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OneDrive for Business | Verschieben mit History-Daten

25. Januar 2018 1 Kommentar

SharePoint: Bewegen von Ordnern und Dateien incl Metadaten

Ich habe bereits in meiner Wunschliste für 2017 und 2018 über das Verschieben berichtet. Ab dem 29.01.2017 wird diese Funktion in den verschiedenen Tenants ausgerollt.

Das Verschieben von Dateien an sich wäre ja kein Problem, den das ist ja schon vorhandenes Kopieren und anschließendes Löschen der Quelldatei. Aber hier handelt es sich um ein Verschieben der Datei mit den vorhandenen Meta-Dateien und damit auch der kompletten Datei-Historie. Damit sind endlich unterschiedliche Szenarien möglich.

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Hier möchte ich ein Beispiel beschreiben, welches ich immer wieder bei SharePoint Saturdays oder Onedrive Deep Dive Veranstaltungen beschrieben habe.

Ich habe eine Idee. Diese Idee bringe ich in digitaler Form unter zum Speicher. Als Word-Datei oder PowerPoint speichere ich meine Idee in meinem OneDrive for Business. Und da meine Idee auch Bilder enthält, wähle ich einen Ordner. Das hat den entscheidenden Vorteil für den nächsten Schritt. Den ich stecke mit meiner Idee fest. Ich muss mich mit einem Kollegen in meiner Firma austauschen. Das ist sehr einfach. Ich teile den gesamten Ordner mit den darunterliegenden Dateien. Bei meinem Kollegen, den ich den Link übermittle, taucht der Ordner unter „Mit mir geteilt“ auf Und mein Kollege kann diesen Ordner auch auf seinem Gerät synchronisieren. Jetzt können wir zeitversetzt oder aber auch gleichzeitig, an den verschiedenen Dateien dieses Ordners arbeiten. Zur Erinnerung: Mein Kollege öffnet mit Word von seiner Gerät das synchronisierte Dokument, schreibt ein paar Änderungen oder Ergänzungen, speichert das Dokument, welches dann durch den Next Generation Sync Client in die Cloud synchronisiert wird. Da auch ich diesen Ordner synchronisiere, wird auch bei mir diese Änderungen auf meinem Gerät sichtbar.

Weitere Kollegen könnten auf die gleiche Weise eingeladen werden. Doch das ist umständlich, in Hinblick auf ein mögliches Szenario in der Zukunft. Was passiert, wenn ich in der Zukunft das Unternehmen verlasse? Um diesem Konflikt aus dem Weg zu gehen, erzeuge ich eine Gruppe und jetzt kommt die neue Funktion von Move zum Tragen: Alle Dateien werden aus meinem OneDrive for Business in die neu erzeugte Gruppe bewegt. Mit der gesamten Historie aller Dateien. Dann noch die anderen Firmen-Mitarbeiter in diese Gruppe einladen. Das wars. Und sollte ich jetzt die Firma verlassen, bleiben alle Daten erhalten, die andren Kollegen können weiterarbeiten.

Als Anmerkung zu diesem Szenario: Sowohl ich als auch mein erster Kollege müssen natürlich die Dateien aus der Gruppe neu synchronisieren.

SharePoint Command Bar - Move to

Migration

Wenn Daten von einem File-Server mit Hilfe von 3rd Party Tools migriert werden, sind diese manchmal an der falschen Stelle. Wenn also ein Dokument in der Marketing Site eigentlich in die Sales Site gehört, aber bereits daran gearbeitet wurde, so kann ein Anwender, sofern er die Rechte für beide Sites besitzt, dieses Dokument in die andere Site bewegen.

Einschränkungen

Das Verschieben von Ordnern und Dateien unter Mitnahme von Metadaten und History Daten funktioniert nur über den Webbrowser und nicht im Explorer.

Um eine Datei oder einen Ordner mit Dateien zu verschieben, muss man für das Ziel die Rechte zum Schreiben haben. Wurde eine Dokumenten-Bibliothek mit IRM (Information Rights Management) versehen und geschützt, so können von dieser Quelle keine Daten verschoben werden

Meta-Daten, Retention Richtlinien und Records Management

Beim Verschieben werden Metadaten in form von Column Names beibehalten. Enthält aber das Ziel keine solche Spalten, so gehen diese Metadaten verloren. Administratoren sollten daher sicherstellen, dass das Ziel auf die Quelle abgestimmt wurde.

Die Vorgehensweise ist die gleiche, wenn Richtlinien zu Rentention und/oder Records Management bestehen.

weitere Informationen in englischer Sprache finden Sie hier im Blog-Beitrag von Chris McNulty

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OneDrive for Business | Ändert Microsoft Dokumente?

28. April 2014 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive

Am 17.4.2014 hat Sean Byrne unter myce einen Artikel veröffentlicht, in der er beweist, dass Microsoft Dokumente beim Synchronisieren vom Client in die Cloud (SharePoint Online ) verändert. Den Nachweis hat er zuerst einmal mittels MD5Summer erbracht. Dann versucht er auf Unterschiede einzugehen. Dann stellt er fest, dass beim Consumer-Produkt OneDrive keine Änderungen vollzogen werden. Eine genauere, tiefere Analyse der Dokumente wird nur angerissen. Und er hinterlässt dann die offene Frage, warum macht dies Microsoft ?

Die Antwort ist eigentlich ganz einfach.

Beim Consumer-Produkt OneDrive werden die Daten direkt in einer Datenbank der Cloud gespeichert, bei OneDrive for Business liegt dann ja noch entweder der SharePoint Server 2013 (on premise) oder aber SharePoint Online dazwischen, bevor die Daten im SQL Server abgelegt werden.

Solche Nachrichten machen aber sehr schnell die Runde, ja “negative” Nachrichten verbreiten sich sehr schnell. Und keiner geht der Sache auf den Grund.

Denn das ganze existiert schon bei den Vorgängern-Produkten wie SkyDrive Pro und SharePoint WorkSpace 2010. Und es hat eigentlich mit den Client Produkten überhaupt nichts zu tun. Wie schon oben erwähnt, sind die Client-Produkte nur für den Transport, die Darstellung und einiges mehr verantwortlich. Erst wenn die Daten am Ziel ankommen, werden diese Daten von SharePoint aufgearbeitet.

 Dokument in OneDrive oder OneDrive for Business, FSSHTTP, Herauf und Herabstufen eines Dokumentes

Richtig, SharePoint Server 2013 oder SharePoint Online. Oder SharePoint Server 2010. Das ganze nennt sich nämlich Herauf und Herabstufen von Dokumenteneigenschaften und wird hier in Deutsch oder Englisch beschrieben. Und der Artikel wurde im May 2010 veröffentlicht!!

Wandelt man z.B. ein Office-Dokument, welches im Original und nach der Synchronisierung vorliegt, in ein zip-File um, dann können die Inhalte verglichen werden.

Dabei wird ersichtlich, dass das Dokument umstrukturiert, der ursprüngliche Inhalt jedoch nicht verändert wird!!

Bedeutet:

ja, es werden Dateien durch einen Prozess bearbeitet. Und dieser Prozess lässt sich bei SharePoint Online in der Cloud auch nicht abschalten. In der OnPremise Variante könnte der Administrator bzw. ein Entwickler das tun.


Zusammenfassung:

Wird der Inhalt eines Dokumentes verändert?

Nein, es werden nur begrenzte Metadaten aus dem Inhalt des Dokumentes hinzugefügt, die unter anderem dafür sorgen dass Web-Links im Dokument, wenn geändert, nachgeführt werden. Diese Funktionalität, welche schon seit früheren Versionen von SharePoint in SharePoint implementiert wurde, sorgt auch für den Abgleich des Dokumentes zur Dokumenten-Bibliothek einschließlich OneDrive for Business (MySite).

Gibt es Dokumenten-Typen, für welche dieses Eigenschaften nicht gelten?

Nein, die Eigenschaften sind in allen Dokumenten, welche in einer Dokument-Bibliothek abgelegt werden, also auch in der MySite (OneDrive for Business), enthalten.

Sind bei den Eigenschaften persönlich identifizierbare Informationen enthalten?

Nein, außer den Informationen persönlicher Art, welche bereits Bestandteil des Dokumentes selbst sind, werde keine weiteren Informationen hinzugefügt.

Können durch diese “neuen” Eigenschaften die Dokumente von Microsoft selbst “gescannt” werden?

Nein. Das Kopieren der Eigenschaften eines Dokumentes eines Benutzers in einer Dokumenten-Bibliothek wird durch einen Client-Side Editor durchgeführt. Das Ergebnis ist dann im Dokument selbst enthalten. Bei einem HTML oder ähnlichen Dokument sieht das dann aus, wie wenn Code hinzugefügt worden ist, aber dieser stammt selbst aus den Eigenschaften der Dokumentenbibliothek.

Ist das automatische Herauf- oder Herabstufen von Dokumenten neu?

Nein, Das Konzept war schon in vorherigen Versionen der Dokumentenbibliotheken in SharePoint enthalten.

Kann ich diese Funktion des Herauf- bzw. Herabstufen von Dokumenten ausschalten bzw. deaktivieren?

Ja und Nein. In Office 365 (SharePoint Online) kann dies nicht abgeschaltet bzw. deaktiviert werden. Beim SharePoint Server 2013 (OnPremise) sind Entwickler in der Lage, mit der SPWeb.ParserEnabled Eigenschaft eine Funktion zu implementieren, um die Funktion abzuschalten.

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