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Version history inside File Explorer
[Update 4/17/20]
After some problems, publishing was stopped and the date was moved to mid-May (end of April before). I myself have the problem that with some synchronizations only the error message shown at the end of the article is displayed. This happens with files shared with me and "older" syncs.
Microsoft has published a new insider version of the Next Generation Sync Client with the version 20.052.0311.0006. With this version the version history is now rolled out, which was already announced one month ago.
Not only the Sync Client has become more intelligent, but also the Windows File Explorer (Mac Finder) has become more intelligent. One could also speak of a third level. Because in the web browser it has always been possible to view the versions. But for this I had to switch to the web browser. This is no longer necessary. Of course, I could open the file with the corresponding app and then open the file with Word, Excel or PowerPoint and display the history there
Previous options for displaying the version history:
1. Webbrowser
and then…
2. Inside of the Word, Excel or PowerPoint App
and then ….
3. In the OneDrive App
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Clicking on the OneDrive icon in the notification area opens the OneDrive Client and displays the latest synchronizations. This works from OneDrive version 20.052.0311.0006 If you then click on the 3 points, you have 4 possibilities: 1. opens the file with the corresponding app 2. share the file with other users. 3. view and edit the file in the browser. 4. start the version history |
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Version History This is displayed regardless of the file’s state. Available locally, always available or only in the cloud. So I can view the history of a file even if I don’t have the file on my computer at all. With a click on the 3 points I can open the latest version… |
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for an older version there are also several options available: Restore a previous version Downloading the file from the version history. This is interesting in so far as an older version can be saved on my computer with a few clicks. No, you don’t need to do your own versioning of the file, as you might have been used to on the file server. And without switching to the web browser, you can delete an older version from the history. |
4. Inside Windows File Explorer
Select file, right click and then the version history is available with another click. And it should be mentioned again: The version history is also retrieved, although the file is only available in the cloud.
Where does the Windows history work?
It works for synchronized files in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (consumer)
Yes, although there is no SharePoint behind OneDrive Personal, there is a version history in OneDrive Personal. But only up to 25 versions!
Error:
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It does not yet work for – old synchronized SharePoint document libraries. – for synchronized files shared with me Sometimes it works, sometimes it doesn’t. The user then receives the error message shown on the left. |
Version history in File Explorer
[Update 17.4.2020]
Nachdem noch Probleme aufgetreten sind, wurde das Veröffentlichen gestoppt und das Datum auf Mitte Mai verschoben (Vorher Ende April). Ich selbst habe das Problem, das bei einigen Synchronisationen nur die am Ende des Artikels gezeigte Fehlermeldung angezeigt wird. Das passiert bei mit mir geteilten Dateien und “älteren” Synchronisationen.
Microsoft hat eine neue Insider Version des Next Generation Sync Client mit der Version 20.052.0311.0006 publiziert. Mit dieser Version wird jetzt die die Versionsverlauf (Version Historie) ausgerollt, welche bereits vor einem Monat angekündigt wurde.
Damit wurde nicht nur der der Sync-Client intelligenter, nein auch der Windows File Explorer (Mac Finder) wird intelligenter. Man könnte nämlich auch von einer drittenEbene sprechen. Denn im Web Browser war es schon immer möglich, sich die Versionen anzeigen zu lassen. Aber dazu musste ich in den Web-Browser wechseln. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Natürlich konnte ich die Datei mit der dazugehörenden App öffnen und dort mit Word, Excel oder PowerPoint die Datei öffnen und dort dann die Historie anzeigen zu lassen
Bisherige Möglichkeiten, die Versionsverlauf anzuzeigen:
1. im Web-Browser:
und danach…
2. in der native App von Word, Excel oder PowerPoint
und danach…
3. In der OneDrive App
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Mit einen Klick auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile öffnet sich der OneDrive Client und zeigt die letzten Synchronisationen an. Dies funktionietrt ab der OneDrive Version 20.052.0311.0006
Klicken Sie dann auf die 3 Punkte, so haben Sie 4 Möglichkeiten: 1. Öffnen der Datei mit dem dazugehörenden Programm. 2. Teilen der Datei mit anderen Benutzern. 3. Die Datei im Browser anzusehen und zu bearbeiten. 4. Die Versions-Historie starten |
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Version Historie
Diese wird angezeigt, egal welchen Zustand die Datei hat. Lokal verfügbar, immer verfügbar oder nur in der Cloud. Ich kann mir also die Historie einer Datei anzeigen lassen, auch wenn ich die Datei überhaupt nicht auf dem Rechner habe. Mit einem Klick auf die 3 Punkte kann ich neuste Version öffen… |
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für die älteren Version stehen ebenfalls mehrere Möglichkeitn zur Verfügung:
Wiederherstellen einer vorherigen Version Das Herunterladen der Datei aus der Versions-Historie. Das ist insoweit interesant, das mit wenigen Klicks eine ältere Version auf meinem Rechner gespeichert werden kann. Nein, sie brauchen keiner eigene Versionierung der Datei durchführen, wie Sie es vielleicht auf dem File-Server gewohnt waren. Und ohne in den Web-Browser zu wechseln, können Sie eine ältere Version aus der Historie löschen |
4. Im Windows File Explorer
Datei selektieren, rechter Mausklick und dann steht mir die Versions-Historie mit einem wieteren Klick zur Verfügung, Und es sei nochmals erwähnt: Die Versions Historie wird auch abgerufen, obwohl die Datei nur in der Cloud zur Verfügung steht.
Wo funktioniert die Windows Historie?
Sie funktioniet bei synchronisierte Dateien in
- OneDrive for Business
- OneDrive Personal (Konsumer)
Ja, obwohl hinter OneDrive Personal kein SharePoint liegt, gibt es eine Versions-Historie in OneDrive Personal. Allerdings nur bis zu 25 Versionen!
Fehler:
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Es funktioniert noch nicht bei – alten synchronisierten SharePoint Dokumenten-Bbibliotheken. – bei synchronisierten mit mir geteilen Dateien Manchmal gehts, manchmal gehts nicht. Der Benutzer erhält dann die links abgebildete Fehlermeldung. |
Wolfgang Miedl – Sharepoint360
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