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Office und OneDrive | Speichern und Teilen


Office Dialog: speichern und Mitarbeiter für die Zusammenarbeit eingeben

Schon den Unterschied gemerkt? Nun, nur wenn sie bereits die Office Version 2006 (Build 12827.20000) oder höher auf Ihrem Rechner installiert haben. Denn während einige das langsame Speichern in eine OneDrive Bibliothek monieren, hat Microsoft an anderer Stelle weitergedacht….

Früher

  • Dokument erzeugen
  • Speichern
  • Teilen

und jetzt:

  • Dokument erzeugen
  • Speichern und Teilen

Während früher dre seperate Schritte notwenig waren, sind es jetzt zwei Schritte, denn der letzte Schritt wurde in einen Dialog zusammengefasst. Aber nur wenn…

wir den Speichern Button anklicken oder STRG-S über die Tastatur eingeben UND
das Dokument in OneDrive for Business oder OneDrive Personal speichern wollen.

Andere Speicherorte wie zum Beispiel Dokument Bibliotheken in SharePoint Online funktionieren (noch?) nicht.

hier die kleine Bilderstrecke:

Bild Beschreibung
Office: neuer Speicher Dialog Das Dokument ist geschrieben und ich kloicke auf das Diskettensymbol zum Speichern.

alternativ STRG+S

Jetzt kann ich dem Dokument einen Namen geben. Oder den Speicherort ändern.

Es können in diesem Dialog aber nur OneDrive for Business oder OneDrive Personal ausgewählt werden.

Ich kann in diesem Dialog auch ein Wechsel vornehmen. Also als Beispiel von OneDrive for Business zu OneDrive (Personal) wechseln. Dann aber nurmehr in das Hauptverzeichnis. Einen Ordner kann ich dann allerdings nicht auswählen. Habe ich von einem Benutzer ein komplettes Verzeichnis mit Ordner und Dateien geteilt bekommen (mit mir geteilt), dann erscheint dieser ebenfalls. Aber auch hier werden die Ordner nicht angezeigt und können nicht ausgewählt werden. Wer einen Zugriff zu einem anderen Mieter in Office 365 hat, der steht vor dem gleichen Problem. Obwohl ordnungsgemäß eingebunden, wird er nicht einmal eingebunden.

Bild Beschreibung
Neuer Speicherdialog: Mitarbeiter für die Zusammenarbeit auswählen Bevor ich jetzt speichere, kann ich meine Kollegen auswählen, mit denen ich die Datei teilen möchte. Das können sowohl Interne als auch externe Benutzer sein

Office Dialog. Editieren oder Nur Ansehen Diesen Benutzern kann ich auch noch ein paar Rechte mitgeben, nämlich Bearbeiten oder nur Ansehen.

Dann der letzte Klick. Speichern

Die Datei wird im ausgewählten Ordner gepsichert, die Rechte werden vergeben und …

Neuer Office Dialog: Bestätigungs-Link … wir erhalten in Outlook einen Bestätigungs-Link…
Neuer Office Dialog: bestätigung in der Applikation … und ein Hinweis in der Office Applikation

das funktioniert aber nur, wenn ihr Administrator bestimmte Dinge zuläßt. Wenn er das Teilen mit externen Benutzern nicht gestattet, dann wird der Benutzer nach dem Speichern mit einer Fehlermeldung konfrontiert:

Bild Beschreibung
Neuer Office Dialog: Es ist ein fehler aufgetreten. erst nachdem ich auf den Speicher-Button (STRG+S) geklickt habe wird das Dokument gespeichert, dann werden die Reche eingetragen. Und erst dann nachgeschaut…

uups. Ich darf ja mit keinem externen Benutzer etwas teilen.

Link kann nicht vesendet werden, weil nicht zugelassen Im Detail sieht es dann so aus…

Da wir in diesem Dialog mehrere Dinge auf einmal durchführen, kann man Zeit sparen.

Erst wenn der Name und der Speicherort eingegeben wurde könnte Microsoft die Rechte auslesen.
Mit der Eingabe einer EMail-Adresse eines Benutzers wäre dann auch sofort ein Möglichkeit gegeben, mir zu sagen, hey, Du darfst keinen externen Benutzer eingeben.

Das würde mir Zeit sparen. Microsoft geht hier wieder davon aus, dass alle ihre Kunden das externe Teilen erlaubt haben. Aber wir wissen, dass das nicht der Fall ist.

Zusammenfassung

Microsoft sollte hier noch nachbessern. Wenn ich vom Standard-Speicherort, wechsle dann muss die Auswahl der Ordner angezeigt werden. Warum werden nicht alle auf dem System vorhandenen OneDrive for Business angezeigt?

Natürlich kann ich auf weitere Speicheroptionen klicken und lande an altbekannter Stelle. Aber dann ist auch das Dialogfenster weg.

Ich weiss nicht, wie viele Client-Server Abfragen für die Rechte notwendig sind, aber das leidige Thema, mit externen Benutzern zu teilen,  wird vermehrt auftreten. Nicht jeder Benutzer hat Kontakt mit seiner IT-Abteilung. Und wenn er es nicht weiss, dann wird eine Fehlermeldung schnell zum Boomerang, dann mache ich es in gewohnter Weise. Erst Speichern und dann Teilen.

Quelle: Microsoft

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