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OneDrive Neuheiten von der SharePoint Conference North America


Jeff Teper mit der Keynote SPC18

Während der Keynote von Jeff Teper, Corporate Vice Präsident bei Microsoft,  auf der SharePoint Conference North America wurden einige OneDrive Neuheiten angekündigt, die bis zur nächsten großen Microsoft Konferenz (Ignite 2018) ausgerollt werden sollen:

 

  • OneDrive Mobile mit neuer Scan-Erfahrung
  • Kamera-Upload direkt nach OneDrive for Business
  • Passwort geschützte Links beim externen Teilen
  • Verhindern des Herunterladens von Inhalten
  • Bewegen von bekannten Ordern nach OneDrive for Business
  • Automatische Konfiguration zu Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online
  • erweiterter Report von geteilten Links
  • Anpassung von EMails bei der Freigabe von Dateien/Ordner
  • Übertragung der Rechte von einem gelöschten Benutzer

Da der Blog Post dieser Neuheiten nur in englischer Sprache vorliegt, hier meine Ausführung und meine Meinung dazu:

 

OneDrive Mobile mit neuer Scan-Erfahrung

OneDrive: erleichtertes Scannen Damit es noch schneller geht, Quittungen und Belege zu erfassen, wird ein Scan-Button an repräsentativer Stelle bei der OneDrive App  für mobile Geräte untergebracht.

 

Kamera-Upload direkt nach OneDrive for Business

Picture Upload direkt nach OneDrive for Business Ein langer Wunsch, geäußert auf OneDrive Uservoice wurde erhöht. Bisher kann man die Kamera bei mobilen Geräten nur mit OneDrive Personal verknüpfen. Nun gibt es aber Unternehmen, die OneDrive Personal von der Synchronisation mit OneDrive Personal sperren, weil da die Sicherheitseinstellungen nicht von der Administration des Unternehmens beeinflusst werden kann. Auf der anderen Seite benötigen immer mehr Firmen Bilder, die für diese Unternehmen relevant sind. Diesem Wunsch  kommt Microsoft jetzt nach.

Passwort geschützte Links beim externen Teilen und
Verhindern des Herunterladens von Inhalten

Teilen: Passwort und Blocken
Teilen: Passwort und Blocken
Die links angezeigten Bilder bringen gleich zwei interessante Neuheiten, die Microsoft implementieren will. Hier habe ich einen Post geschrieben, der das bisherige Aussehen des Freigabe-Dialogs beschreibt. Dieser soll nun erweitert werden.

Jetzt kann ein Passwort für das externe Teilen mitgegeben werden, welches noch mehr Sicherheit benötigt

Auf der anderen Seite kann ich aber beim externen Teilen verhindern, dass der Inhalt herunter geladen werden kann.
Damit kann ich die Ansicht auf den Browser einschränken oder das Bearbeiten nur im Browser erlauben

Passworteingabe beim Empfänger

 

Bewegen von bekannten Ordern nach OneDrive for Business

Administratoren erhalten jetzt die Möglichkeit, bekannte Ordner wie Desktop, Dokuments Bilder zu OneDrive for Business zu bewegen. Bisher musste das mit 3rd Party Tools erledigt werden. Oft gab es das berühmte Laufwerk H,S oder T, also die Einbindung eines File-Servers. Und in der Vergangenheit wurde das mit Folder-Redirection erledigt

Administration: Neues "Redirect"  nach Bewegen zu OneDrive for Business

Microsoft will so etwas bei der OneDrive Initialisierung erledigen, oder aber später, wenn der Benutzer schon mit OneDrive arbeitet. Man darf nicht vergessen, das hier ein paar Dinge zu beachten sind, z.B. Access-Datenbanken oder Outlook OST Dateien müssen von dieser Migration ausgeschlossen werden.

 

Automatische Konfiguration zu Dokumentenbibliotheken auf SharePoint Online

Während der Initialisierung von OneDrive for Business ist es ja einfach, diese Site-Collection innerhalb von SharePoint Online zu erkennen. In den Business-Plänen bekommt jeder Benutzer einen solchen Speicherbereich und deshalb kann diese Verbindung auch automatisiert werden. Ich spreche hier von einer Konfiguration vom Device zur Cloud. Anders sieht es für die Synchronisation von beliebigen Dokumentenbibliotheken aus. Hier muss der Benutzer im Web-Browser zu dieser Bibliothek navigieren um dann den Synchronisation-Button zu drücken. Hier wird die Synchronisation von der Cloud zum Device angestoßen.  Vor allem neue Mitarbeiter müssen erst einmal die diversen Strukturen bekannt gemacht werden, bevor sie die Synchronisation auslösen. Manche Bereiche aber sind für alle Mitarbeiter gleich. Und für diese Dokumentenbereiche wird es einfach Automatismen geben, die die Administratoren erstellen, um diese Bereiche automatisch auf den Geräten einbinden.

 

erweiterter Report von geteilten Links

Ob Compliance-Gründe vorliegen oder nicht, immer wieder war es der Wunsch der Administratoren, alle externen Links in einer übersichtlichen Liste in Excel zu erhalten. Auch diesem Wunsch kommt Microsoft jetzt nach. Diese Liste erhält nicht nur alle internen Links, sondern auch die anonymen externen Links und die mit erweiterten Sicherheit versehenen Links (siehe “Passwort geschützte Links beim externen Teilen” und “Verhindern des Herunterladens von Inhalten”). Diese Reports können nach Excel exportiert werden, mit Power BI gefiltert werden oder auch Drittherstellern für Management- und Sicherheitssoftware zugänglich gemacht werden.

External Sharing reports

Anpassung von EMails bei der Freigabe von Dateien/Ordner

Ein vielfacher Wunsch der Benutzer war es, den Link beim Versenden per Outlook anzupassen. Gerade bei externen Links wusste der Empfänger nicht, was ihn da erreichte. Das wird in Zukunft möglich sein, zumindest wird das Firmen-Logo einbindbar sein. Allerdings wird Azure Active Directory Premium P2 als Voraussetzung genannt.

Logo-Einbindung Sharing Mails

 

Übertragung der Rechte von einem gelöschten Benutzer

Verlässt ein Benutzer das Unternehmen erhält der Manager derzeit die Rechte an dessen OneDrive for Business. Den Administratoren wird in Kürze die Möglichkeit an die Hand gegeben, diese Rechte an eine individuelle Person in der Organisation zu übertragen.

 

 

 

Quelle und Bilder

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  1. Thomas Maier
    12. Juni 2018 um 13:23

    Hallo Hans,

    vielen Dank für deinen ausführlichen Beitrag, und noch zwei Fragen dazu:

    Wo bekommt man denn den erweiterten Report von geteilten Links her?

    Und wo kann der Admin hinterlegen, dass die wichtigen Ordner nach OneDrive umziehen sollen? (Ich hab in der Admin-Oberfläche noch nichts dazu gefunden…)

    Viele Grüße
    Thomas

    • 12. Juni 2018 um 13:54

      Noch nirgends. Das sind die Ankündigungen von der NA SharePoint Conference. Die Funktionen werden nach und nach bis zur Ignite ausgerollt werden.

  1. 15. Juni 2018 um 19:33
  2. 6. Juni 2018 um 08:49

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