherstellen:
Neuer PC oder andere Maschine. Bei der Installation wird man gefragt, neues Konto, oder aber bestehendes Konto. Wir wählen bestehendes Konto und greifen dann auf die gesicherte Konto-Informationen zu. Danach werden alle existierende Arbeitsbereiche und / oder Ordnersynchronisationen wieder hergestellt und auch synchronisiert.
Diese Informationen sind auch gültig beim Groove-Nachfolger Microsoft SharePoint Workspace 2010.
