Neue In-App-Aufforderung zum Sichern von Dateien mit OneDrive und Known Folder Move

Microsoft führt ein neues Update für Microsoft 365-Apps ein, das Nutzer dazu ermutigen soll, ihre Dateien in OneDrive zu sichern. Damit wird die bisherige Nachricht MC1024398 ersetzt. Die neue Version – MC1053121 – beschreibt, wie Nutzer von Word, Excel und PowerPoint auf Windows-Desktops künftig direkt in der App aufgefordert werden, ihre bekannten Ordner über OneDrive Known Folder Move (KFM) zu sichern.

Dieses Update ist Teil von Microsofts Cloud-First-Strategie und bringt Datenschutz, Zusammenarbeit und Mobilität direkt in den Arbeitsalltag – ohne Mehraufwand für die IT.

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🚀 Was ändert sich?

Ab Mitte April 2025 (Public Preview) und in der Allgemeinen Verfügbarkeit ab Anfang Mai bis Mitte Juni 2025, sehen berechtigte Nutzer unterhalb der Symbolleiste einen Hinweis in der Message Bar:

„DIESES DOKUMENT SICHERN: Teilen und gemeinsam an dieser und anderen Dateien mit OneDrive arbeiten.“

Diese Aufforderung wird für Nutzer angezeigt, die noch nicht für Known Folder Move (KFM) registriert sind – mit dem Ziel, ihre wichtigen Ordner wie Desktop, Dokumente und Bilder in OneDrive zu sichern.

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🔐 Warum ist das wichtig? Vorteile von KFM

Nach der Aktivierung von Known Folder Move profitieren die Dateien in den gewählten Ordnern von den Vorteilen der Cloud:

• Erhöhte Sicherheit und Compliance
  Dateien unterliegen automatisch den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien Ihrer Organisation (z. B. Klassifizierung, Labeling, Schutz).
• Copilot-Unterstützung
  Dateien können mit Microsoft Copilot verwendet werden – für intelligente Vorschläge, Automatisierung und Effizienz (separate Lizenz erforderlich).
• Einfache Zusammenarbeit
  Gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und automatisches Speichern wird zum Standard – inklusive Versionsverlauf.
• Zugriff von überall
  Inhalte sind über Windows, macOS, Web, iOS und Android verfügbar – Änderungen werden synchronisiert.
• Datensicherung inklusive
  Schutz vor Datenverlust durch Geräteausfall oder versehentliches Löschen.
• Cloud-Funktionen wie AutoSave & Versionsverlauf
  Ideal für modernes Arbeiten mit vollständiger Dateihistorie.

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⚙️ Zeitplan & Rollout

Phase	Zeitraum
Public Preview	Mitte bis Ende April 2025
Allgemeine Verfügbarkeit	Anfang Mai bis Mitte Juni 2025

Kein manueller Eingriff notwendig – die Funktion wird automatisch für berechtigte Nutzer aktiviert.

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🧠 Was IT-Admins wissen sollten

In Organisationen, in denen KFM blockiert oder OneDrive nicht bereitgestellt ist, erscheint die Aufforderung nicht. Zusätzlich gibt es nun eine neue Richtlinie zur Steuerung:

• 🛑 „Restrict KFM from Office“-Richtlinie
  Mit dieser neuen Gruppenrichtlinie (verfügbar ab Office-ADM-Vorlage Version 5497.1000) können Admins gezielt die Message Bar in Office-Anwendungen deaktivieren, ohne andere KFM- oder OneDrive-Einstellungen zu beeinflussen.

Die Message Bar wird nicht angezeigt, wenn:

• KFM bereits aktiviert ist
• OneDrive nicht installiert, provisioniert oder ausgeführt wird
• Die bestehende Richtlinie „Prevent users from moving their Windows known folders to OneDrive“ aktiv ist
• Die neue „Restrict KFM from Office“-Richtlinie aktiv ist

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🧠 Was IT-Admins wissen sollten

In Organisationen, in denen KFM blockiert oder OneDrive nicht bereitgestellt ist, erscheint die Aufforderung nicht. Zusätzlich gibt es nun eine neue Richtlinie zur Steuerung:

• 🛑 „Restrict KFM from Office“-Richtlinie
  Mit dieser neuen Gruppenrichtlinie (verfügbar ab Office-ADM-Vorlage Version 5497.1000) können Admins gezielt die Message Bar in Office-Anwendungen deaktivieren, ohne andere KFM- oder OneDrive-Einstellungen zu beeinflussen.

Die Message Bar wird nicht angezeigt, wenn:

• KFM bereits aktiviert ist
• OneDrive nicht installiert, provisioniert oder ausgeführt wird
• Die bestehende Richtlinie „Prevent users from moving their Windows known folders to OneDrive“ aktiv ist
• Die neue „Restrict KFM from Office“-Richtlinie aktiv ist

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📘 Weitere Informationen

• Windows-Benutzerordner mit OneDrive umleiten und verschieben – Microsoft Learn
• OneDrive-Richtlinien zur Steuerung der Synchronisierung – Microsoft Learn
• Administrative Vorlagendateien (ADMX/ADML) für Microsoft Office herunterladen