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OneDrive oder OneDrive?

18. Februar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

OneDrive oder OneDrive?

Sind Sie Verwirrt? Gut, dann sollten Sie weiterlesen. Erstaunt? Auch für Sie gilt: Weiter lesen. Und für alle anderen sowieso. Es sei denn Sie gehören zur Kategorie OneDrive Experte. Aber auch für diese Personen könnte es interessant sein, ….

Zuerst: Es geht hier und heute nicht um technische Aspekte, um die sich die Marketing-Abteilung von Microsoft seit der neuen Namensänderung von SkyDrive zu OneDrive einen Deut schert. Microsoft hört auf seine Kunden? Mitnichten. Alle Personen, die sich mit dem Thema OneDrive beschäftigen sprechen nur über OneDrive, und nicht über OneDrive for Business und OneDrive Personal. Und die Kunden müssen immer nachfragen. Erst dann rücken Sie mit der Wahrheit heraus, und selbst auf den Original-Präsentationen werden oft genug keine Unterschiede gemacht.

Dabei ist es wirklich so einfach. Wenn wir in die Benachrichtigungszeile von Windows schauen, finden wir eine weiße oder eine blaue Wolke. Die weiße Wolke steht für OneDrive Personal, die blaue Wolke für unterschiedliche Bereiche in einem Office 365 Tenant, also der professionellen Variante.

Auch der Support hat es nicht einfach. Denn auch er muss bei seinem Benutzer nachfragen um das Problem zu lösen. Mittlerweile ist der Sync-Client der auf den Namen Next Generation Sync Client hört, auf der Zielgeraden. Und ja, es gibt nur einen, und die Datei hat den Namen OneDrive.exe. Dem Synchronisations-Client ist es nämlich egal, ob er persönliche Daten zu OneDrive synchronisiert, sich mit Businessdaten in Office 365 in der Wolke beschäftigt, oder, und das wird mit dem SharePoint Server 2019 noch im Jahr 2018 kommen, ebenfalls Business-Daten mit dem Server im eigenen Rechenzentrum synchronisiert. Solange alles funktioniert, ist es dem Anwender egal.

Und jetzt sind wir beim Anwender. Ich teile diese in drei verschiedene Typen ein.

Typ 1

Das ist der Anwender, der schon zu SkyDrive-Zeiten sich über die langsame Synchronisations-Geschwindigkeit aufregt, der eigentlich nur seine Tausende hochauflösende Fotos in die Cloud synchronisieren will. Der für 0€ sein OneDrive Personal benutzt.

Typ 2

Das ist der leidgeprüfte Firmen-Benutzer, der sich darüber aufregt, dass früher alles viel besser war. Vor allem auf dem File-Server war die Geschwindigkeit wesentlich schneller. Der sich in einer Teamsite über die vielen Tausend Dokument aufregt und der doch nur ein paar Dutzend Dateien im Jahr ablegt. Und diese Dokumente manchmal mit anderen per Mail teilt. Falsch. Er versendet diese Dokumente.

Typ 3

Mit der Version Arbeitsplatz 2.0, also der Digitalisierung des modernen Arbeitsplatzes, wurde diesem Firmen-Benutzer gezeigt, wie man heute mit Dokumenten umgeht. Er versendet nur noch Links, die Dokumente sind immer Up To date, und für ihn ist auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument keine Seltenheit.

Typ 1 hätte auch jedes andere Cloud Produkt nehmen können. Das wäre auch noch schneller gewesen. Er benötigt keine Datei-Historie, er will nur schnell mal. Das OneDrive heute über 270 verschiedene Formate verarbeiten kann, bringt ihn nicht weiter. Für ihn sind die lästigen Fehlermeldungen, die vor allem in der ersten Zeit über den Bildschirm huschten, ein Gräuel. Sie machten ihn nicht glücklich. Wenn da nicht der unentgeltliche Speicherplatz gelockt hätte. Den Microsoft nach einiger Zeit wieder zusammen gestrichen hat. Manche Benutzer sind dabeigeblieben, manche haben sich abgewendet. Manche sind zur professionellen Variante, also Office 365 und OneDrive for Business umgestiegen.

Benutzer der Kategorie Typ2 waren vielleicht schon früh organisiert, alles in einen Topf mit dem Namen File Server, eingebunden als Laufwerk S, T, oder Z. Von zu Hause arbeiten ging auch, man musste halt einen VPN-Tunnel öffnen. Und wenn die Firme sich mit neuen Techniken beschäftigte, dann kamen sogar Wortfelder zum Einsatz. Übers Internet. Ohne Tunnel. Aber auch ohne die Möglichkeit der möglichen, gleichzeitigen Zusammenarbeit. Immerhin, der erste Schritt war getan. Wir brauchen die Cloud nicht, unsere Daten sind in unserem Firmennetzwerk sicherer. Wir, oder besser, unsere IT-Abteilung, weiß was sie tut. Gemeinsames Arbeiten. Ja. Mitarbeiter erhalten gemeinsame Dokumente per Mail. Und regelmäßig muss der Mitarbeiter per Telefon oder Mail dem aktuellen Dokument hinterherlaufen.

Und dann wäre da noch der Benutzer der Kategorie Typ 3. Mit dem Beginn der Cloud Produktivität, also noch vor Office 365, haben sich IT-Mitarbeiter mit der Standardisierung und Möglichkeiten der Vereinfachung, aber auch der Produktunterstützung im Office Bereich, was die Möglichkeit der Zusammenarbeit anging, beschäftigt. Es war ein steiniger Weg. Und es gab so manchen Rückschlag. Aber diese Mitarbeiter wollten nicht mehr länger eigene Server warten, immer wieder neue Versionen installieren, oder was die Server anging, Fehlern hinterherjagen. Diese IT-Leute erkannten, dass der Weg in die Cloud und der damit vollziehbare Weg der Standardisierung der einzig richtige war. Auch wenn Ihnen die Datenschützer mit dem erhobenen Zeigefinger warnten, beschritt man konsequent den Weg. Und als Microsoft mit Azure mehr und mehr Funktionen in der Cloud zur Verfügung stellte, gab es kein Halten mehr. Man rechnete und wagte den Sprung. Und es wurde nicht alles sofort in Anspruch genommen. Erst einmal Mail. Egal mit welchem Mail-System die IT arbeitete, mit Hilfe von Migration-Tools wurde deren Inhalt in die Cloud migriert. Manchmal noch mit Hybrid-Szenarien, manchmal aber auch komplett. Und weil es funktionierte, wurde die nächsten Schritte angegangen. File-Server wurden schrittweise abgelöst, der Inhalt wanderte in Dokumentbibliotheken von OneDrive for Business oder in Team-Sites (und Groups). Also zu SharePoint Online. Nicht immer war dieser Schritt von Erfolg gekrönt. Manchmal hatten IT-Fachleute es nicht verstanden, dass große Datensilos nicht mehr gebraucht werden. Auch Microsoft musste dazu lernen. War da nicht der steinige Weg, einen neuen Synchronisations-Mechanismus auf die Straße zu bringen. Und nicht nur für eigene Betriebssysteme, nein oder für die damalige Konkurrenz wie Apple oder Android. Für mobile Geräte. Für Geräte unterschiedlicher Art. Microsoft ist noch nicht am Ende angelangt. So vermissen viele (SharePoint on Premises) Benutzer Metadaten. Es ist schon lange her, aber mit SharePoint Workspace 2010 wurden Metadaten vom Server zum Client gebracht. Dafür haben die Entwickler in Redmond aber andere Technologien auf den Weg gebracht. Man hat dabei auf die Kunden gehört, die nicht immer vom geliebten Desktop zum Browser wechseln wollten, um einen Link zu bekommen, der dann via Mail versendet werden kann. Aus dem Windows Explorer oder direkt aus den Office Programmen kann jetzt auf den Teilen Button geklickt werden. Die jeweiligen Programme übergeben dann dem Next Generation Sync Client die notwendigen Parameter, wie Dateiname , der NGSC schaut dann auf der jeweiligen SharePoint Site Collection nach, was vom Administrator vorgegeben und erlaubt ist, um anschließend einen Dialog zu öffnen, wo der Benutzer seine möglichen Eingaben vornehmen kann. Und dabei werden solche Funktionen Schritt für Schritt eingeführt. Nicht mehr im 3 jährigen Rhythmus, sondern fast wöchentlich. Das hat Vor- aber auch Nachteile. Die klassischen Schulungen haben ausgedient, Firmen müssen neue Konzepte bereitstellen, Administratoren eigentlich dauernd testen, ob diese neuen Funktionalitäten Änderungen am Ablauf der jeweiligen Arbeitsplätze nach sich ziehen werden. Der Benutzer steht dabei im Vordergrund, nicht mehr die starren Programme und Abläufe.

Diese Programmatik verändert also die Arbeitsweise. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, nicht mehr hintereinander, beschleunigt die Arbeitsweise im Team. Ergebnisse können damit schneller erbracht werden. Und dass, obwohl wir nicht überall mit ausreichender Bandbreiten-Abdeckung versorgt werden. Denn fast alle Funktionalitäten stehen auch Offline zur Verfügung. Auch für die Sicherheit wird dabei gesorgt. Azure IRM, vom Administrator ausgerollt für bestimmte Dokumentenbibliotheken, sorgt im Hintergrund dafür, dass Dokumente geschützt sind und nicht geöffnet werden können, wenn ein Benutzer diese an fremde Personen weiterleitet.

Wenn Sie also zum Benutzer des Typ 3 gehören, dann willkommen in der neuen Welt. Ja. Wir müssen umdenken und neu lernen. Ja, das braucht seine Zeit. Aber Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut. Und genau deshalb heißt es auch: OneDrive oder OneDrive.

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Office 365: Allgemeines – mal keine Technik


Nun sind es noch ein paar Tage bis zum offiziellen Launch am 28.06.2010. Dann kann es losgehen. Das Verkaufen, Einrichten, Gestalten.

Ich kann mich noch an die vergangenen Tage erinnern, als das Internet noch nicht existent war, ja ist schon ein bisschen länger her, da war man beim Kunden, empfahl ihm einen Server und der typische Kommentar des Kunden: “Aah, ein neues Gerät! Gut, kann ich darauf arbeiten?”

Heute stehen in fast jedem Haushalt und in fast jeder Firma  ein oder mehrere Computer im Einsatz. Das Internet hat Einzug gehalten, je nach Infrastruktur und Möglichkeiten und dort wo es erlaubt ist, sind wir permanent online, nutzen soziale Netzwerke, kaufen und verkaufen unsere Waren und Dienstleistungen.

Aus den riesigen Desktop-Maschinen haben wir uns den mobilen Geräten zugewandt, und mit der Generation Smartphone sind wir permanent erreichbar und greifen auf Informationen zu, egal wo sich diese befinden. Privat und geschäftlich.

Aus den einzelnen Disketten im 8” Format wurden die Kapazitäten immer größer, das Format immer kleiner, auch bei den “mechanischen” Festplatten ging dieser Trend  einher und die neusten Speichermedien haben gar keine mechanischen Teile mehr. Wir waren es gewohnt uns immer wieder in neue Softwarepakete einzuarbeiten, die wir mit neuen Geräten vorinstalliert vorfanden oder die uns die IT-Abteilung installiert hat.

Man war gewohnt, dass jedes Programm so seine Tücken mit sich brachte, Updates mussten immer und immer wieder installiert werden (ist schon erstaunlich, die Werkstatt-Zyklen unserer Autos werden immer länger) und für Software-Berater herrscht Hochkonjunktur. Spätestens alle 3 Jahre sind sie in der Firma aufgetaucht und erzählen dem Endkunden, dass mit der nächsten Generation von Software alles viel schneller und einfacher wird. Ja, ich gehöre auch zu diesen Beratern und kämpfe jeden Tag gegen den menschlichen Widerstand. Kunde: “Ich beherrsche gerade mal 10% der installierten Software, und nun muss ich mich wieder neu einarbeiten?” oder “Wer soll denn all diese Software warten, das kostet uns ein Vermögen”

Und jetzt kommt Office 365. Alles in der Wolke. Ich brauche eigentlich nur noch einen Browser und permanenten Internet Zugang. In den technischen Blogs und Twitter Meldungen werden Restriktionen behandelt, für gut oder schlecht befunden und oft die Frage gestellt, ob dieses Produkt schon fertig (oder sagen wir mal reif) für den Endkundenmarkt ist. Die Einschränkungen, die die Macher dieser Software festgelegt haben, das sind oft Einschränkungen, die Wolkensoftware so mit sich bringt. Es muss standardisiert werden, sonst funktioniert dieses Geschäftsmodell nicht. Selbst das Lizenzmodell konnte weltweit (fast) eindeutig für all die beteiligten Länder ausgegeben werden.

Also raus zu unseren Ärzten, Rechtsanwälten, Vereinen, Kleingewerbetreibende , Mittelstandskunden und großen Firmen. Die Zukunft heißt Cloud und das Programm Office 365. Du bekommst zu einem kleinen Mietpreis all das, was Du Dir bisher nicht leisten konntest. Und Du brauchst Dir über die benötigte Hardware keine Gedanken machen, kein zusätzlicher Wartungsvertrag. Auch die Datensicherung wird gemacht. Alles inbegriffen.

Gut, für die Einstellungen werden wir Berater und Implementierer noch gebraucht. Und da ja das Business sich dauernd ändert, werden wir auch nicht arbeitslos. Änderungen für den Kunden können wir von Überall aus durchführen, wenn wir Internetzugang haben.

Und dann die Frage meines Zahnarztes und später auch genau die Gleiche meines Rechtsanwaltes: “und wo liegen denn dann meine Patienten(Mandanten)-Daten ?”

Das ist in Deutschland noch die Crux: Bestimmte gesetzliche Vorschriften in Deutschland legen fest, dass sich diese Daten …

Und das können wir leider dem Kunden derzeit nicht garantieren. Zugegeben, physikalisch sind Sie wahrscheinlich sicherer untergebracht, aber es geht um die rechtliche Sicherheit. Auch wenn ich meinen Kunden sagen kann, die Daten liegen in der EU, winken einige oben aufgeführte Kunden ab. Nichts für mich. Wir sind gebunden. Wir müssen uns an die rechtlichen Vorschriften halten.

Office 365 bringt uns also den nächsten Schritt, äußerst günstig mit modernster Software zu arbeiten, leider hinken länderspezifische Vorschriften hier noch hinterher. Und das wird auch noch eine Weile so gehen. Ich darf hier als Beispiel die elektronische, qualifizierte Signatur für elektronische Rechnungen aufführen. Ab Mitte diesen Jahres ausgesetzt, keiner weiß derzeit so richtig, wie es weitergeht.

Das schöne an Microsoft Office ist: Wir können dem Kunden wie bisher alles lokal anbieten oder die Wolke nehmen. Selbst eine Mixtur ist möglich. Wichtig für die vielen Berater ist es, die technischen Restriktionen von Office 365 zu kennen, dem Kunden zuzuhören und dann mit dem richtigen Konzept dem Kunden die Entscheidung leicht machen.

Viel wichtiger aber ist, sich mit den neuen Möglichkeiten von Office 2010 vertraut zu machen. SharePoint, Lync und Exchange und die komplette Office Client Welt bieten eine unüberschaubare Anzahl von Möglichkeiten, interne Firmenprozesse eleganter, zeitschonender und effektiver zu gestalten. Unterm Strich sparen wir Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens.

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