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Anonymer externer Zugriff auf Gruppen und Teamsites

11. Januar 2018 Hinterlasse einen Kommentar

anonymer, externer Zugriff auf Groups and Teamsites

Ein Dokument mal schnell mit einem externen Benutzer teilen?

Nichts leichter als das, äh, das Dokument steckt in der Dokumenten-Bibliothek einer Gruppe oder Team-Site? Und dort ist es mir per Standard verboten, Dokumente mit anonymen Benutzern zu teilen.

Selbst als Admin habe ich im SharePoint Admin Center keine Möglichkeit, das zu ändern. Aber es muss doch gehen, in OneDrive for Business geht es ja auch.

Die Antwort: Es geht, aber nur per PowerShell

Und hier bei Bright Skies ist es Schritt für Schritt beschrieben.

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OneDrive for Business | mit mir geteilte Dateien synchronisieren

29. November 2016 20 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

wer die Version 17.3.6674.1021 des Next Generation Sync Client installiert hat (siehe  nachstehende Blog Posts )

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client (alle Versionen)
Office 365 | OneDrive for Business, Team Seiten und Gruppen – Überblick
Next Generation Sync Client – neue Version des Preview Clients 17.3.6673.1011
Naming Convention in Explorer with the Next Generation Sync Client

der kann auch mit mir geteilte Dateien synchronisieren. Wie das funktioniert? Hier eine kurze Bilderstrecke:

 

Office 365 : OneDrive (for Business) 1. Navigieren Sie zu OneDrive (for Business) in Office 365

2. Klicken Sie auf mit mit mir geteilt

In diesem Beispiel hat der Benutzer Julian Versuch  in seinem OneDrive (for Business) den Ordner “Ignite Demo JV” mit mir geteilt.

Office 365 : OneDrive (for Business) : Mit mir geteilt

3. Klicken Sie auf “Synchronisieren”

Office 365:  OneDrive (for Business) : Mit mir geteilt: Synchronisation

Bitte dabei exakt vorgehen, wie hier bei Microsoft beschrieben

Nach der Synchronisation sieht das ganze dann so aus:

Explorer-Ansicht OneDrive for Business (Gruppen, Team-Seiten und mit mir geteilte Dateien)

Der Ordnername im Windows-Explorer ist mein Tenant-Name in Office 365  (ohne OneDrive) zu sehen.
Und dort sehen wir mehrere Ordner:

  • Team-Seiten (Finance,Merketing I)
  • Gruppen (Group Marketing)
  • und Mit mir geteilte Dateien (Julian Versuch)

Namenskonvention im Explorer mit dem Next Generation Sync Client

12. Oktober 2016 10 Kommentare

Synchronisation zu OneDrive, OneDrive for Business, Team-Seiten,Gruppen und mit mir geteilte Dateien mit dem Next Generation Sync Client

Wer schon mit der Preview des Next Generation Sync Client arbeitet, muss sich auch mit der Namenkonvention im Explorer vertraut machen. Die nachstehenden Abbildungen und Beschreibungen beziehen sich auf die Preview Version 17.3.6642.0922 des Next Generation Sync Clients (Installation habe ich hier beschrieben)

Grundsätzlich ist es so, dass Änderungen an Namen in Gruppen, Team- Websites oder direkt am Tenant keine Änderungen bei der Synchronisation hervorrufen. Hier muss Microsoft noch nachbessern. Aber es ist ja noch eine PreView

Zu Erinnerung:
OneDrive (Personal) wird Benachrichtigungsbereich durch ein weißes, alle anderen (OneDrive for Business, Team Websiten, Gruppen) durch ein blaues Wolkensymbol dargestellt. Die meisten werden also nur zwei Symbole sehen. Wer noch den mit dem alten Groove-Client synchronisiert, der übrigens auch ein blaues Wolkensymbol repräsentiert wird, kann mit einer einfachen Methode feststellen, welchen Client er benutzt, Das habe ich hier beschrieben.

Der Next Generation Sync Client ist aber in der Lage, nicht nur Dateien (eines!) OneDrive (Personal) und die Dateien eines Tenant zu synchronisieren, sondern (vor allem Consultants) können, sofern von der Administration erlaubt, weitere Tanants synchronisieren.

Grundsätzlich für die Namenskonvention:

OneDriveTenant-Name

Die gilt für synchronisierte Dateien in OneDrive for Business.
Bei OneDrive (Personal)  ist der Tenant-Name durch “Personal” ersetzt
Tenant-Name Hier werden für diesen Tenant die ausgewählten Dokumente von Team-Sites, Groups und mit mir geteilte Dokumente angezeigt

im Explorer sieh es dann so aus:

Zwei Tenants und ein OneDrive Personal 1) OneDrive (Personal)

2) OneDrive for Business Tenant Hbsoft

3) OneDrive for Business Tenant BitTitan

4) Team-Sites, Gruppen und mit mir geteilte Dateien des Tenant Hbsoft

Öffnet man Nummer 4…

Teamseiten, Gruppen und mit mir geteilte Dateien man kann (derzeit?) nicht erkennen, woher der Inhalt der Ordner stammt.

Finance: Team-Webseite

Group Marketing: Gruppe
(Ich habe beim Erstellen der Gruppe den Namen “Group Marketing” gewählt, was von den Benutzern jedoch nicht getan wird!)

Julian Versuch… : mit mir geteilte Dateien (vom Benutzer Julian Versuch)

Marketing I: Team Webseite

Sollten also Namensänderungen durchgeführt worden sein, so muss derzeit der Bereich in den Einstellungen “mit Synchronisierung beenden”  von der Synchronisierung ausgeschlossen werden, dann den Ordner mit Inhalt gelöscht werden und die Synchronisierung wieder über die Website ausgelöst werden. Dass das bei großer Dateianzahl nicht praktikabel ist,muss ich Microsoft bis zur globalen Verfügbarkeit noch etwas einfallen lassen.

OneDrive for Business | Groove.exe Download

8. August 2016 5 Kommentare

Microsoft macht ernst. Es kann sich nur noch um Tage (Wochen) handeln. Dann wird man mit dem Synchronisations Client der nächsten Generation (Next Generation Sync Client = NGSC) auch Dokumenten-Bibliotheken von Teamseiten und Gruppen synchronisieren können. (Office 365).

Bis vor kurzem konnte man von den OneDrive Download Seiten von Microsoft noch den alten Synchronisierungs-Client herunterladen (roter Pfeil)

Dowload OneDrive for Business: alter Sync Client (Groove.exe)

Das hat sich jetzt geändert. Von der Microsoft Download-Seite von OneDrive gibt es nur mehr den Client der nächsten Generation.

Dowload OneDrive for Business:  Next Generation Sync Client

Aber noch ist es nicht soweit.

Teamseiten und Gruppen werden vom NGSC noch nicht unterstützt

 

Die erste Maßnahme, die Microsoft getroffen hat, um den alten Synchronisierungs-Client mit dem neuen Synchronisations-Client (Groove.exe) auf den neuen umzustellen, sind die Mails, die Benutzer von Office 365 erhalten haben (siehe hier).

Was aber tun Benutzer, die Bibliotheken in Team-Seiten (SharePoint Online) haben und einen neuen Rechner aufsetzen?

Die herunterladbaren Programme von Office 365 enthalten den “alten” Groove-Client nicht mehr. Auch ich habe auf den Microsoft Web-Seiten lange suchen müssen,…

Hier der Download zu Groove.exe, dem alten Synchronisierungs-Client von OneDrive for Business.  Dieser Client hatte noch keine Sprachversionen, das heißt, ich muss zuerst die Sprache auswählen und dann entscheiden, 32Bit oder 64 Bit. Diese sollte mit der Office-Version, die Sie installiert haben übereinstimmen.

Direkter Download

Deutsch: 32 Bit OneDrive for Business (Groove.exe)
Deutsch: 64 Bit OneDrive for Business (Groove.exe)
Englisch: 32 Bit OneDrive for Business (Groove.exe)
Englisch: 64 Bit OneDrive for Business (Groove.exe)

Nach der Installation bitte unbedingt Updates suchen und installieren.

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