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OneDrive for Business | Anfordern von Dateien


Anfordern von Dateien

Klingt in der deutschen Sprache etwas holprig. “Request Files” ist die englische Bezeichnung.  Derzeit funktioniert das nur mit OneDrive for Business. Nicht in OneDrive (Personal). Nicht für diverse SharePoint Online Dokument Bibliotheken. Ich habe bei Microsoft nachgefragt, und es existieren Pläne, die Funktion auch bei SharePoint-Bibliotheken zu Verfügung zu stellen. Leider es gibt keinen Zeitpunkt, wann wir damit rechnen können. Viellicht möchte man erst einmal sehen, wie häufig diese Funktion angewandt wird.

Aber warum geht es hier überhaupt?

Ich kann hier auf einfache Art ein oder mehrere Personen auffordern, mir Dateien zu einem Vorgang zu senden. Da die Initierung aus dem Web-Browseroberfläche passiert, muss ich nicht einmal meinen EMail-Client bemühen. Der oder die Empfänger erhalten dann eine Mail und haben anschließend die Möglichkeit Dateien hochzuladen. der Empfänger hat dabei keinen Zugriff auf mein OneDrive for Business. Ich muss aber auch nicht nachschauen, denn ich bekomme eine Nachricht, wenn der oder die Empfänger Dateien hochgeladen haben.

Jede Person, die sie einladen, kann eine oder mehrere Dateien hochladen. Der Empfänger der Einladung muss weder ein Office365 noch OneDrive for Business haben.

Um welche Zugriff handelt es sich in meinem Tenant

Der Zugriff wird als Gast-Contributor in meinem  OneDrive eingetragen und entspricht einem Anonymen Link, der aber nur für einen Upload geeignet ist. Das bedeutet aber, dass externer Zugriff erlaubt sein muss. Desweiteren brauchen wir uns auch keine Gedanken machen, der Link wird automatisch geschlossen, wenn die durch den Admínistrator vorgegeben Zeit abgelaufen ist. Ich als Einlader habe darauf keinen Einfluß, kann die Zeit auch nur in dem Maße verringern, die mir der Administrator vorgegeben hat. Als maximale Zeit sind derzeit 730 Tage, das entspricht 2 Jahre, die Begrenzung. Währed ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, ist das wie oben beschrieben, bei der Anforderung von Dateien nicht direkt möglich, kann erst nach dem Versand reduziert werden. (siehe Optionen)

Kann ich den Link weiterleiten?

Ja, da es sich um einen anonymen Link handelt, hat der Empfänger dann ebenfalls Zugriff, und kann ebenfalls Dateien hochladen.

Gibt es Restrktionen beim Upload?

Nicht bei den Dateinamen, denn die Urspungsdatei erhält einen prefix mit Vorname_Nachname, also aus “8.png” wird “Sabrina_Versuch_8.png”. Da der Anwender nicht sieht, was er in einer vorherigen Sitzung hochgeladen hat, besteht natürlich das Problem, wenn eine Datei ein zweites Mal hochgeladen wird. Die ursprüngliche, schon  hochgeladene Datei wird nicht überschrieben, sondern durch eine numerische Erweiterung im Dateinamen ergänzt.

Ansonsten gelten die gleichen Einschränkungen, also z.B. gelten derzeit immer noch die Größenbeschränkungen von 15 GB, was irgendwann zu den auf der Ignite 2019 in Orlando groß angekündigten 100 GB erhöht werden wird.

Durchführung:
Schritte für den, der die Einladung versenden möchte

Inivite[4]

Einladung: Schritt für Schritt

Wechseln in den Browser und rufen Sie OneDrive (for Business) auf.

  • Selektieren Sie einen Ordner Ihrer Wahl
  • Klicken Sie auf Anfordern von Dateien
  • Um unterschiedliche Einladungen zu unterscheiden, geben Sie eine Beschreibung ein
  • Klicken sie auf weiter
  • jetzt können Sie den Einladungslink kopieren ODER
  • geben Sie ein oder mehr EMail-Adressen ein.
  • Zusätzlicher Text  hilft den Teilnehmern beim Lesen der Mail, was zu tun ist.
  • Mit Klick auf Done wird die Einladungs-Mail vesendet.

Optional: Ändern des Link-Gültigkeitszeitraumes

Während des Einladungsprozess habe ich auf Gültigkeit der Einladung und des Upload Prozesses keinen Einfluß. Dies kann ich aber unmittelbar nach dem Versand durchführen.

Grundsätzlich hat der Administrator die Möglichkeit, für den kompletten Tenant, eine Einschränkung für anonyme Links festzulegen, ab wann ein Link seine Gültigkeit verliert. Die maximale Zeit sind derzeit 730 Tage. Während ich bei anonymen Links die vom Administrator vorgegebene Tage reduzieren kann, und das bei der Generierung eines Links, hat Microsoft diesen Schritt beim Anfoderungslink vergessen, bzw sie wollten den Prozess so einfach wie möglich machen.

Change Date

Schritte zum Ändern des Datums

  • Selektieren Sie den Ordner
  • Klicken Sie aif Detail: [I] rechts oben
  • Klicken sie auf “Manage access”
  • Klicken Sie auf die 3 Punkte hinter dem Link für Upload
  • Der Upload Link wandert nach oben
  • Klicken Sie auf das Datum
  • Ändern Sie das Datum
  • Klicken Sie auf Save
  • Bestätigen Sie das POP Up Fenster

 

Schritte für den, der die Einladung erhält Reciever

Empfänger: Schritt für Schritt

  • Sie erhalten eine Einladungs-Mail
  • Klicken Sie auf Dateien auswählen.
  • Sind Sie nicht angemeldet, erscheinen zusätzliche zwei Felder mit Vor- und Zunamen
  • Diese dienen zur Identifizierung und werden als Prefix dem Datenamen angehängt
  • Klicken Sie auf Hochladen
    Sollte Beim Upload ein Fehler passieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
    Fehlermeldung beim Upload

Solange der Link aktiv ist, kann man über die ursprüngliche erhaltene EMail den Vorgang wiederholen.


Zu guter Letzt: Derjenige der die Einladung versendet hat, erhält nach dem erfolgreichen Upload über sein Postfach ebenfalls eine Mitteilung:

Rückmeldung im eigenen Postfach

Rückmeldung im eigenen Postfach

Zusammenfassung:

Tolle Funktion, man kann, ohne sich über Sicherheit große Gedanken zu machen, Andere zum Upload von Dateien auffordern. Leider sind anonyme Links (Jeder)  bei manchen Firmen gesperrt.

Drei Wünsche an Microsoft:

  • bitte implementiert die “Verkürzung der Zeitspanne” in den Prozess
  • Lasst auch “Bestimmte Personen” zu.
  • Einbinden des Prozesses nicht nur in OneDrive for Business, sondern jede Bibliothek
  1. Franz Moser
    7. Februar 2020 um 08:44

    Der erstellte Link funktioniert am PC wunderbar. Hingegen auf einem mobilen Device sowohl am iPhone oder Android bekommt die Meldung. „Zugriff verweigert sie haben keine… .. Melden Sie sich mit dem von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Schul…“

    • 7. Februar 2020 um 09:27

      Dann stimmt etwas nicht mit den Rechten. Ich habe das gerade nachgestellt. Und am iPhone funktioniert das ohne Probleme.

      • Franz Moser
        13. Februar 2020 um 10:30

        Lieber Hans, danke für deine rasche Antwort. Könnte es sein, dass es damit zusammenhängt, dass ich auf dem betroffenen Geräten die OneDrive App installiert habe?

      • 14. Februar 2020 um 10:56

        Das hat mit der App nichts zu tun. Denn beim Anfordern von Dateien muss der Empfänger ja überhaupt kein OneDrive etc. haben. Ein der Mail klicke ich auf den Link, dann komme ich in den Browser. Und von dort aus werden die Daten dann versendet. Einfach mal ein anderes File von Smartphone auswählen. Es wäre auch einmal interessant, wann und bei welcher Aktion die Fehlermeldung kommt.

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