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OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

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Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

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OneDrive for Business | erweitertes Dateimanagement | Verschieben

25. Januar 2017 1 Kommentar

OneDrive for Business, Microsoft

Es stand auf der Microsoft Roadmap der OneDrive-Produktgruppe für das erste Quartal 2017. Das Verschieben von Dokumenten zwischen OneDrive for Business und SharePoint Team Sites. Schon seit längerer Zeit konnte man Dateien von OneDrive for Business kopieren, dies führte jedoch bei einigen Benutzern zu Irritationen, weil jetzt die Datei doppelt vorhanden war, wenn man Sie von der Quelle nicht manuell löschte.

Move Files/Folders , SharePoint Team Sites, OneDrive for Business

Seit kurzem wird das Verschieben nach auf allen Tenants von Microsoft Office 365 ausgerollt. Damit wird das Verschieben eingeführt. Auch das Kopieren wird erweitert. Die Funktion bekommt die Angaben von anderen Team-Sites von Microsoft Graph.

Quelle/Ziele

  • ODFB – SP Team Sites
  • ODFB  – ODFB
  • SP Team Sites – ODFB
  • SP Team Sites – SP Team Sites

Kopieren/Verschieben funktioniert mit

  • einfachen Dateien
  • mehreren Dateien
  • Ordner

und die Metadaten werden beibehalten.

Einschränkung

Es gibt derzeit aber noch eine Einschränkung: Das Größe der Datei ist auf 50 MB beschränkt. Microsoft hat aber angekündigt, das dieses Limit noch im Jahr 2017 aufgehoben wird und das dann das Verschieben von Dateien erweitert wird um die kompletten History Daten.

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