Die Oberfläche von Office 365 bietet dem Administrator einfache Möglichkeiten, an der man aber sehr schnell an die Grenzen gerät. Freigegebene Postfächer entlasten den Administrator aber, weil der Benutzer, der Zugriff auf das freigegebene Postfach erhält, selbst nichts mehr tun muss, damit zum Beispiel das freigegebene Postfach in Outlook erscheint. Dieses Feature nennt sich “Automapping” und ist standardmäßig eingeschaltet.

Leider passt das nicht immer. So landen gesendete E-Mails aus einem Freigegebenen Postfach nicht in diesem Postfach. Und Suchordner können nicht konfiguriert werden.
Nachfolgend wird beschrieben, wie ein freigegebenes Postfach erzeugt wird und wie man als Administrator das später mittels Power-Shell wieder ändern kann.

 

	Zuerst wird ein freigegebenes Postfach erzeugt
	Dann sind die Mitglieder, die Zugriff auf das Postfach haben sollen, hinzuzufügen.
	Jetzt ist ein Mitglied hinzugefügt worden
	und das neue Postfach (hier EPF) ist dann unter Benutzer  & Gruppen, freigegebene Postfächer aufgelistet.
	In Outlook ist bisher nur der Benutzer selbst aufgelistet.
	In Outlook taucht dann automatisch das freigegebene Postfach auf. Das kann ein paar Minuten dauern
	Leider hat diese Automatik mehrere Nachteile. So muss ich, um mit dem freigegebenen Postfach senden zu können, zuerst das Postfach hinzufügen. E-Mail schreiben, Optionen und “Von” anklicken
	Dann auf “Weitere E-Mail-Adresse” klicken und im nachfolgenden Dialog die E-Mail Adresse des freigegebenen Postfachs angeben.
	Jetzt kann ich mit dem freigegebenen Postfach senden, aber die versendete E-Mail landet dann unter Gesendete Objekte des Benutzers. Je nach Aufgabenbereich möchte man dies aber nicht. Dann besteht die Möglichkeit, mittels eines Eintrages in der Registry Abhilfe zu schaffen. Und: Diese Umstellung , mit dem freigegebenen Postfach zu versenden, muss ich jedes Mal  manuell ändern.
	Und nicht zuletzt, im freigegebenen Postfach fehlen die Suchordner, um sich zum Beispiel kategorisierte E-Mails anzeigen zu lassen

Ich möchte aber den Anwender entlasten. Einen Datenbankeintrag (regedit) am Rechner  vermeiden, eigene Suchordner für das freigegebene Postfach erstellen und E-Mails von beiden Postfächern versenden, ohne diese Umstellung immer manuell auszuführen. Ich möchte in das Postfach klicken, und dann auf E-Mail, und dann soll das E-Mail mit der diesem Postfach zugeordneten Adresse versendet werden.

Es geht im wesentlichen Darum “automapping” auszuschalten.

Die Oberfläche von Office 365 kann viele Dinge nicht. Dann muss dann der Administrator in die Exchange-Online ECP wechseln. (als Administrator nach der Anmeldung https://outlook.office365.com/ecp aufrufen), aber das hilft uns hier nicht weiter. Wir müssen hier mit Powershell arbeiten.

Voraussetzungen hierzu sind:

1. Office 365 Sing-In Assistant
2. Office 365 Powershell (32 oder 64 Bit)

Beschrieben ist das alles hier, leider nur in englischer Sprache. Wenn also alles installiert ist, und die Verbindung zu Office 365 steht, …

…dann können wir beginnen,  zwei Befehle pro Mitglied eines freigegebenen Postfachs einzugeben.

Beschrieben sind die Befehle in einem Knowledgebase-Artikel

Remove-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID1> -User <Mailbox ID2> -AccessRights FullAccess

und

Add-MailboxPermission -Identity <Mailbox ID1> -User <Mailbox ID2>-AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false

wobei Mailbox ID1 = freigegebenes Postfach und Mailbox ID 2= Mitglied bedeutet

Mit Remove … entziehen wir dem Benutzer alle Rechte des freigegebenen Postfaches.Wenn Sie Outlook geöffnet haben, verschwindet das freigegebene Postfach wieder. Auch das kann ein paar Minuten dauern.

Haben Sie mehrere Mitglieder müssen Sie den Befehl für jedes Mitglied ausführen. Danach können wir wieder jedem Mitglied die vollen Rechte geben, aber den Parameter “Automapping” auf “false” setzen. Auch dieser Befehl ist für jedes Mitglied auszuführen. Damit wird das Postfach nicht mehr automatisch hinzugefügt, sondern dies müssen wir jetzt selbst tun.

in Outlook: Datei – Konto hinzufügen

	Hier werden die Daten des freigegebenes Postfaches eingetragen. Bei den Kennwörtern tragen Sie das Kennwort des Mitglieds ein
	Und da wir mit dem zweiten Powershell Befehl dem Mitglied alle Rechte gegeben haben, können Sie mit Ihren Rechten  auch auf das Postfach zugreifen und ein zweites Konto hinzufügen. Hier müssen Sie dann Ihre Daten und Ihr Kennwort eintragen
	nicht vergessen, den “Haken” zu setzen.
	Outlook muss neu gestartet werden…
	Noch ein letztes Mal. Hier tragen Sie Ihren Benutzername (Mitglied)  und Ihr Kennwort ein.
	und OK.
	Es ist vollbracht. Auch das freigegebene Postfach hat jetzt Suchordner und wie oben beschrieben, genügt ein Klick in das jeweilige Postfach und es wird immer mit dem ausgewählten Postfach gesendet und natürlich landen die E-Mails in gesendete Objekte des jeweiligen Postfaches.