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OneDrive for Business | Restore is not Restore

9. März 2020 2 Kommentare

Delete a file and Restore

Again and again, experienced administrators can be confused with a simple scenario. This scenario is about a simple Word document, which is saved in a folder of user A in his OneDrive for Business. Then user A shares the folder! with user B of the same tenant. This user synchronizes the folder on his device. So both can now work on the Word document. Collaboration without looking for the link every time. Working offline is also possible. User B accidentally deletes this document.

What are the options for restoring the document?
Can user B do this himself?
Will the versioning be preserved?

Too fast?
Then everything again in individual steps and explanations

  1. User A creates a Word document.
  2. He saves this in folder demo on OneDrive for Business.
  3. He shares this folder with user B.
  4. User B opens the folder in a browser.
  5. User B synchronizes the folder.
  6. Users B and A edit the document multiple times

As can be seen in the picture, the Word document exists in three different places:

  • On user A’s device
  • In OneDrive for Bsuiness of user A
  • On user B’s device

and now to scenario:

What Happens When User B Deletes the Document?

Well, there are many ways to delete a document. Let’s take the simplest. We switch to Windows File Explorer, select the document and press the Delete key. We assume that the file is in the “Locally available” or “Always available on this device” state.

Then several things happen:

  1. For user B, the document is moved to the local recycle bin.
  2. B’s sync client informs the cloud location of the deletion.
  3. The document is deleted in User A‘s OneDrive for Business.
  4. The document is moved from A’s ODFB to the ODFB Recycle Bin (with history!)
  5. All other devices are informed, this is only user A.
  6. User A‘s device moves the document to the local recycle bin.

We now have the document in three places:

  • in the trash of the device of user A
  • in the recycle bin of user B’s device
  • in the trash from user A for One

Restoring the polluter, User B through this, is not the right solution. As described above, the document has been edited by both users. So there are several versions. Maybe you need a previous version?

However, restoring the document from user B’s recycle bin immediately prompts the user B to save the document with a new name. It can be seen that the document was stored in a synchronized area. So why not check the OneDrive for Business trash? The solution is very simple: Because the user only has rights for the Demo folder. So that doesn’t work

User B must there force exchange information with User A, please restore the document. User A can now restore the document from the trash. He gets the same hint. He should save the document with a new name. The operating system (or the sync client) recognizes that this is a synchronized area, but does not check whether this file is in the OneDrive for Business recycle bin. Microsoft: Why not?

The only correct solution (currently) remains:

User B informs User A of the accidental deletion. User A switches to the browser of his OneDrive for Business, switches to the trash there and clicks on Restore. The file is moved to the original location, with basking meta data, including versioning. And then synchronized to the original devices of users A and B.


The scenario can get even more complicated with OneDrive for Business. When there are more devices and / or more users in the game. It looks different when we talk about SharePoint online libraries. Because members can access the trash from there.

Quite simple, actually. It was easy with the network drives. But they knew neither metadata nor versioning. And these are becoming increasingly important.

SharePoint: Restore of files from document libraries


Restore of Files from doclibs in SharePoint Online

Another self-service, once you have captured an encryption virus, or accidentally deleted one or more files or even entire folders. It has been around for OneDrive for Business for a while, and this service is currently rolled out on all tenants in Office 365. The procedure is the same everywhere.

Use a browser to navigate to the document library where you want to restore files.SharePoint Online : Settings

Then click on the gear icon. Now you see all the settings and there is also the item “Restore this library”". (If it does not show up yet, it’s not currently available in your tenant).

Click on Restore…

SelfServcice Portal: Restore of files  in SharePoint Online

brings us the image of time restriction and selection known from OneDrive for Business.
The procedure is, as I said, not only for all document libraries, but also for the documents that you have stored in OneDrive for Business.

OneDrive – Neuheiten: neue Dateiformate, Restore mit Anleitung


Restore Mit Defender in Windows 10 1803

keine großen Neuheiten, aber doch einige News, die für bestimmte Benutzer sehr interessant sein könnten:

 

Neue Dateiformate für OneDrive, SharePoint und Teams

weitere 30 neue Dateiformate hat Microsoft in der Webansicht spendiert. Damit ist die Bibliothek auf über 300 Dateitypen angewachsen.

File Viewers  Web

Der Original Blog-Beitrag von Stephen Rose in engl. Sprache


OneDrive Files Restore und Windows Defender

ein weiterer Schutz hat Microsoft Anwendern von Office 365 Home, Office 365 Personal und OneDrive for Business Benutzern in Verbindung mit Windows 10 Version 1803  (Windows 10 April 2018) .

Neu dabei ist, dass der Benutzer durch den Defender gewarnt wird und eine geführte Anleitung erhält, wie er die durch Ransomware umbenannte Dateien zurücksetzen kann.

Restore mit Defender

Der Original Blog-Post von Aaron Rimmer kann hier in englischer Sprache nachgelesen werden


IntraZone

zum Ende dieses Blogposts möchte ich auf einen Podcast hinweisen. IntraZone. Es sind bereits zwei  Folgen dieses  klassischen  Podcasts von Mark Kashmann und Chris McNulty erschienen. Hier geht es um SharePoint Themen  in englischer Sprache

Podcast with Mark Kashman und Chris McNulty

Episode 1: Building Blocks of Your Intelligent Intranet
Episode 2: Low-code, no-code – that is the solution

SharePoint Workspace 2010 | Datensicherung

28. Januar 2011 2 Kommentare

Immer wieder vernachlässigt und oft nicht vorhanden, spätestens bei einem Wechsel des PC’s oder der Festplatte wird es ernst. Dabei gibt es eine Archiv-Funktion

Nun, die verschiedenen Möglichkeiten des Einsatzes von SharePoint Workspace 2010 machen es erforderlich, sich über die Grundlagen einer Datensicherung der Arbeitsbereiche und Gemeinsamen Ordner klar zu werden.

Generell gilt:

Sind noch andere Mitglieder in den verschiedenen Arbeitsbereichen und Gemeinsamer Ordner vorhanden, so genügt die Sicherung der Kontoinformationen, um an all Ihre Daten wieder heranzukommen, allerdings kann dieser Prozess etwas dauern, heißt: Sie können nicht sofort auf die Daten zugreifen.

 

Alle anderen Daten können und sollten Sie sichern:

SharePoint Workspace 2010 Beschreibung
Groove Arbeitsbereich 2007 Benutzen Sie die Archiv-Funktion
Groove Arbeitsbereich 2010 Benutzen Sie die Archiv-Funktion
Freigegebener Ordner Bordmittel von Windows
SharePoint Arbeitsbereich werden auf dem SharePoint Server gesichert.

Bordmittel von Windows:

Bei den freigegebenen Ordner haben Sie die Qual der Wahl. Da es sich um Ordner im Betriebssystem von Windows handelt, können Sie es mit dem Tool Ihrer Wahl sichern.

Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010

Bei der ersten Benutzung der Archiv-Funktion von SharePoint Workspace 2010 legt das Programm unter “eigene Dokumente” einen Ordner “Workspace Archives” an. Dort werden dann die gesicherten Arbeitsbereiche mit der Dateiendung “gsa” abgelegt.

Archivieren Vorgehensweise:

Klicken Sie den Arbeitsbereich, den Sie archivieren möchten SharePoint workspace 2010: Archivieren eines Arbeitsbereiches
Klicken Sie auf Datei (Backstage Bereich von SharePoint Workspace 2010) und danach auf  Speichern und Senden SharePoint workspace 2010: Backstage: Archivieren eines Arbeitsbereiches
Klicken sie auf Arbeitsbereich als Archiv
und bestätigen sie mit “speichern”
Standardverzeichnis Archiv SharePoint Workspace 2010
im nachfolgenden Dialog können Sie noch ein Passwort für die Sicherung vergeben Passwortvergabe bei Archiv-Funktion in SharePoint Workspace 2010

Wichtig: Dies ist nur eine Momentaufnahme des Arbeitsbereiches, also sollten Sie die Archiv-Funktion je nach Häufigkeit der Benutzung des Arbeitsbereiches immer wieder aufrufen!

Danach kann wiederum mit Bordmitteln des Betriebssystems dieser Bereich gesichert werden. Auch die Möglichkeit, Offline-Folder zu verwenden, kann benutzt werden.

Die Archiv-Funktion dient auch zum Auslagern von nicht mehr benutzen Arbeitsbereichen.

 

 

Wiederherstellen von Archiven in SharePoint Workspace 2010

Klicken Sie auf Datei( Backstage in SharePoint Workspace 2010) und danach auf Neu image
Klicken sie auf Arbeitsbereich aus Archiv und wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie wieder in die Synchronisation mit SharePoint Workspace 2010 aufnehmen wollen und anschließend auf “Öffnen”. Wiederherstellen eines Archives zur Synchronisation in SharePoint Workspace  2010
Der Name lautet auf “Wiederhergestellte Kopie von …” wiederhergestellter Arbeitsbereich in SharePoint Workspace 2010

 


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