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SharePoint Workspace , Groove | Alle Informationen – Update 2


Hier finden Sie alle Informationen zu SharePoint Workspace 2010, dem Vorgänger Groove 2007 und auch Groove Server 2010 , sowie Informationen zu SharePoint Server in Zusammenhang mit SharePoint Workspace 2010, über die ich auf meinem Blog berichtet habe.  Des weiteren werden hier alle Artikel über das Nachfolgeprogramm Skydrive Pro aufgelistet.

Dies ist ein weiteres Update, d.h. der letzte Eintrag verweist auf eine Zusammenfassung weiterer Informationen, die ich am 14.2.2011 aufgelistet habe.

gewünschte Information nicht gefunden?
Dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar oder schreiben mir eine E-Mail an Hans.Brender@sqtm.net

SharePoint Workspace 2010

SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline
SkyDriveSkyDrive ProSharePoint Workspace 2010: Grundlagen
Microsoft Office Upload Center | SkyDrive , SkyDrive Pro, SharePoint Workspace 2010
SkyDrive Pro | Office 2010 und Office 2013 Preview – Probleme
SkyDrive Pro | Synchronisation mit SharePoint Server 2010 und 2013
Der Nachfolger von SharePoint Workspace 2010 | SkyDrive Pro
Office Professional Plus 2013 (Preview) und SharePoint Workspace
SharePoint Workspace 2010 versus SkyDrive: Ein Vergleich Part 1 und Part 2
Anpassungen mit dem Office 2010 Resource KIT
SharePoint Workspace 2010 | 60 Minuten Video (Collaboration Days in Luzern
SharePoint Workspace 2010 | Security Update KB 2566445
Dokumente Offline Speichern
Outlook Mails in SharePoint per Drag & Drop mit SharePoint Workspace 2010
SharePoint Workspace 2010 | Hotfix zu KB 2552967
Office 365 und SharePoint Workspace 2010 : Anmeldeinformationen
SharePoint Podcast | Talkrunde mit M.Greth und Chritoph Müller:
40 Minuten PodCast rund um SharePoint
SharePoint workspace 2010 | das deutsche Produkthandbuch
500 – 1800 – 7500 – 10000 : Offline Synchronisation. Was verbirgt sich hinter diesen magischen Zahlen
administrative Vorlagen in Office 2010 (und damit auch SharePoint Workspace 2010)
Ein Interview in deutscher Sprache mit mir zum Thema SharePoint Workspace 2010
Wo werden SharePoint Workspace Arbeitsbereiche gespeichert und wie kann dies geändert werden?
Microsoft Office Protocol Dokumentation. Links zu technischen Einzelheiten der verschiedenen Microsoft Produkte.
Interaktive Hilfe für Office 2003, 2007 und 2010. Es gibt keine interaktive Hilfe zu SharePoint Workspace 2010 für Umsteiger von Groove 2007.
Einschränkungen und Warnungen bei freigegebenen Ordnern.
Service Pack 1 für Office 2010 und SharePoint 2010
Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace 2010
SharePoint Workspace 2010 | Offline Content
SharePoint Workspace 2010 | Vereinfachtes Hochladen von Inhalten
SharePoint Server 2010 | Inhalte Offline zur Verfügung stellen
Administration von SharePoint Server 2010 und SharePoint Workspace 2010
Firewall-Einstellung für SharePoint Workspace 2010
Integration von Communicator und Lync in die Nachrichtenübermittlung.
SharePoint Workspace 2010 | Löschen von Arbeitsbereichen und Ordner
SharePoint Workspace 2010 | E-Mail Einladung. Wie funktioniert das?
SharePoint Workspace 2010 | Wie geht das? Von A – Z
SharePoint Workspace 2010 | Tastenkombinationen , ja, es geht auch ohne Maus.
 
weitere Liste in meinem Blog mit Informationen zu SharePoint Workspace 2010, Groove 2007, Groove Server 2010…

SkyDrive Pro | viele Dateien auf SharePoint – Offline

26. Juli 2012 8 Kommentare

SkyDrivePro

Beim letzten Live-Meeting kam die Frage auf, ob die Beschränkungen von SharePoint Workspace 2010 mit SkyDrive Pro (max. 10000 Dateien) aufgehoben worden sind. Oder besser gesagt, werden wirklich mehr als 10000 Dokumente synchronisiert? Grundsätzlich stellt sich die Frage? Brauche ich wirklich mehr als 10000 Dokumente Offline ?

Generell hat sich die Struktur des Uploads geändert.

SkyDrive:
Füge ich im Windows Explorer Dateien hinzu  (Grüne Linie), dann werden diese Daten direkt mit der Cloud synchronisiert. Speichere ich aber zum Beispiel aus Word 2013 ein Dokument in SkyDrive (blaue Linie), dann wird das Microsoft Office Upload Center angesprochen.

SkyDrive Pro

Füge ich im Windows Explorer neue Dateien hinzu, werden diese über das Microsoft Office Upload Center (im Hintergrund) zu SharePoint Server 2010 oder SharePoint Server 2013 synchronisiert, (rote Linie) egal um welche Dateien es sich handelt.
Werden im SharePoint Server jedoch Dateien hinzugefügt, so werden diese Dateien auch auf SkyDrive Pro und die damit verbundenen SharePoint Bibliotheken synchronisiert, das Microsoft Office Upload Center ist damit aber nicht involviert; es heißt ja auch Upload Center. Die Access-Datenbank jedoch bekommt diese Änderungen mit. (gestrichelte rote Linie)

SkyDrive Pro, Microsoft Office Upload Center

Mit SkyDrive Pro hat Microsoft, wie oben schon erwähnt, auch eine Access-Datenbank spendiert:

Central Table, SkyDrive Pro Datenbank

In dieser Datenbank werden sämtliche Synchronisierungen verwaltet. In der Tabelle Subcache stehen sämtliche Verbindungen zu den von Ihnen benutzten SharePoint Server als auch SkyDrive in der Cloud.


Ich habe ein paar Versuche unternommen. Natürlich sind die Werte abhängig vom Rechner, dem Internet-Zugang, etc. Erzeugt wurden  110 txt-Dateien (a 26 Byte)

Erklärung:

Es besteht bereits eine SkyDrive Pro-Bibliothek zum jeweiligen SharePoint Server
Unter Kopieren in der nachstehenden Tabelle habe ich im Windows-Explorer den Ordner mit 110 Testdaten per Drag & Drop auf die SkyDrive Bibliothek verschoben.
WebDAV zu SharePoint wurde eingerichtet (Anleitung am Ende des Beitrags).
Endgültige Fertigstellung ist der Zeitpunkt, wenn alle 110 Dateien nicht nur sichtbar sind, sondern mit dem SharePoint Server synchronisiert.

Vorgang Zeit  und CPU Belastung
Kopieren auf SkyDrive
Endgültige Fertigstellung
60 sec, keine CPU Belastung
215 sec, keine CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise 300 Sec, 60% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 on Premise WebDAV
Endgültige Fertigstellung
34 Sec, keine CPU Belastung
320 Sec, 10 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2010 (Office 365) die Dateien wurde nicht synchronisiert
Kopieren auf SPS 2010 Office 365 mit WebDAV
Endgültige Fertigstellung
90 Sekunden, Keine CPU Belastung
360 Sec, 10-20 % CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) 420 Sekunden, 50-70% CPU Belastung
Kopieren auf SPS 2013 (Office 365) WebDAV
Endgültige Fertigstellung
135 Sekunden, keine CPU Belastung
390 Sekunden, 25% CPU Belastung

Bei allen Synchronisationen, die über das Microsoft Office Uploade Center gingen, fällt die hohe, bis sehr hohe Belastung der CPU auf. Warum ?

Unter Laufwerk:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache findet man zum einen die Access-Datenbank Central Table, zum anderen aber auch sämtliche, Dateien, die intern benutzt werden, um die Synchronisation zu einem Webserver zu erbringen.

Da wären zum Einen, für jede Datei, die sich im Synchronisationsfolder befindet, eine Datei mit der Endung fsd. und dazu noch einmal eine Verwaltungsdatei mit der Endung fsf. Das gab’s auch schon früher (2010), dort verwaltete SharePoint Workspace 2010 die Daten. Normalerweise sieht der Anwender diese Dateien ja nicht, aber gesteuert wird das ganze durch die Datenbank, und die Dateien haben auch durch die Datenbank erzeugte GUID-Namen. Wird eine Datei in SharePoint gelöscht, dann dauert es eine geraume Weile, und die Datei wird im Filesystem gelöscht, und in der Datenbank wird der Eintrag entfernt und die 2 damit verbundenen Dateien ebenfalls gelöscht.

Resümee: Jede Datei, die Sie für Offline-Verfügbarkeit synchronisieren, wird derzeit doppelt abgelegt: Beispiel an einer Datei mit der Original-Größe von 14409 KB

Ort Größe
C:\Users\hb\SharePoint Libraries\HBsoft Team Si – 2.Dok-Li 14409 KB
C:\Users\hb\AppData\Local\Microsoft\Office\15.0\OfficeFileCache 15.360 KB + 1KB FSF Datei

Damit verdoppelt sich der Festplattenplatz für jede synchronisierte Datei. Und dies passiert auch, wenn ein anderer Benutzer auf dem SharePoint Server in der Dokumentenbibliothek weitere Dokumente ablegt.

Habe ich schon erwähnt, dass diese Verdoppelung von synchronisierten Dateien auch schon bei SharePoint Workspace 2010 stattfindet ? Ich bekomme immer wieder Mails und Blogbeiträge, die sich über mangelnden Speicherplatz auf Ihrer Festplatte beklagen. Jetzt wissen Sie den Grund.

Eine endgültige Aussage, ob über 10000 Dokumente aus dem SharePoint synchronisiert (und nicht wie bei SharePoint Workspace 2010 nur die Metadaten [siehe Blog]) kann derzeit noch nicht getroffen werden. SkyDrive Pro kann jedoch einzelne Dokumenten-Bibliotheken synchronisieren. Damit muss ich also überlegen, wie ich meine Dokumenten-Bibliothek anlege.

Leider heißt es oft, wir wollen unsere SharePoint Dokumente genau so ablegen  wie im Filesystem. “Die Anwender sind es so gewöhnt”. Und dann gab es für Benutzer, die Offline-Zugriff erhalten sollten,ein Problem:

Synchronisationsprobleme bei mehr als 10000 Dateien

 

Mit SkyDrive Pro muss ich nur verschiedene Bibliotheken anlegen:

mögliche Lösung bei Synchronisationsproblemen

Zusammenfassung:

Wenn Sie wirklich eine große Anzahl an Dateien vom Filesystem auf Ihren SharePoint Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Online, also Office 365 “schieben” wollen, denken Sie über die Limitierungen nach. Und über Ihren lokalen Speicher des/der Rechner, die diese Bibliotheken dann später Offline zur Verfügung haben sollen. Und über die Methode, wie diese Dateien in Ihre Bibliothek auf dem SharePoint geladen werden sollen. Ich bevorzuge WebDAV. Das schont während des Uploads erst einmal die Ressourcen, weil sonst kein weiteres Arbeiten möglich ist.

Eigentlich ist jetzt das Ende dieses Blogbeitrages. Aber ich hatte gerade eben jemanden am Telefon, der nicht wusste, was WebDAV ist, also hier die Kurzerklärung zu Einrichtung von WebDAV zu einem SharePoint Server:

Netzwerklaufwerk verbinden Start, rechter Mausklick auf Computer, Netzwerklaufwerk verbinden
URL des SharePoint Servers eintragen im Dialog tragen Sie die URL Ihres SharePoint Servers ein.
Ansicht der Dateien ihres Sharepoint Server über WebDAV Im Windows Explorer erscheint jetzt eine neue Netzwerkverbindung. Klicken Sie darauf und danach auf Ihre Bibliothek.

Jetzt können Sie wie gewohnt ihre Dateien kopieren.

Fragen ? Gerne auch per Mail oder im Blog

SharePoint Workspace 2010 | Vortrag und Video

30. Dezember 2011 Hinterlasse einen Kommentar

SharePoint Workspace 2010- der offline Client für SharePoint 2010

Auf 3 Konferenzen habe ich diesen Vortrag gehalten.  Am 6.5. 2011 auf der ShareConf 2011 in Düsseldorf. Dann am 19.10.2011 in englischer Sprache auf der European SharePoint Conference 2011 in Berlin und am 29.11.2011 auf den Collaboration Days in Luzern.

Dort wurde die Session auch aufgezeichnet. Und wer 62 Minuten Zeit hat, der kann sich hier die Aufzeichnung ansehen. Den Foliensatz dazu können Sie hier downloaden.

Inhalt des Vortrags war:

Was ist eigentlich SharePoint Workspace 2010?

  • Wie funktioniert SharePoint Workspace 2010?
  • Welche Sicherheit ist im Produkt enthalten?
  • Welche Gefahren für die Firma bestehen beim täglichen Einsatz?
  • Welche Einsatz-Szenarien gibt es für SharePoint Workspace 2010?
  • Wie kann der Administrator den Einsatz von SharePoint Workspace 2010 beeinflussen?
  • Wie kann SharePoint Worksp. vor dem Deployment von Office 2010 eingestellt werden?
  • Wie sichere ich mein Konto und meine Daten in SharePoint Workspace 2010?
  • Tips und Tricks.
  • Was ist eigentlich Groove Server 2010?
  • Welche Bestandteile enthält Groove Server 2010?

Office 365: Dokument Inhalte Offline mitnehmen: SharePoint Workspace

13. Mai 2011 7 Kommentare

Office365

SharePoint Online     SharePoint Workspace 2010

Nicht nur mit SharePoint Server 2010 funktioniert es, nein auch mit SharePoint Online aus Office 365: Dokumente offline zu Verfügung zu stellen.

aber der Reihe nach:

Sie haben in einer Dokumentenbibliothek Ihrer SharePoint Online Seite Dokumente hinzugefügt, die Sie Offline mitnehmen wollen. Offline deshalb, weil es immer noch ein paar Flecken auf unserer Erde gibt, wo es keinen Internet-Zugang gibt.

Auf der Client-Site benötigen wir SharePoint Workspace 2010 (entweder als Einzelpaket oder aber aus der Office 2010 Suite (Office Professional Plus 2010). Wenn Sie den Office 365 Plan E3 oder E4 gewählt haben, steht Ihnen diese Office Suite auch als Download zur Verfügung.

Beschreibung Abbildung
Sie haben Dokumente in Ihre Dokumentenbibliothek gespeichert. Sie wechseln in diese Bibliothek.
Unter Websiteaktionen klicken Sie auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren
Office 365: SharePoint Online: Mit SharePoint Workspace synchronisiern
Im nachfolgenden Dialog besteht noch die Möglichkeit, den “Download” einzuschränken, dazu klicken Sie auf Konfigurieren Dialog: Mit SharePoint Workspace synchronisieren
Hier werden alle Bibliotheken, Listen etc. aufgezeigt, die synchronisiert werden können. SharePoint Workspace: Downloadeinstellungen konfigurieren
Es wird auch aufgezeigt, was (derzeit) nicht synchronisiert werden kann. Downloadeinstellungen in SharePoint Workspace 2010
Klicken Sie z.B. auf freigegebene Dokumente und wählen dann rechts aus, ob sie alle Elemente oder aber nur Kopfzeilen oder aber kein Inhalt heruntergeladen werden soll SharePoint Workspace 2010: Konfigurationseinstellungen
Danach startet der Download und die Seite wird mit dem gesamten Inhalt auf Ihren Client synchronisiert. Diesen Vorgang müssen Sie nur einmal durchführen und je nach Internet-Verbindung und Anzahl der Elemente und Größe der Dokumente dauert dies eine Weile.

Achtung: Haben Sie mehrere Rechner, müssen Sie dies an jedem SharePoint Workspace Client separat durchführen.

Synchroniserung von SharePoint Inhalten
Jetzt sind alle Inhalte synchronisiert Abschluss Synchroniserung von SharePoint Inhalten
Die Seite wird im Arbeitsbereich von  SharePoint Workspace 2010 angezeigt (hier Teamwebsite)

Arbeitsbereich einer synchroniserten Website in SharePoint Workspace 2010
Mit einem Doppelklick öffnen Sie den Arbeitsbereich synchroniserter Inhalt einer SharePoint Website in SharePoint Workspace 2010
Wenn Sie jetzt Offline eine Datei dieses Arbeitsbereiches bearbeiten und wieder speichern, wird diese Datei lokal gespeichert.

Wenn Sie das nächste Mal Online sind erfolgt die Synchronisierung automatisch! und zwar durch das Microsoft Office Upload Center.

Dort werden auch Konflikte und Fehler aufgezeigt. Sie erreichen das Microsoft Upload Center z.B. über die Taskleiste

Microsoft Office Uploadcenter: Öffnen über die Taskleiste
Wenn Sie das Upload Center öffnen, bekommen Sie z.B. Fehler angezeigt. Sie können dort auch noch Einstellungen vornehmen. Microsoft Office Upload Center
Hier die Einstellungen des Microsoft Upload Center Einstellungen beim Microsoft Upload Center

 

SharePoint Workspace 2010 als Nachfolger von Groove hat (fast) alle Möglichkeiten des verschlüsselten Peer2Peer Datenaustausches behalten, erweitert wurde aber die Möglichkeit, Daten aus einem SharePoint Server 2010 (Standard, Enterprise, Foundation und SharePoint Online) Offline zu bearbeiten.

Bedenken Sie aber, dass Sie diese SharePoint 2010 Daten nicht automatisch mit anderen SharePoint Workspace 2010 Benutzern synchronisieren können.

Hier hilft nur der manuelle Weg, diese Inhalte in einen bestehenden (klassischen) Arbeitsbereich 2007 oder Arbeitsbereich 2010 oder aber über freigegebene Ordner  zu kopieren (siehe hier) , mit anderen Benutzern zu synchronisieren und dieselbe Prozedur später auf dem umgekehrten Weg wieder zurück auf den SharePoint Server anzuwenden.

 

Bedenken Sie auch, dass je nach Einstellungen des Dokumentenbereichs ein Aus- oder Einchecken erfolgen muss / kann.

Neue Objekte werden übrigens durch die bekannte grünen Sterne sowohl im Arbeitsbereich als auch bei der Datei angezeigt. Anzeige von neuen Inhalten in SharePoint Workspace Arbeitsbereich

Anzeige von neuen Inhalten in SharePoint Workspace Arbeitsbereich vor der Datei

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