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Files on Demand | der Umgang mit den drei Status

11. Dezember 2017 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft OneDrive, Microsoft

Es erreichen mich immer mehr Anfragen, die die Unterscheidungsmerkmale der drei Status von „Files on Demand“ nicht korrekt unterscheiden können. (Es klingt und schreibt sich wirklich so. Die Pluralform von “Status” lautet “Status”)

Mit dem Windows Fall Creators Update wurden Sie eingeführt, lang erwartet, fast wie die Smart Files unter Windows 8.1, (mit SkyDrive). Wenn man die richtige Version des Next Generation Sync Client hatte, dann konnte man Sie sofort benutzen.

Warum mussten wir so lange warten?

Der NGSC, welcher im Kontext des Benutzers gestartet wird, wird selbstständig auf die neuste Version gebracht. Dabei nimmt er einmal pro Tag Kontakt mit Microsoft auf, und nach ganz bestimmten Vorgaben bekommt man die nächste Version, die sich selbst herunterladet, installiert und dann neu startet. Bei einem schnellen Rechner dauert das nur ein paar Minuten und fällt kaum auf. Mit dem Windows Fall Creators Update ist jetzt die Verzahnung mit dem Betriebssystem vorgenommen worden. Genau genommen mit dem Dateisystem (NTFS) und dem Windows Explorer. (auch die Smart Files unter Windows 8.1 und der SkyDrive.exe sind mit dem Betriebssystem gekoppelt und die Ursache dafür, dass der NGSC unter Windows 8.1 nicht mit OneDrive Personal zum Einsatz kommt.)

Was hat sich beim File-System NTFS geändert?

Der Zustand einer Datei wird mit 2 Attributen erzeugt. Die Zustände sind folgende:

Files on-demand All

Die Datei ist nur in der Cloud gespeichert und ist auf diesem Gerät nicht synchronisiert. Wenn Sie eine Internetverbindung haben und mit der Maus einen Doppelklick auf die Datei erzeugen, wird die Datei heruntergeladen (bei großen Video-Dateien wird gefragt, ob Sie die Datei streamen wollen, oder tatsächlich das Video auf das Gerät herunterladen wollen), je nach Dateityp wird die dazu gehörige Applikation gestartet. Als Beispiel mit einer Word-Datei: Nach dem Herunterladen können Sie loslegen mit dem Bearbeiten. Der Status wird geändert in „lokal verfügbare Datei“, im Explorer wird aus dem Cloud-Symbol ein Kreis mit einem Haken

Aber es gibt ja noch einen Status

Richtig, “immer verfügbare Datei”. Das Symbol ist ein gefüllter Kreis mit dem Häkchen. Diesen Zustand können Sie manuell mit Klick der rechten Maus erreichen.

Und wo liegt jetzt der Unterschied?

In den verschiedenen Szenarien. Microsoft hat den Geräten Rechnung getragen, die über sehr wenig Speicher verfügen. Da die unterschiedlichen Status in den Attributen einer Datei im Files System NTFS untergebracht sind, lässt sich der Status nicht nur im Windows Explorer mit der Maus ändern, ich kann auch mehrere Dateien zusammen in einen anderen Modus bringen. Und für PowerShell oder Batch Experten unter uns: Das lässt sich auch mit einem Script bewerkstelligen. Weitere Informationen finden Sie in englischer Spreche hier oder da.

Szenario:

Mitarbeiter in meiner Organisation schicken mir Links zur Kollaboration. Da ich mit den nativen Programmen auf dem Gerät arbeiten möchte, bringe ich diese Dateien zur Synchronisation auf meinem Gerät. Änderungen werden automatisch vollzogen und die Dateien sind immer synchron (wenn Internet vorhanden ist). Um Speicherplatz freizugeben entscheide ich mich am Wochenende , genau diese Dateien wieder in den “Nur Online Verfübar” Zustand zu versetzen. Und genau hier brauche ich einen Unterschied zu den Dateien, welche ich permanent auf diesem Gerät synchronisiere.

Icon

Beschreibung

Files on-demand Online-Only files

Nur Online Verfügbar

Datei ist nur in der Cloud. Datei wird über ein Icon und mit dem Namen angezeigt, nimmt aber auf dem Gerät kein Platz weg.

Files on-demand Syncing

Ich habe einen Doppelklick auf die Datei ausgeführt. Die Datei wird, wenn Internet vorhanden ist, auf dieses Gerät synchronisiert.

Ausnahme: große Video Dateien.

Files on-demand Locally available files

Lokal verfügbare Datei
Nachdem die Datei synchronisiert wurde, wechselt das Icon. Das zur Datei gehörigen Programm wird gestartet. Werden Änderungen an der Datei vollzogen werden diese in die Cloud synchronisiert, wenn Internet vorhanden ist. Dabei wechselt das Icon kurz in den Transfer-Modus und nach erfolgter Synchronisation wieder in den Modus „Lokal verfügbar“ zurück zu wechseln

   

Option 1

Immer verfügbare Datei

Datei dauerhaft auf dem Gerät behalten und immer synchronisieren

Files on-demand Always available files

Kann im Windows Explorer mit einem rechten Mausklick herbeigeführt werden.

   

Option 2

Speicherplatz freigeben

Files on-demand Online-Only files

Datei wird auf dem Gerät gelöscht. Aber nur auf dem Gerät. Die Datei wird nicht in den Papierkorb verschoben. Im Prinzip ist es ein SHIFT-Taste +Delete, ohne aber die Information in die Cloud zu übertragen und dort ebenfalls zu löschen Das Icon wechselt zu „Nur Online Verfügbar“.

Anmerkungen:

Neue online oder auf einem anderen Gerät erstellte Dateien werden als "Nur online verfügbar" angezeigt, um Speicherplatz einzusparen. Wenn Sie einen Ordner jedoch als "Immer auf diesem Gerät speichern" kennzeichnen, werden neue Dateien in diesem Ordner, sobald sie verfügbar sind auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Wenn ein Ordner nur online verfügbar ist, können Sie einzelne Dateien in diesem Ordner trotzdem als "immer verfügbar" markieren.

Sowohl Option 1 als auch 2 kann ich mit mehreren Dateien im Windows Explorer durchführen. Eine Batch-Verarbeitung bietet sich immer dann an, wenn ich an unterschiedlichen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen einzelne Dateien bearbeitet habe. Das nachfolgende Script durchläuft alle Verzeichnisse und gibt den Speicherplatz frei. Sie sollten das Script aber erst starten, wenn Sie eine Internet-Verbindung haben und alle Dateien synchronisiert wurden.

Hier geht es zum zweiten Teil

 

Wunsch für 2018

kurz vor Weihnachten darf man ja Wünsche äußern. Auch wenn das Paket nicht unterm Christbaum liegt, kann man bei meinen Wünschen der vergangenen Jahre erkennen, dass sich die meisten erfüllt haben. Also einen Wunsch zu OneDrive Files on Demand will ich hier loswerden:

Nachdem die Windows 10 Benutzer mit dem Windows Creators Fall Update Files on Demand die wesentlich verbesserte Ausführung der Smart Files erhalten haben, muss / kann ich mit einem einfachen Batch Kommando oder per Powershell Befehl aufräumen und Platz auf meinem Gerät schaffen. Noch muss ich das aber selbst anstoßen. Ich wünsche mir für 2018, dass beim Hinzufügen (Speichern) einer neuen Datei in OneDrive ein interner Prozess gestartet wird. Genauer spezifiziert: Vorher soll überprüft werden, ob eine Schwelle unterschritten wird (z.B. freier Festplattenplatz < 10%) und dann die erste (zeitlich) lokal verfügbare Datei in den Zustand  “nur Online verfügbar” versetzt wird. Also ein Automatismus und kein manuelles Aufräumen. Denn dann machen die 3 verschiedenen Status auch wirklich Sinn.

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OneDrive | Dateigröße 2 GB , 4 GB, 8 GB oder unbeschränkt?

4. September 2014 1 Kommentar

OneDrive

Manchmal werden Bekanntmachungen durch Microsoft Wochen und Monate im Voraus bekannt gegeben. Da spielt das Marketing eine große Rolle. Um den Mitbewerbern zu zeigen, wie in naher Zukunft Microsoft mit dem einen oder anderen Thema umgeht. So auch bei OneDrive.

So wurde am 23.Juni 2014 durch Microsoft Manager Ohmar Shahin auf dem Microsoft Blog angekündigt, dass der zur Verfügung stehende Speicher in der Cloud angehoben wird. Ich habe darüber hier geschrieben.

Jetzt aber hält sich Microsoft zurück. Denn in naher Zukunft wird wird die 2 GB Dateigrößen-Beschränkung fallen. Auch darüber habe ich hier geschrieben. Und das Glück gehabt, dies Aufhebung dieser Grenze schon zu erleben. Was nicht klar ist, wo setzt die Beschränkung ein?

Dazu habe ich dann mehrere Dateien in Form von virtuelle Festplatten mit exakter, aber unterschiedlicher Größe erzeugt und versucht, diese zu synchronisieren:

OneDrive: Beschränkung bei Dateien größer 10 GB

während Dateigrößen >= 10 GB mit einer Fehlermeldung beim Beginn der Synchronisierung angezeigt wurden,konnte ich eine Datei mit 9 GB in mein OneDrive synchronisieren.

Das bedeutet, das die neue Beschränkung einer einzelnen Datei bei 10 GB liegt. Nun müssen Sie das mit Ihren Dateien nicht ausprobieren, weil das offizielle Statement von Microsoft noch aussteht.

Und….

Es gibt allerdings noch ein paar Einschränkungen:

Die Dateien können nur im Windows-Explorer synchronisiert werden. Getestet wurden: Windows 7 SP1 mit dem OneDrive Programm und Windows 8.1 (Nativ in Windows 8.1 eingebunden)

Und…

Bevor Sie loslegen: Wenn sie mehrere Geräte im Einsatz haben, bei denen Sie Dateien mit Hilfe von OneDrive synchronisieren, sollten Sie sich Ihre Kapazitäten der jeweiligen Geräte genau anschauen. Ich habe z.B. ein Surface RT (1. Generation)  im Einsatz, bei diesem Gerät habe ich wenig Speicherplatz.  Deshalb habe ich einen Ordner für die großen Dateien angelegt, und diesen auf “Nur Online verfügbar “ eingestellt.

Aber…

OneDrive: über 250 Millionen Benutzer

Da über 250 Millionen Benutzer mit OneDrive arbeiten, liegen diese Daten in diversen Microsoft Datencentern auf diversen Servern. Und diese müssen alle auf der Server-Seite auf den neuen Stand gebracht werden. Das kann dann schon eine geraume Zeit in Anspruch nehmen. Und das wird auch der Grund sein, warum Microsoft noch kein Statement zu dieser Änderung abgegeben hat.

OneDrive for Business

Und im Internet fragen viele Benutzer, wie es denn mit OneDrive for Business aussieht?

Hier gibt es seit der SPC14 (Share Point Konferenz 2014 in Las Vegas) ein offizielles Statement seitens Microsoft: Die 2 GB Limitierung wird bis Jahresende 2014 auf 10 GB angehoben.

Fazit:

Das Consumer Programm OneDrive ist der Profi-Variante wieder einmal ein Stück voraus, aber das wird sich in naher Zukunft ändern, arbeiten doch beide Teams miteinander unter gemeinsamer Führung. Aber darüber werde ich in einem anderen Blog Post schreiben

[Update]
Blog Post: 10 GB – jetzt ist es offiziell

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