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SharePoint Online | gleichzeitiges Arbeiten mit Office Dokumenten
in den alten Tagen von SharePoint Online (und SharePoint on Premise ohne Installation des Office Web Apps Servers) war es schon ein bisschen kompliziert mit dem gleichzeitigen Arbeiten, So musste man bei einem Word-Dokument das native Word 2013 starten, um gleichzeitig mit mehreren Benutzern an diesem Dokument zu arbeiten. Das hat sich geändert
Es gibt nur noch eine Ausnahme: Excel
Hier die Möglichkeiten, die uns Word und PowerPoint bieten:
| Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 | Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 2 | gemeinsames Bearbeiten |
| Word Online | Word Online | Ja |
| Word Online | Word gestartet vom Web-Browser | Ja |
| Word gestartet vom Web-Browser | Word gestartet vom Web-Browser | Ja |
| Dokument geöffnet von OneDrive for Business (lokale Datei) | Word Online | Ja |
| Dokument geöffnet von OneDrive for Business (lokale Datei) | Word gestartet vom Web-Browser | Ja |
| Dokument geöffnet von OneDrive for Business (lokale Datei) | Dokument geöffnet von OneDrive for Business (lokale Datei) | Ja |
Excel
| Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 | Bearbeiten eines Dokuments Benutzer 1 | gemeinsames Bearbeiten |
| Excel Online | Excel Online | Ja |
| jede andere Kombination | Excel Online | Nein |
Derzeit ist ein gleichzeitiges Bearbeiten in Excel nur mit der Variante Excel Online möglich
 |
Im Web-Browser sieht man die anderen Benutzer, die gerade an dem Dokument arbeiten. |
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Bei Word-Online sieht man die Eingaben der anderen Benutzer |
Mit SharePoint Online bleibt es jetzt den Anwendern überlassen, welches Programm (Word Online, natives Word bzw. PowerPoint Online oder natives PowerPoint) man für das gleichzeitige Bearbeiten benutzen möchte. Die schnellsten Ergebnisse erzielt man mit den Online-Varianten. Trotzdem kann es erforderlich sein, die Bearbeitung mit dem lokal installierten Office Programmen zu arbeiten, weil z.B. bestimmte Funktionalitäten in den Online-Varianten fehlen.
Bei besonders großen Dokumenten und der Benutzung von lokal installierten Programmen kommt die Eigenschaft von OneDrive for Business zum tragen, dass nur geänderte Datenteile wieder in die Wolke synchronisiert werden müssen.
Zusammenfassung:
Microsoft sollte die Lücke bei Excel schließen, dann muss der Anwender nicht mehr nachdenken.
Aber es gibt von mir natürlich eine Wunschliste für zukünftige Versionen:
Das Sperren von bestimmten Bereichen eines Dokumentes, bei dem keiner mehr editieren oder diesen Bereich löschen kann. Beim gleichzeitigen Bearbeiten an einem Dokument kann nicht auf die Datei-Historie zurückgegriffen werden, denn erst der letzte Benutzer erzeugt eine neue Version (wenn eingeschaltet).
Die Implementieren eines Dokumenten Logs, welcher Benutzer hat was getan. Nur so kann festgestellt und nachverfolgt werden, wer z.B. falsche Dokument-Daten erzeugt hat, oder wer bestimmte Bereiche gelöscht hat. (Word ist das einzige Office-Programm, welches diese Funktion unterstützt (Änderungen nachverfolgen))
Zusammenarbeit Link
die englische Version dieses Artikels finden sie hier
SharePoint Online | Co-Authoring with Office documents
in the early days of SharePoint Online (and SharePoint on Premise without the Office Apps Server installed) you could not co-authoring with all Office documents online. For example, if you have had a word document, then you have had to open and edit it with the native Word 2013, if you want to co-authoring with other users.
Now, you only have to watch Excel
Here are the possibilities with Word and PowerPoint
| Edit a document User 1 | Edit a document User 2 | Co-Authoring |
| Word Online | Word Online | Yes, best user experience |
| Word Online | Word started from Browser | Yes |
| Word started from Bowser | Word started from Browser | Yes |
| Document opened from OneDrive for Business (local file) | Word Online | Yes |
| Document opened from OneDrive for Business (local file) | Word started from Browser | Yes |
| Document opened from OneDrive for Business (local file) | Document opened from OneDrive for Business (local file) | Yes |
Excel
| Edit a document User 1 | Edit a document User 2 | Co-Authoring |
| Excel Online | Excel Online | Yes |
| any other combination | Excel Online | NO |
This time you may only Co-Authoring with Excel Online !!
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on the right side of your browser, you see your co-authors in Word online |
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with Word Online you see the others Co-authors writing |
With SharePoint Online you may co-authoring and you may decide, which program you will use. You will have the best user experience, if you collaborate with the Online versions. But in some situations you will take the native Office programs, f.e. if a specific function is not available in the Online Version.
Keep in mind with the native Office programs and “big” documents, only the changes (deltas)of the document will synchronized. And this is a big advantage of OneDrive for business.
Conclusion:
Microsoft should close the gap on Excel, then the user may decide, which is the best way to Co-Author with other users.
My wish-list Microsoft my implement in the future versions
- save parts of my document, nobody may change or delete
(Only the last user, who ends the document writes a new version, if version history is on) - implement a log, which user do what
(in word you may do that with review an track changes – but only with the native Word)
Co-Authoring Link
Office Online | Umbenennung der Web Apps
Diese Woche hat Microsoft viele Namens-Änderungen an Produkten vorgenommen.
| alter Name | neuer Name |
| SkyDrive | OneDrive |
| SkyDrive Pro | OneDrive for business |
| Office Web Apps | Office Online |
| Word Web App | Word Online |
| Excel Web App | Excel Online |
| PowerPoint Web App | PowerPoint Online |
| OneNote Web App | OneNote Online |
Die Office Web Apps Office Online Programme sind eine hervorragende Sache, die in bestimmten Situationen ein lokal installiertes Office nicht benötigen.
ein Beispiel:
Urlaub, Hotel… und kein Firmen-Rechner mit dabei. Immer mehr Firmen achten darauf, dass in der Freizeit weder E-Mails gelesen noch sonstige geschäftlichen Dinge erledigt werden sollen. Also hinkt mein Beispiel? Keineswegs. Weil aus dem familiären Umfeld auch während der Urlaubszeit Situationen eintreten können, die z.B. das Ansehen und Bearbeiten eines Word Dokumentes erforderlich machen. Auf dem Hotelrechner ist kein Office installiert. Er erlaubt nur das Surfen im Internet. Und jetzt sind wir mittendrin.
Nach der Anmeldung bei OneDrive (oder für geschäftliche Dinge OneDrive for Business) stehen alle Office Online Programme zur Verfügung.
Die Apps stehen Ihnen im Browser zur Verfügung.
Bleibt die Frage nach dem Umfang der Funktionen der einzelnen Apps. Diese haben natürlich (noch) nicht den vollen Umfang, werden aber fortlaufend weiterentwickelt. Da Microsoft weitere Funktionen nur an einer einzigen Stelle in der Cloud unterbringen muss, werden diese Änderungen sofort für alle Benutzer nutzbar. Kein Ausrollen, kein Service Pack einspielen. kein Patch.
Deshalb nicht wundern, was gestern noch nicht ging, kann heute schon funktionieren. Und Microsoft kommt bei der Beschreibung der Funktionen kaum hinterher. Deshalb nicht wundern, dass bei den nachfolgenden Links noch Web App steht (21.02.014). Ausdiesen Gründen verlinke ich auch nur….
Beschreibung der Funktionen
Word Online – Excel Online – OneNote Online – PowerPoint Online
Brauche ich dafür ein Office 365 Abonnement? Nein
Egal ob Business oder Privat, sie benötigen die Zugangsdaten. Die minimalen Voraussetzungen sind ein Microsoft Konto. Und hier geht’s zur Anmeldung
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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