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Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace
Nicht nur mit SharePoint Server 2010 funktioniert es, nein auch mit SharePoint Online aus Office 365: Dokumente offline zu Verfügung zu stellen.
aber der Reihe nach:
Sie haben in einer Dokumentenbibliothek Ihrer SharePoint Online Seite Dokumente hinzugefügt, die Sie Offline mitnehmen wollen. Offline deshalb, weil es immer noch ein paar Flecken auf unserer Erde gibt, wo es keinen Internet-Zugang gibt.
Auf der Client-Site benötigen wir SharePoint Workspace 2010 (entweder als Einzelpaket oder aber aus der Office 2010 Suite (Office Professional Plus 2010). Wenn Sie den Office 365 Plan E3 oder E4 gewählt haben, steht Ihnen diese Office Suite auch als Download zur Verfügung.
| Beschreibung | Abbildung |
| Sie haben Dokumente in Ihre Dokumentenbibliothek gespeichert. Sie wechseln in diese Bibliothek. Unter Websiteaktionen klicken Sie auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren |
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| Im nachfolgenden Dialog besteht noch die Möglichkeit, den “Download” einzuschränken, dazu klicken Sie auf Konfigurieren |  |
| Hier werden alle Bibliotheken, Listen etc. aufgezeigt, die synchronisiert werden können. |  |
| Es wird auch aufgezeigt, was (derzeit) nicht synchronisiert werden kann. |  |
| Klicken Sie z.B. auf freigegebene Dokumente und wählen dann rechts aus, ob sie alle Elemente oder aber nur Kopfzeilen oder aber kein Inhalt heruntergeladen werden soll |  |
| Danach startet der Download und die Seite wird mit dem gesamten Inhalt auf Ihren Client synchronisiert. Diesen Vorgang müssen Sie nur einmal durchführen und je nach Internet-Verbindung und Anzahl der Elemente und Größe der Dokumente dauert dies eine Weile.
Achtung: Haben Sie mehrere Rechner, müssen Sie dies an jedem SharePoint Workspace Client separat durchführen. |
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| Jetzt sind alle Inhalte synchronisiert |  |
| Die Seite wird im Arbeitsbereich von SharePoint Workspace 2010 angezeigt (hier Teamwebsite) |  |
| Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Arbeitsbereich |  |
| Wenn Sie jetzt Offline eine Datei dieses Arbeitsbereiches bearbeiten und wieder speichern, wird diese Datei lokal gespeichert.
Wenn Sie das nächste Mal Online sind erfolgt die Synchronisierung automatisch! und zwar durch das Microsoft Office Upload Center. Dort werden auch Konflikte und Fehler aufgezeigt. Sie erreichen das Microsoft Upload Center z.B. über die Taskleiste |
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| Wenn Sie das Upload Center öffnen, bekommen Sie z.B. Fehler angezeigt. Sie können dort auch noch Einstellungen vornehmen. |  |
| Hier die Einstellungen des Microsoft Upload Center |  |
SharePoint Workspace 2010 als Nachfolger von Groove hat (fast) alle Möglichkeiten des verschlüsselten Peer2Peer Datenaustausches behalten, erweitert wurde aber die Möglichkeit, Daten aus einem SharePoint Server 2010 (Standard, Enterprise, Foundation und SharePoint Online) Offline zu bearbeiten.
Bedenken Sie aber, dass Sie diese SharePoint 2010 Daten nicht automatisch mit anderen SharePoint Workspace 2010 Benutzern synchronisieren können.
Hier hilft nur der manuelle Weg, diese Inhalte in einen bestehenden (klassischen) Arbeitsbereich 2007 oder Arbeitsbereich 2010 oder aber über freigegebene Ordner zu kopieren (siehe hier) , mit anderen Benutzern zu synchronisieren und dieselbe Prozedur später auf dem umgekehrten Weg wieder zurück auf den SharePoint Server anzuwenden.
Bedenken Sie auch, dass je nach Einstellungen des Dokumentenbereichs ein Aus- oder Einchecken erfolgen muss / kann.
| Neue Objekte werden übrigens durch die bekannte grünen Sterne sowohl im Arbeitsbereich als auch bei der Datei angezeigt. | 
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Office 365 | technische Ressourcen auf Technet
auf der Technet finden sich technische Ressourcen zu Office 365
| Übersicht über Office Professional Plus für Office 365 Beta |
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| Bereitstellen von Office Professional Plus für Office 365 Beta |
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| Allgemeine Problembehandlung in Office Professional Plus für Office 365 Beta |
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| Problembehandlung bei speziellen Fehlern in Office Professional Plus für Office 365 Beta |
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| Übersicht über die Aktivierung von Office Professional Plus für Office 365 Beta |
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Office 365 | Preise der Pläne P1, E1, E2, E3, E4, K1, und K2
Derzeit befindet sich Office 365 in der Beta-Phase. Bis zum finalen Erscheinen ist Office 365 kostenlos. Die Beta-Phase läuft am 26.10.2011 ab. Und weil viele Suchanfragen im Blog nach den Preisen fragen …
| Beschreibung | Plan | Preis pro User pro Monat |
| Selbständige und Kleine Unternehmen | P1 |
ab 5,25 € |
| Größere Unternehmen | E1 |
9,00 € |
| E2 |
14,25 € |
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| E3 |
22,75 € |
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| E4 |
25,50 € |
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| Kiosk-Mitarbeiter | K1 |
ab 3,75 € |
| K2 |
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Die Pläne P1, E3 und K2 gibt es in der derzeitigen Beta-Phase.
Was steckt hinter P1, E1, E2, E3, E4, K1 und K2 ? Hier eine Matrix
Office 365 | Microsoft Office 365 Deployment Readiness Tool Beta
Am 28.4.2010 hat Microsoft die Beta-Version des Office 365 Deployment Readiness Tool veröffentlicht.
Dieses in englischer Sprache, Browser-basierende, Werkzeug analysiert eine bestehende Umgebung als Vorbereitung für einen Umzug auf Office 365:
The Office 365 Deployment Readiness Tool provides analysis of your on-premises environment in preparation for an Office 365 enterprise deployment. The readiness tool is integrated with the guidance provided in the web edition of the Microsoft Office 365 Beta Deployment Guide. The following assessments are provided:
- Domains
- Email domain discovery and number of users leveraging each domain
- User Identity and Account Provisioning
- Statistical information
- Active Directory schema and forest/domain functional data
- Trusts extract (checks for multi-forest constraints)
- Directory Synchronization
- Pre-requisite checks
- Attribute assessment
- Single sign on
- Attribute assessment
- Exchange Online
- Statistical information
- Public folder, public delegates, and proxyaddresses extract
- 3rd party and unified messaging proxyaddresses information
- Lync Online
- Statistical information
- SharePoint Online
- User object count assessment
- Client and End User Experience
- Summary of domain joined machines for rich experience/SSO readiness
- Network
- Port analysis on certain Office 365 endpoints
- DNS records assessment
Vor und während der Analyse, die erforschten Daten werden in einem lokalen Ordner \office365reskit gespeichert.
Nach der umfangreichen (auch zeitlich!) Analyse stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.
Dabei wird nicht nur das AD untersucht, sondern auch der oder die lokalen Mail-Server, Lync, SharePoint, Anzahl der Clients, Mailboxen…
Es werden Warnungen ausgegeben und direkte Links zum Microsoft Deployment Guide for Enterprises geben sofort Aufschluss.
Ich habe derzeit in meiner Exchange 2010 Umgebung noch Public Folder. Die Warnung sagt eindeutig, dass es keine Public Folder unter Office 365 geben wird !
Office 365 | Exchange Online: bekannte Probleme der Beta-Version
In der Beta-Version von Office 365 finden sich auf den Wiki-Seiten der Community ein paar Probleme und Lösungen:
Sie müssen Ihr temporäres Kennwort ändern, bevor Sie mit Outlook auf Ihre Office 365 Beta-E-Mails zugreifen.
Da Ihre erste Verbindung mit Office 365 Beta mit Ihrem temporären Kennwort zu erfolgen hat, das Sie ändern müssen, müssen Sie sich zunächst entweder im Office 365-Portal oder in Microsoft Outlook Web App anmelden, bevor Sie eine Verbindung mit der Desktopversion von Outlook herstellen. Sobald Sie Ihr Kennwort ändern, können Sie dann eine Verbindung mithilfe der Desktopversion von Outlook herstellen. Wenn Ihr Kennwort durch Ihren Administrator in eine neues temporäres Kennwort geändert wurde, müssen Sie sich ebenfalls im Office 365-Portal oder in Microsoft Outlook Web App anmelden, bevor Sie eine Verbindung mit der Desktopversion von Outlook zu Office 365 Beta herstellen.
Kunden der Exchange-Verwaltungskonsole 2010 SP1 benötigen den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten, um eine Verbindung zu Office 365 Beta herzustellen.
Wenn Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole eine Exchange-Gesamtstruktur hinzufügen, warnt Sie der Assistent, dass Sie eine Verbindung über den Windows Live ID-Anmelde-Assistenten mit Exchange Online herstellen müssen. Dies ist jedoch falsch: Sie müssen stattdessen den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten verwenden. Wenn Sie bereits Updates mit dem Microsoft Online Services Connector installiert haben, haben Sie den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten bereits installiert und müssen den Windows Live ID-Anmelde-Assistenten nicht installieren
Wenn Sie noch keine Updates mit dem Microsoft Online Services Connector installiert haben, rufen Sie die Office 365 Beta-Startseite auf, und klicken Sie unter Ressourcen auf Downloads. Folgen Sie den Anweisungen, um den Microsoft Online Services-Anmeldeassistenten zu installieren.
Benutzerprofile, die für Outlook 2010 aktualisiert wurden, funktionieren nicht mehr in Outlook 2007.
Aufgrund der Änderungen in Outlook 2010, durch die mehrere Exchange-E-Mail-Konten möglich sind, funktionieren Benutzerprofile, für die ein Upgrade auf Outlook 2010 durchgeführt wurde, nicht, wenn der Benutzer Outlook 2010 entfernt, Office Outlook 2007 erneut installiert und dann versucht, Office Outlook 2007 mit dem gleichen Benutzerprofil zu starten. In diesem Szenario muss das Benutzerprofil entfernt und in Windows über die Systemsteuerung (Option "E-Mail") neu erstellt werden.
Weitere Informationen zu Outlook 2010 sowie zu den im Programm vorgenommenen Änderungen finden Sie in diesem TechNet-Artikel.
Outlook kann beim Hochfahren aus dem Ruhezustand abstürzen.
Wenn Outlook ausgeführt wurde, bevor Sie Ihren Computer in den Ruhezustand versetzt haben, ist Outlook abhängig von Ihrer Netzwerkverbindung möglicherweise über einen Zeitraum von 15 Minuten oder länger nicht in der Lage, eine Verbindung mit Exchange herzustellen, nachdem der Ruhezustand Ihres Computers beendet wurde. Um schneller eine Verbindung mit Exchange herzustellen, starten Sie Outlook neu.
Outlook fordert eine zweimalige Eingabe von Anmeldeinformationen zur Standardauthentifizierung.
Wenn Sie Outlook verwenden, um eine Verbindung mit Ihrem Office 365-E-Mail-Konto herzustellen, verwenden Sie dabei die Standardauthentifizierung. Infolgedessen werden Sie zweimal aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Der Grund hierfür liegt darin, dass Outlook eindeutige Anmeldeinformationen für den AutoDiscover-Dienst und andere Anmeldeinformationen für Ihre Postfachverbindung speichert. In Windows können Sie diese Anmeldeinformationen speichern, um nicht erneut danach gefragt zu werden, es sei denn, Ihr Kennwort läuft ab oder wird geändert.
AD FS 2.0-Proxys müssen auf das Internet zugreifen, um Outlook bei Exchange Online anzumelden.
In Office 365 Beta ist das Erstellen eines Outlook-Profils oder das Verbinden von Exchange ActiveSync mit Exchange Online mithilfe Ihrer Unternehmensanmeldeinformationen (über SSO) nicht erfolgreich, der Benutzer wird nicht authentifiziert. Um eine Outlook- oder Exchange Active Sync-Authentifizierung (mithilfe von Unternehmensanmeldeinformationen) mit Exchange Online zu ermöglichen, müssen Sie einen AD FS 2.0-Proxy mit Internetzugang bereitstellen.
Office 365 | SharePoint Online | Meine Website – Bilder im Profil
Die Standard-Einstellung beim Profil meiner Website erlaubt es nicht, Bilder hinzuzufügen.
Der Schattenumriss kann nur erahnen, wer sich hinter dem Profil verbirgt. Auch das Silverlight-Organigramm der Organisation sieht dürftig aus
Normalerweise kann man diese Einstellung in den Profildaten geändert werden:
Dies ist die Abbildung eines lokal installierten SharePoint Server 2010. Die gleiche Einstellung (in anderer Sprache) bei SharePoint Online von Office 365:
Nun haben wir ja bei SharePoint Online eine “andere” Zentral-Administration. Deshalb hier die Kurzbeschreibung:
| Melden Sie sich sich als Administrator auf Office 365 an |  |
| Auf der Übersichtsseite wechseln sie zu SharePoint Online: Verwalten |  |
| In der Verwaltungskonsole Benutzerprofile anklicken |  |
| Klicken Sie auf Benutzereigenschaften verwalten |  |
| Klicken Sie auf Bearbeiten bei Foto |  |
| Scrollen Sie nach unten bis zu Bearbeitungseinstellungen |  |
| Schalten Sie ein: Benutzer dürfen Werte für diese Eigenschaft ändern |  |
| Scrollen Sie ganz nach unten und bestätigen Sie mit OK | |
| Kehren Sie zurück zur Meine Seite und bearbeiten Sie Ihr Profil |
jetzt können Sie ein Bild hochladen
Ab sofort können alle Mitarbeiter im Unternehmen Ihr gewünschtes Bild selbst hochladen.
Office 365 | Merkmale von Plan P1, E1, E2, E3, E4, K1, K2
Derzeit im Beta-Stadium ist das Cloud-Angebot von Microsoft: Office 365. Dabei werden verschiedene Angebote angegeben und die Kurzbezeichnungen stehen für unterschiedliche Szenarien:
| Selbständige und Kleine Unternehmen | Plan P1 |
| Größere Unternehmen | Plan E1, Plan E2, Plan E3, Plan E4 |
| Kiosk-Mitarbeiter | Plan K1, Plan K2 |
im Beta-Programm sind zur Zeit: Plan P1 oder Plan E3 + Plan K2 Zum Zeitpunkt der generellen Verfügbarkeit von Office 365 werden die Beta-Accounts in eine 30-Tage Testversion umgewandelt, und dabei können dann Service-Pläne und Volumina definiert werden und dann wird nahtlos in den bezahlten Online Service übergegangen. eine große Vergleichstabelle macht hier keinen Sinn, sondern es müssen ein paar Grenzwerte betrachtet werden:
| P1 | E1 – E4 | K1 – K2 | |
| Anzahl Benutzer | 1-25, max. 50 | 1 – | 1 – |
| Active Directory Synchronisation | Nein | Ja | Ja |
| Black Berry Enterprise Server | Nein | Ja | Ja |
| E-Mail Archiv | Nein | Ja | Ja |
| 24×7 Telefon-Support | Nein | Ja | Ja |
Das Ja oder Nein dieser Grenzwerte entscheidet zuerst über P und auf der anderen Seite E und / oder K. Betrachten wir die zuerst die Möglichkeiten beim Plan P1
| Plan P1 | |
| Exchange Email, Kalender, Kontakte und Personal Archive | Anbindung via Outlook oder Browser |
| 25 GB Mailbox | |
| ActiveSync Mobile Support | |
| SharePoint Team Sites | 1 Site Collection, authentifizierte externe Benutzer wird der Zugriff erlaub bis zu 50 Benutzern / Monat |
| Office Web Apps | |
| Einfache Public Website | incl. Templates |
| Online Access Datenbank | |
| Lync Rich Client | |
| Online Meetings | limitiert auf max. 50 Benutzer |
| Desktop Sharing | |
| Multiparty Instant Messaging & PC-zu-PC Anrufe | |
| Selbsthilfe und Unterstützung durch die Community |
Für die größeren Unternehmen gibt es dann verschiedene Zusatzpläne für Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online und Office 2010:
 |
Exchange Plan 1 | E-Mail, Kalender, Kontakte, Personal Archiv, e-Discovery, Anti-Virus, Anti-Spam |
| Exchange Plan 2 | Exchange Plan 1 + VoiceMail und erweiterte Archivierung | |
 |
SharePoint Plan 1 | Erweitertes Portal für die Zusammenarbeit, Anti-Virus für SharePoint |
| SharePoint Plan 2 | SharePoint Plan 1 + Formulare, Datenvisualisierung, Access- /Excel- / Visio-Services | |
 |
Lync Plan 1 | Instant Massaging, Präsenz, Anti-Virus |
| Lync Plan 2 | Lync Plan 1 + virtuelle Meetings | |
 |
Office Professional Plus 2010 | Office Suite mit Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Lync, Access, InfoPath, Publisher und OneNote sowie die Web-Apps Word-App,Excel-App, PowerPoint-App und OneNote-App |
| Office Web Apps Plan 1 | Benötigen SharePoint Online Plan 1 | |
| Office Web Apps Plan 2 | Benötigen SharePoint Online Plan 2 |
die sich dann direkt in den einzelnen Plänen wiederfinden
| E1 | E2 | E3 | E4 | |
| Exchange Online | Plan 1 | Plan 1 | Plan 2 | Plan 2 |
| SharePoint Online | Plan 1 | Plan 1 | Plan 2 | Plan 2 |
| Lync Online | Plan 2 | Plan 2 | Plan 2 | Plan 2 |
| Office Web Apps | Office Web Apps | Office Web Apps | ||
| Office Prof. Plus | Office Prof. Plus | |||
| Lync Plus |
Bliebe noch offen, wofür die Pläne K1 und K2 stehen: Für alle die Benutzer in größeren Unternehmen, die bisher keine Messaging und Zusammenarbeits-Werkzeuge, aber auch auch z.B. keine E-Mail Funktionalitäten benutzten. Oder gar keinen eigenen Computer haben.
| K1, K2 | E1, E2, E3, E4 |
| 500 MB Postfach | 25 GB Postfach |
| kein eigener SharePoint Speicher | 500 MB SharePoint Speicher |
| Outlook Web Access | MAPI/IMAP |
| POP Unterstützung | Mobilität |
| Messaging, Kalender, Kontakte | Lync |
| Office Web Apps | Office Professional Plus 2010 |
und letztendlich der Unterschied von K1 und K2
| K1 | K2 | |
| Exchange Kiosk | Ja | Ja |
| SharePoint Kiosk | Ja | Ja |
| Office Web Apps | Nein | Ja |
alle Klarheiten beseitigt? Oder gänzlich verwirrt? Und was kostet das? Hier einige Links zur weiteren Lektüre: Office 365 für kleine Unternehmen Office 365 für größere Unternehmen Leistungsvergleich E1, E2, E3 und E4 SharePoint Online Planungshandbuch für Office 365 Beta für Unternehmen SharePoint Online Planungshandbuch für Office 365 Beta für Kleinunternehmen SharePoint Online Entwicklerhandbuch in englischer Sprache: Office 365 Beta Service Description: technische Beschreibungen zu Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online, Office Professional, Web Apps, Enterprise Support, … Exchange Online Archiving Service Description Office 365 Beta Data Sheets Office 365 for professionals and small businesses Beta Service Description Office 365 Developer Training Kit SharePoint Online for Office 365: Developer Guide Microsoft hat mit Office 365 verschiedene Angebote parat, die gilt es genau zu studieren, die Beta-Phase läuft am 26.10.2011 ab. und hier die Preise
[Update 10.04.2013]
Eine komplette Übersicht aller Leistungsmerkmale von Office 365 (2013) finden Sie hier
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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