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Keyword: ‘Dienste’

app launcher in Office 365 und anderen Diensten

23. Oktober 2014 Hinterlasse einen Kommentar

Office 365, Microsoft

Microsoft hat den app launcher ja schon angekündigt, zuerst für Office 365 und später dann auch für Dienste wie

  • Outlook.com
  • Kontakte
  • Kalender
  • OneDrive (die Consumer Version)
  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • OneNote Online

app launcher in Outlock com, OneDrive, ...

 

für die Office 365 Pakete sieht das ganze je nach Plan dann so aus:

  • Outlook web app
  • Kalender
  • Personen
  • Yammer
  • OneDrive for Business
  • Websites
  • Aufgaben
  • Delve
  • Word Online
  • Excel Online
  • PowerPoint Online
  • OneNote Online

app launcher in Office 365

der Unterschied (außer den unterschiedlichen Programmen):

hinter “Meine Apps können (je nach Einstellung durch den Administrator) weitere Apps hinzugefügt werden können.

Das interessante daran, ist die Reihenfolge der Ankündigung:

16.10.2014 Office 365
22.10.2014 Outlook, OneDrive, …

und alle die ein Microsoft Konto haben und sich z.B. bei OneDrive oder Outlook.com anmelden sehen bereit die Änderungen. Bei Office 365 dauert es noch ein bisschen, aber wer einmal damit gearbeitet hat, der denkt sich:

Warum ist Microsoft da nicht früher darauf gekommen?

Dienste und Automatisierung


WordPress, Twitter, Facebook und Paper.li sind Dienste, die viele nutzen. Natürlich möchte am es sich einfach machen. Wenn ein neuer Blog Post erstellt wurde, und dieser veröffentlicht wird, soll automatisch ein Tweet über den Nachrichten-Dienst Twittter veröffentlicht werden. Und in vielen Blog Programmen ist dies auch enthalten, muss nur noch konfiguriert werden. Aber es kann schon tückisch werden. Zum Bespiel wenn man in 2 Sprachen bloggt. Dann möchte man man natürlich das Tweet zeitversetzt senden. Dann, wenn die amerikanische Bevölkerung nicht mehr schläft. 

Oder aber man folgt anderen Bloggern Und möchte sofort informiert werden, wenn dort etwas veröffentlicht wird. Und diese Information dann sofort in Facebook posten , einen Tweet darüber senden, diesen Fremd-Beitrag dann in Linked-In veröffentlichen.

Wundern sie sich über Personen, von denen Sie genau wissen, dass diese Urlaub ohne Internetzugang machen, und trotzdem jede Menge Nachrichten in den sozialen Netzwerken erscheinen? Und das zu jeder Uhrzeit?

Möglich machen das Dienste wie Twitterfeed, Paper.li, IFFFT, Hootsuite, oder Bufferapp.
Diese Programme unterstützen auf unterschiedliche Weise die Arbeit des Bloggers.

Ich habe nach Diensten gesucht, die folgendes ausführen können.

  • Tweets zeitversetzt senden.
  • Tweets zu bestimmten Zeiten immer wieder senden.
  • fremde Blog-Informationen aufbereiten und in verschiedene Netzwerke weiterleiten.
  • fremde Blog-Informationen auf mein Smartphone per SMS zukommen lassen.
  • eigene Blog-Artikel in andere Netzwerke veröffentlichen.

Bestimmte Dienste setze ich schon lange ein. Aber man muss immer wieder ins Internet, denn neue Dienste werden über Nacht etabliert, vorhandene Dienste erweitert.

schon vor drei Jahren habe ich darüber geschrieben

Das Rad der Zeit hat sich jedoch weitergedreht und als Beispiel IFTTT hat jede Menge Channels implementiert. Inzwischen sind auch Microsoft Programme wie OneDrive und OneNote dazugekommen. Und sogar ein Kanal für Yammer gibt es.

 

Das Dashborad von IFTTT

eige Rezepte in IFTTT Unterschiedliche IFTTT-Rezepte automatisieren die tägliche Arbeit

Leider gibt es nicht das allumfassende Tool, das all meine Wünsche erfüllt, so muss ich noch mit mehreren Diensten arbeiten.

Das bedeutet auch, dass ich mir eine Excel-Liste gebaut habe, in der meine Automatisierungen “was macht wann welches Tool” abgebildet sind.

 

Und wie schreibt Agnes Molnar, MVP SharePoint (Mrs. Search), ein Kanal in IFFFT fehlt noch, nämlich Lync, damit man seinen Lync Status (Grün, Rot) anzapfen und diesen dann einer Lampe oder einem Schalter zukommen kann. So kann dann jeder im Home-Office sehen, ob ich beschäftigt bin. Die Schalter und Lampen gibt es schon….

Ach ja, derzeit benutze ich folgende Dienste…

  • Twitterfeed
  • IFFT
  • Bufferapp
  • Hootsuite

Grundlagen OneDrive 09

20. November 2020 8 Kommentare

Zugriff von iOS auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

Jetzt sind schon ein paar Wochen vergangen, seit ich die Grundlagen OneDrive mit der 8.Teil veröffentlicht habe. Das liegt zum Einen daran, dass sich mit OneDrive eine ganze Menge getan hat und noch tut. So wird derzeit “zu meinem OneDrive hinzufügen” ausgerollt. Dabei gibt es noch ein paar Ungereimtheiten, deshalb ist es möglich, dass Sie noch nichts mitbekommen haben. Es sei denn…, aber das können Sie hier nachlesen. Zum Anderen war ich mit Remote OneDrive Workshops beschäftigt.  Und zum Letzten: Es finden ja diverse Community Versanstaltungen auf dem Planeten statt. Und auch hier müssen die Vorträge angepasst und erneuert oder auch komplett erstellt werden.

In der 9. Ausgabe geht es um mobile Geräte. Mit der Beerdigung von Windows Phone bleiben eigentlich nur noch 2 Betriebssysteme, iOS und Android

Für beide Betriebssysteme hat die OneDrive Produktgruppe bei Microsoft eigene Leute, die an den jeweiligen OneDrive Apps arbeiten. Die Apps sollten die Grundfunktionalität beinhalten, in der Bedienung sind Sie natürlich unterschiedlich.

Die OneDrive Apps kann man hier herunterladen:  iOS  Android

Zugriff von Android auf verschiedene Bibliotheken in SharePoint Online, OneDrive for Business oder OneDrive

Wie man den beiden Bildern entnehmen kann, ist es möglich, sich sowohl mit den unterschiedlichen Dokument Bibliotheken in SharePoint Online, meinem OneDrive for Business als auch mit meinem OneDrive Personal zu verbinden.

Während wir bei Windows und auf dem Mac von einer Synchronisierung sprechen, ist das bei den mobilen Betriebssystemen nicht der Fall. Hier wird nur eine Verbindung zur Cloud aufgebaut und die Ergebnisse dann angezeigt. Will ich in Dokumente auch ohne Verbindung zum Internet bearbeiten, so muss ich die benötigten Dokumente in den Offline Modus bringen, dann werden diese synchron gehalten. Nun, meine Finger sind etwas zu klobig, um damit ein Worddokument zu redigieren oder in Excel Umsatzzahlen hinzuzufügen, aber vom Prinzip geht es. Und vor einer Präsentation mal schnell die Slides der PowerPoint am Smartphon durchzublättern, das macht schon Sinn. Und nicht zu vergessen, es gibt ja auch die verschiedenen iPADs bzw. die verschiedenen Geräte, welche unter dem Betriebssystem Android laufen. Und durch den doch größeren Bildschimfaktor, macht das dort viel mehr Sinn. Beim Offline-Modus ist aber auch der interne Speicher dieser Geräte zu beachten. Ein “Dateien auf Abruf”  ist dort nicht vorhanden.

In den Eigenschaften der mobilen Geräte kann man Konten hinzufügen (OneDrive Personal, OneDrive for Business):

iOS Android
iOS OneDrive Konten: OneDrive Personal Android  OneDrive Konten: OneDrive Personal
iOS  OneDrive Konten: OneDrive for Business Android  OneDrive Konten: OneDrive for Business

In den Eigenschaften kann man dann zum Beispiel einstellen, ob die Fotos, welche mit der Kamera Smartphones geschossen werden, in welchem Dienst hochgeladen werden sollen. Früher war das nur mit OneDrive Personal möglich. Dann hat Microsoft nachgebessert und jetzt hat der Kunde die Wahl.

Bedenken Sie aber: haben Sie OneDrive for Business eingestellt und verlassen Sie das Unternehmen, ist u.U. kein Zugriff mehr möglich und Ihre Bilder sind weg. Gut, sind ja noch auf dem Smartphone gespeichert. Sind Sie sicher? Auf jeden Fall kein Backup. Aber auch OneDrive (Personal) kann kritisch werden. Schon mancher Account wurde gesperrt, weil Bilder mit zu viel nackter Haut durch den automatischen Scanner erfasst wurden. Ja, man hat beim ersten Mal zugestimmt…

Betrachten wir aber einmal die Business-Variante (OneDrive for Business)

iOS Android
iOS: OneDrive  For Bussines (mit Hinzufügen zu OneDrive) Android: OneDrive  For Bussines
iOS: OneDrive  For Bussines (ohne Hinzufügen zu OneDrive)

Die Bilder zeigen, dass nicht nur der Inhalt von OneDrive for Business, sondern auch „“Mit mir geteilte“ Ordner und Dateien angezeigt werden. Das obere Bild links zeigt auch noch Ordner an, die mit „Hinzufügen zu OneDrive“ angezeigt werden.

Diese Funktion ist aber noch nicht überall ausgerollt, dann sieht es aus, wie im linken Bild.

iOS: OneDrive  For Bussines mit Hinzufügen zu OneDrive - Entfernen) Und wie oben geschildert, Die Funktion “Verknüpfung zu Meine Dateien” steht bereits zur Verfügung.

Und eine Entfernen ist sogar vom Smartphone möglich.

Bleibt noch als  letzter Punkt, der Zugriff auf alle Bibliotheken, auf die ich Zugriff habe

iOS  
iOS: OneDrive  For Bussines Zugriff zu SharePoint Bibliotheken Damit zeigt sich, dass wir mit mobilen Geräten den Zugriff auf alle Dateien haben, die wir erreichen (wo wir auch die notwendige Berechtigung haben), anzeigen und bearbeiten kann.
Einzige Voraussetzung: Verbindung zum Internet. Steht kein WLAN oder der Telefon-Provider zur Verfügung, dann muss ich die entsprechende(n) Dateien vorher „Offline“ zur Verfügung stellen.

Zusammenfassung

Microsoft kümmert sich mit den OneDrive Apps für iOS und Android, dass man auch von unterwegs mit seinem Smartphone Zugriff auf alle Daten hat. Je nach Umgebung hat man dann langsames oder aber schnelles Internet, im WLAN sowieso, aber selbst eine Verbindung mit dem Internet-Provider Ihrer Wahl lässt fast keine Wünsche offen. Dies ist natürlich von Land, dem Provider und der Netzwerkabdeckung abhängig, auch muss man sich darüber im Klaren sein, dass Sie damit ihren Datentarif bei Ihrem Provider belasten.

Manche Benutzer beklagen sich, dass keine komplette 2 Wege Synchronisation implementiert ist. Aber die unterschiedliche Anfoderungen, Datenvolumen etc. sprechen dagegen.

Microsoft implementiert aber heute sehr schnell neue Funktionen, die kurz nach den Desktopversionen zur Verfügung stehen.


Ein Dank geht an Daniel Lehner, welcher als Administrator arbeitet, von diesem stammen die Android Bilder. Daniel gibt unter anderen in der FaceBook Gruppe Windows 10 Community Deutschland Hilfestellung. Diese hat derzeit 8500 Mitgieder


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 08

16. September 2020 17 Kommentare

Danke für die Rückmeldungen. Wer übrigens eine Frage hat, immer raus damit. Und das gilt für die Grundlagen OneDrive als auch für den Rest der vielen Blog Post. In der letzten Folge habe ich über die Inegration von OneDrive in die Office Programme geschrieben. Und in der 8. Ausgabe dieser Reihe geht es um “Mit mir geteilt”.

mit mir geteilt

Eigentlich eine einfache Angelegenheit, aber auch der zweithäufigste Begriff, nachdem die Benutzer im Internet gesucht haben, und bei mir fündig wurden:

Aufrufe von Seiten zu "mit mir geteilt"
Es geht hier nicht um Dateien, die in SharePoint Online Bibliotheken gespeichert sind. Es geht um Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert wurden. (siehe obige Abbildung)

Den ersten Artikel habe ich dazu bereits im September 2015 geschrieben. Im Prinzip geht es darum, dass jemand eine Datei mit mir geteilt hat. Und ich mir den Link aufheben muss, um erneut auf dieses Dokument zugreifen zu können. man könnte den Link natürlich im Browser unter den Favoriten unterbringen. Aber das wäre nur die halbe Miete. Denn ich möchte vielleicht das Dokument mit dem nativen Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten. Geht, aber es sind ein paar Klicks mehr notwendig.

Der Wunsch der Anwender?

Sie hätten gerne das Dokument auf Ihrem Rechner, synchronisiert. Dann ist das Bearbeiten nur ein Klick entfernt. Nachfolgend jetzt die zwei Sichtweisen (Sender, Empfänger)

Sender

Eigentlich will ich nur ein Dokument mit dem Empfänger teilen. Wenn wir beide etwas länger mit dem Dokument arbeiten, also Änderungen vornehmen wollen, wäre es ja praktisch, dass der Empfänger dieses Dokument auf seinen Rechner synchronisieren kann. Wenn ich also das Dokument teile, bekommt der Empfänger den Link zum Dokument. Diesen Link muss er aufbewahren, denn dies ist die einzige Möglichkeit. auf das Dokument zuzugreifen. Das Ganze erfolgt im Übrigen in OneDrive for Business, nicht in SharePoint Online.

Empfänger

Die E-Mail enthält den Link zum Dokument. Eine Möglichkeit zur Synchronisation ist nicht gegeben. Wenn man also viele Dokumente zum Bearbeiten bekommt, macht das so kein Spaß.

 

und nun?

 

Sender

Und es geht doch. Dafür muss aber der Sender sorgen. Denn er muss das Dokument in einen Ordner packen. Und dann den Ordner mit dem Empfänger teilen. Fertig

Teilen eines Ordners, nicht nur eines Dokumentes

Das Bild zeigt OneDrive for Business des Users Julian Versuch. Ein Ordner wurde selektiert und danach erfolgt der Klick auf Teilen. Im Dialog muss ich wie immer überlegen, mit welcher Methode ich teile. Denken Sie daran, dass anonymes Teilen zeitlich limitiert ist. Teilen habe ich in den Grundlagen OneDrive 03 beschrieben.

 

Empfänger

Die E-Mail enthält jetzt den Link zu einem Ordner.

Email mit der Benachrichtigung, dass ein Ordner mit mir geteilt wurde.

Mit dem Klick öffnet sich der Browser….

erste Darstellung des mit mir geteilten Ordners

Natürlich kann ich die Dateien im Browser bearbeiten. Ich kann Sie auch Downloaden. Aber das ist nicht der richtige Weg. Der Empfänger klickt auf Synchronisieren

Und kann dann in den Windows Datei Explorer das Ergebnis sehen. Das erste Bild vor der Synchronisation:

Windows Datei Explorer vor der Synchronisation

und nach dem Klick:

Windows Datei Explorer nach der Synchronisation

Da ich selbst die Funktion “Dateien auf Bedarf” aktiviert habe, werden mir nur die Dateien angezeigt, erst wenn ich einen Doppelklick auf eine Datei ausführe, wird die Datei heruntergeladen und dann mit der verknüpften Applikation geöffnet.

Natürlich kann der Sender und/oder Empfänger beliebige Dateien in unseren geteilten Ordner einfügen. Diese werden dann über die Cloud zum Sender synchronisiert. Und natürlich kann es auch mehrere Empfänger geben.

Um Problemen aus dem Weg zu gehen, hier nochmals die Erklärung:

Speicherort der Dateien in der Cloud OneDrive for Business des Benutzers “Sender”
Synchronisation Sender Kann auf jedem Gerät des Senders lokal synchronisiert werden.
Synchronisation Empfänger Kann auf jedem Gerät des Empfängers synchronisiert werden

 

Löschen von Dateien, die mit mir geteilt wurden

Dies ist wichtig, denn viele wissen nicht, wie vorzugehen ist, wenn man eine Datei löscht.

Löschen und Widerherstellen von Dateien , die mit mir geteilt wurden

Dazu habe ich einen kleinen Artikel veröffentlicht. Lesen Sie diesen nur, wenn Sie etwas Zeit haben. Nur überfliegen macht keinen Sinn!

Wenn ich als Empfänger die Dateien nicht mehr benötige, kann ich Sie aus der Synchronisation herausnehmen. Bitte den Ordner nicht Löschen!

Synchonisierung aufheben Klicken Sie auf das OneDrive Wolkensymbol in der Benachrichtigungszeile.

Klicken sie auf Einstellungen.

Klicken Sie auf Konto

Wählen Sie den richtigen Ordner aus und Klicken auf Synchronisierung aufheben.

Klicken Sie auf OK

Im Windows Datei Explorer ist der Ordner und die darin enthaltenen Dateien immer noch enthalten, enthalten aber keine Cloud Symbole mehr. Jetzt erst können Sie den Ordner und die Dateien löschen!!

Also eigentlich ganz einfach. Das mit dem Ordner. Microsoft hat aber mit “Zu OneDrive hinzufügen” eine weitere Funktion implementiert. Zuerst in OneDrive Personal, und angekündigt auch für OneDrive for Business. Das wird uns in Zukunft eine Menge Klicks ersparen.

 

Zu OneDrive hinzufügen

sollte eigentlich schon ausgerollt sein, (wurde bereits im Juli angekündigt), wurde aber von Microsoft ein wenig verzögert, soll nun bis Oktober 2020 ausgerollt werden:

Updated August 14, 2020: To ensure the best possible experience for our users, we are delaying some of our deployments to reduce the amount of change flowing into the services. Please see the updated roll-out timeline below

Your users will soon be able to add shortcuts to shared folders in OneDrive and SharePoint shared libraries, and access those shortcuts from their OneDrive.

This change is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 56384

When this will happen

  • This public preview will slowly roll out in early September (previously July).
  • We will move from public preview to general availability by the end of October (previously September).

Derzeit funktioniert dies nur in OneDrive Personal und hier gehts zum Blog Post. Das interessante bei diesem Prinzip ist, dass ich den Link, der mit mir geteilt wurde, nach der Synchronisation ändern kann.

aus

M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos

wurde

_M365 Saturday Gurgaon 2020 – Speaker Photos – CHANGED

Dass allerdings wirkt sich nicht auf das Original des Senders aus!
Hier der Blick auf den Datei-Explorer des Empfängers nach der Umbenennung:

Zu OneDrive hinzufügen

Die Änderung wirkt sich auch im Browser des Empfängers aus

Änderungen im Namen des Ordners

Man kann die Synchronisation derzeit nur Im Web-Browser zurücknehmen (aufheben) und nach der Rücknahme (Remove from my OneDrive) ist der Originalname des Ordners unter Geteilt wieder zu sehen.

Original Name des Ordners nach der Aufhebung

 

Zusammenfassung:

Das Teilen von Dateien, auch nur einer einzelnen, bei dem der Sender schon vorher weiß, dass an diesen Dateien eine längere Zeit gearbeitet werden wird, sollte nicht mit der Datei, sondern mit dem darüber liegenden Ordner erfolgen.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 07

11. September 2020 8 Kommentare

Ja, so ganz einfach ist B2B nicht zu verstehen. Ich hoffe, dass Grundlagen OneDrive 06 etwas Licht ins Dunkel gebracht hat. Ich jedenfalls glaube, dass Mittelstandsfirmen genau dieses Konzept umsetzen können.

Und heute steht die Office Umsetzung auf dem Programm

OneDrive Implementierung in  Word, Excel und PowerPoint

Wir reden heute nicht über Outlook Integration. Denn Outlook gehört ja auch zu Office. Und Outlook Integration wurde in Grundlagen OneDrive 03 beschrieben. So, ein Programm abgehakt. Die obige Abbildung zeigt mehrere Verbindungen zu den Office Programmen:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint

Die Punkte 1,2 und 4 sollen hier mit den Browser basierenden Word Online, Excel Online und PowerPoint Online darstellen. Direkt vom Browser ohne installierte native App, also Word, Excel und PowerPoint Installation auf dem Rechner. Diese Versionen sind zum Teil eingeschränkt, dass soll hier gar nicht diskutiert werden. Aber man kann sich mit unterschiedlichen Dokument Bibliotheken verbinden (sofern man dort auch die Rechte hat). Oder aber in sein eigenes OneDrive for Business. Und auchr mit seinem OneDrive Personal (Konsumer Version). Was ich als Benutzer dazu benötige? Kommt darauf an. Wenn mir jemand eine Einladung sendet, an einem Dokument zu arbeiten, eigentlich nichts. Einen aktuellen Browser. Ich muss mir nur die EMail mit der Einladung aufheben. Oder den Link. Ich brauche aber nichts von Office auf diesem Gerät.  Der Browser genügt.

Kann ich denn dieses Dokument auf mein Gerät synchronisieren?

In den Grundlagen OneDrive 08 beschreibe ich genau diesen Vorgang und was die Voraussetzungen dafür sind. (Zugegeben, noch nicht erschienen) Und das natürlich in der alten und der neuen Weise. Denn Microsoft ändert derzeit genau dort etwas.  Also hierzu etwas Geduld mitbringen.

 

Gemeinsames Arbeiten

Hört sich toll an? Nun schauen wir in die Vergangenheit. Man hat das Dokument lokal gespeichert. Und dann das Dokument als Anhang per Mail versendet. Ab diesem Moment wurde es kompliziert. Denn ich als Versender kann jetzt nicht einfach  an diesem Dokument weiterarbeiten. Denn der Empfänger könnte ja auch… Und dann zurücksenden. Jetzt habe ich zwei Versionen. Das war und ist leider noch sehr häufig die Realität. Und kostet beide Parteien Zeit und damit Geld. Und es kann noch viel komplizierter werden. Als Vertriebsleiter habe ich acht Mitarbeiter, von denen ich zum Monatsende für den ForeCast Zahlen benötige. Also schnell ein Excel-Sheet vorbereitet, dann versendet. Ich erhalte acht unterschiedliche Versionen zurück. Und habe jetzt die Arbeit vor mir, nämlich acht unterschiedliche Versionen zusammen zu fassen.  Dabei ist der Weg so einfach. Bei der Erstellung dieses Exvcel-Sheets muss ich mir ein paar Gedanken machen. Wo soll jeder meiner acht Mitarbeiter seine Verkaufszahlen eintragen?  Beim Speichern wähle ich dann unsere gemeinsame Dokumenten-Bibliothek. Oder mein OneDrive for Business. Habe mir vorher noch den Link zum Dokument in die Zwischenablage gespeichert. Dann wie gewohnt E-mail an den Vertrieb senden. Mit dem Link. Jetzt können diese das Dokument berarbeiten. Es ist für alle das gleiche Dokument.  Und wenn es sein soll, können auch zwei oder mehrere Personen das Dokument gleichzeitig bearbeiten. Und ich als Vertriebsleiter habe nichts mehr mit der Auf- und Überarbeitung des Dokumentes zu tun. Das funktioniert von den Desktop-Applilkationen zu anderen Desktop Applikationen, über Betriebssystem-Grenzen hinweg (Windows / Apple) oder gar eine Mischung aus Desktop und Browser-Variationen. Dabei sieht man auch, wenn andere zur gleichen Zeit arbeiten. Und wo Sie gerade arbeiten. Damit es keine Karambolage gibt sollte man allerdings wissen wo die Grenzen sind, denn es stellt sich die Frage, wenn zwei Personen an einer Stelle Daten eingeben, was passiert? Dazu muss man wissen, das der kleinste Bereich dem gehört, der zuerst klickt, was allerdings in der Cloud ankommen muss. Der kleinste Bereich ist in Excel eine Zelle, bei Word ein Absatz, bei PowerPoint ein Slide. Selbst wenn mal etwas schiefgeht und man einfach weitergeschrieben hat, nicht verzweifeln. Die Applikationen weisen einen darauf hin. Gemeinsames Arbeiten will gelernt sein. Das muss man ausprobieren, also investieren Sie etwas Zeit.

Speicherort

Office weiss mehr als wir uns merken können. aber in der Vergangenheit gab es Fehlermeldungen beim Öffnen eines Dokumentes wie “Entschuldigung, wir konnten Ihre Datei leider nicht finden. Wurde sie verschoben, umbenannt oder gelöscht?” Ja, richtig. Office konnte ja nicht wissen, das ich dieses Dokument im Windows Explorer umbenannt habe. Ja, wenn ich die Datei ganz am Anfang an einer Stelle gespeichert hätte, welcher mit der Cloud synchronisiert wird, wäre das manuelle Suchen bei erneuten Aufrufen überhaupt nicht aufgetreten. Denn in allen SharePoint Bibliotheken und in OneDrive for Business wirkt die Versionshistorie. Ein Umbenennen im Windows Explorer oder im Web Browser bewirkt einen zusätzlichen Version. Wird alles fein und sauber mitprotokolliert. Und wenn ich dann beim Öffnen eine Datei mit dem alten Namen auswähle, wird die Datei mit dem neuen Namen geöffnet und ausßerdem die Liste aktualisiert. Damit gehört obige Fehlermeldung der Vergangenheit an.

Und natürlich muss es eine Möglichkeit geben, die Datei Offline zu lesen und zu bearbeiten.

OneDrive Integration in native Office Apps

Richtig, in Word, Excel und PowerPoint. Natürlich auch in Outlook.  Siehe Beginn dieses Blog Posts. Für die anderen typischen Apps hat sich eine ganze Menge getan:

  • automatisches Speichern
  • Teilen
  • Versionsverlauf
  • Zuletzt verwendet

Automatisches Speichern

Wer kenn nicht die Tastenkombination CTRL-S für Speichern? Funktioniert auch in der neuseten Version bei den Office Programmen. Muss man aber nicht mehr. Weil wenn wir in OneDrive Speichern kann man das getrost ignorieren. Denn alle 10 Minuten speichert Word jetzt automatisch. Und weil standardmäßig auch die Versionierung bei OneDrive eingeschaltet ist, erzeugt er auch immer eine neue Version. Unter Extras Speichern kann man die AutoWiederherstellungsfunktion einschalten und auch die Zeit verändern.

Bild Beschreibung
Dialog zum Speichern in OneDrive Beim Speichern (CTRL+S) wird nachfolgender Dialog aufgerufen.

Hier kann der Dateiname eingegeben werden. Und natürlich alle Orte, die mit der Cloud zu tun haben. Alle im System vorhandenen OneDrive for Business (ja, es kann mehrere geben), aber auch OneDrive Personal. Hier gibt es auch ein paar Optionen, sogar ein Standard-Speicherort kann festgelegt werden.

Ich kann sogar eine Datei freigeben, also teilen, und das sogar mit mehreren Personen

Über weitere Optionen kann man natürlich auf die Dokumentenbibliotheken in SharePoint Online auswählen

Automatisches Speichern Und hat man den Namen und Speicherort festgelegt, dann kann Automatisches Speichern aktiviert werden.

Teilen

Bild Beschreibung
Teilen aus einer Office Applikation Ist das Dokument in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek gepeichert, kann es geteilt werden. Dabei wird der Standard-Dialog aufgerufen.

Versionsverlauf

Der Versionsvergleich kann unterschiedlich aufgerufen werden.

Bild Beschreibung
Version History vom Client Da wäre zuerst einmal der Aufruf vom Client selbst .

Wenn man auf das OneDrive Symbol in der Benachrichtigungszeile klickt, öffnet sich der OneDrive Client.

Klick auf die drei Punkte eines Eintrags und dann auf Versionsverlauf klicken.

Version History vom Datei Explorer Oder vom Windows Datei-Explorer

Datei selektieren. Klick mit der rechte Maustaste, anschließend auf Versionsverlauf.

Version History vom Browser Oder von der Webseite

Selektieren Sie das Dokument.Und anschließend klicken Sie auf die drei Punkte.

Versionsverlauf aus  der Office Applikation Oder innerhalb der Office Applikation

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versionsverlauf

Version History Word Web app Und auch von Office Online Apps.

Klick auf den Namen des Dokuments. Dann auf Versions-Historie

Zuletzt verwendet

Und dann die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente. Solange Sie Dateien in OneDrive Personal, OneDrive for Business oder in eine Dokumentenbibliothek von SharePoint Online speichern und vielleicht ausserhalb der jeweiligen App mit dem Web Browser oder dem Windows Datei Explorers umbenennen oder verschieben, bekommt die Liste der jeweiligen App das nicht wirklich mit. macht aber nichts. Sie klicken auf den alten Namen und: Das richtige Dokument vom neuen Ort oder dem neuen Namen öffnet sich und die Liste erfährt ein Update.

 

Zusammenfassung:

Die typischen Ogffice Programme wie Word, Excel und PowerPoint wurden umgebaut. Kleinere Fehler wie Umbenennung oder Verschieben führen zu keiner Fehlermeldung mehr. Die für die Zusammenarbeit, Wiederherstellung einer älteren Version notwendige Versionierung kann nicht nur von ausserhalb angezeigt werden, nein auch in den Applikationen selbst können die älteren Dokumente geöffnet und in Word sogar verglichen werden. Damit das alles fuktioniert muss Anwemnder nur dafür sorgen, dass das Dokument in der Cloud landet. Das kann auch auf der lokalen Festplatte in einem synchronisierten Ordner geschehen, wenn ich gerade ohne Internet bin. Die Next Generation Sync Client, also die OneDrive.exe sorgt später dann für die Synchronisierung, wenn wieder Internet zur Verfügung steht. Gemeinsames Arbeiten funktioniert auch mit den native Apps in unseren Smartphone unter iOS oder Android.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Neue Erfahrungen beim Dateiaustausch in Teams

18. August 2020 Hinterlasse einen Kommentar

Dateien Teilen

Eigentlich genial. Ob Im Dokument, Im Windows Explorer, bei dem mobilen Geräten wie Android oder Apple und im Web, also überall ist das Teilen gleich.

Überall?

Nein, nicht in Teams, Da ist es nur über Umwege möglich. Und am 16. Juli 2020 hat Microsoft angekündigt, dass die Benutzer in Teams die gleiche Vorgehensweise erhalten sollten. Dieser Termin kann Microsoft nicht halten:

Vorher Jetzt
Start of roll-out: mid August Ende August
Ausroll Ende: Mitte September Ende September

 

Mit diesem Update haben Benutzer, wenn sie eine Datei innerhalb von Teams freigeben, die Möglichkeit, Freigabelinks zu erstellen, die Zugriff auf

  • jedermann,
  • Menschen innerhalb Ihrer Organisation,
  • Personen mit vorhandenem Zugang oder
  • bestimmte Personen, einschließlich derjenigen in einem 1:1-Chat,
  • …Gruppen-Chat oder Channels.

Bevor Benutzer eine Datei in einem Chat und in Channels freigeben, werden sie benachrichtigt, wenn Empfänger keine Berechtigung zum Anzeigen der Datei haben. Der Benutzer kann die Berechtigungen ändern, bevor er die Datei freigibt (wenn er die Berechtigung dazu hat).

Die Begründung ist für mich etwas sonderlich:

Um die bestmögliche Erfahrung für unsere Nutzer zu gewährleisten, verzögern wir einige unserer Einsätze, um den Umfang der in die Dienste fließenden Änderungen zu reduzieren.


Zusammenfassung:

wie in letzter Zeit immer wieder werden Zeitpläne über Bord geworfen. Microsoft Teams Benutzer müssen sich leider etwas gedulden.

 

Quelle: Microsoft MC218732 Roadmap 51230

Grundlagen OneDrive 06

17. August 2020 8 Kommentare

Das ist nicht nur der sechste Teil der Grundlagen von OneDrive, wir haben jetzt zum dritten Mal Windows 10 im Visier, über das ich hier sachreiben werde. Wer heute hier gelandet ist, der darf sich gerne durch die verschiedenen Folgen lesen, die mit Grundlagen OneDrive 01 begonnen haben.  Wer technische Einzelheiten sucht, kann das auch auf meinem Blog; dort sind mittlerweile 900 Blog Posts zu finden. Einfach abbonieren.

Danke auch an alle, die mit mir auf den unterschiedlichen Wegen mit diversen Fragen Kontakt aufgenommen haben. Und heute?

Heute gehts um die Königsdisziplin der Synchronisation

B2B Synchronisierung

oderr aber Cross Tenant Synchronisation

OneDrive B2B Synchronisation

Eigentlich ist, wenn die Synchronisation erst einmal funktioniert, alles ganz einfach. Als erstes verbindest Dich mit OneDrive for Business und kannst Dich dann im Browser zu den diversen SharePoint Dokument Bibliotheken bewegen, und dort dann die weiteren Synchronisationen auslösen.

In Grundlagen OneDrive 05 habe ich dann den klassichen zweiten Mieter beschrieben, der uns dann nicht nur Zugriff auf für mich bestimmte SharePoint Bibliotheken erlaubt, aber auch einen zusätzlichen OneDrive for Business für diese Organisation für mich bereithält. Dort, wo ich Zugriff habe, kann ich auch synchronisieren, wenn nicht bestimme andere Sicherheitsmassnahmen durch die IT Abteilung vorgenommen wurden.

Der Nachteil hierbei: Die Organisation spendiert die Lizenz eines einzelnen Users. Je nach Plan und Anzahl ist das eine nicht unerhebliche Investition.

Im 10. Kapitel von Grundlagen OneDrive 10 werden wir uns mit Microsoft Teams auseinander setzten. Und Teams arbeitet auch mit externen Benutzern, Einmal eingeladen finden die Administratoren die als externe Benutzer im Azure AD. Das kann sehr schnell zu sehr vielen Einträgen im AD führen.

Genau dieses Prinzip des externen Benutzers wenden wir bei der B2B Synchronisation an. Beschrieben wird das in Kurzform hier, aber man kann sich auch etwas intensiver damit beschäftigen und sich das 171 Seiten starke PDF herunterladen. Also nichts mit ein bisschen hier und da klicken, wenn man es richtig machen möchte!

Nun, bevor Sie sich aufmachen, jetzt loszulegen, möchte ich den Sinn von B2B Sync beschreiben. Als Beispiel habe ich ein Krankenhaus gewählt. Jedes Krankenhaus hat ein eigenes Labor, wo zum Beispiel Blut der Patienten untersucht wird. Aber in Convid19 reichen die Kapazitäten nicht immer aus. Deshalb greifen Krankenhäuser auf ein oder mehrere externe Labore zurück. Für solche sensible Patienten-Daten  müssen natürlich entsprechende Verträge abgeschlossen werden.  Und dann kann es losgehen. Wir senden dem Labor-Administrator eine Excel-Liste, die dieser bearbeitet und alle Mitarbeiter mit Namen und EMail-Adresse benennt, die Zugriff erhalten sollen. Mit Powershell wird jetzt dieses Liste dem Azure-AD zugeführt. Dazu wird auch eine vorhandene oder neue SharePoint Bibliothek mit angegeben. Die Gäste erhalten jetzt eine ausführliche Mitteilung um eine Vertrauensstellung aufzubauen. Zwischen dem Krankenhaus und dem Labor. Der Clou ist nämlich. dass die Mitarbeiter später nicht ein weiteres Kennwort eingeben müssen. Sie melden sich wie gewohnt mit ihrem Passwort Ihrer Organisation an.

 

B2B HealthCare

Wenn ein Labor-Benutzer dann auf die Dokument-Bibliothek des Krankenhauses klickt, hat er Zugriff und kann diese dann auf sein Device synchronisieren. Auf der Krankenhausseite haben die internen Labor-Benutzer natürlich ebenfalls Zugriff. In obigen Beispiel sieht man, dass jedes Labor eine eigene Bibliothek zugewiesen wurde. Das kann auch eine einzige Bibliothek sein, und die externen Zugriffe sind dann durch die Ordnerstruktur getrennt.

B2B HealthCare -1

Ist ein bisschen mehr Aufwand, für die Krankenhaus Labor-benutzer jedoch wesentlich einfacher zu bedienen.

Hier ein paar Erklärungen zu den nachfolgenden Abbildungen:  das Krankenhaus heisst HBsoft, das Labor Doering Consulting.

Zuerst das SharePoint Dokument Bibliothek (Hospital) mit dem Namen Ignite2019-P-GER

Web Browser Sicht auf die Bibliothek (Krankenhaus-Sicht)

die nächste Abbildung zeigt den Windows Explorer (Hospital)

Sicht auf die synchronisierte Bibliothek im Datei-Explorer

und als letztes die File Explorer Ansicht eines Benutzers (Labor)

B2B HealthCare -2

Wichtig ist hier: Die Domäne wird angezeigt, ohne sich erneut anzumelden. Es wird keine neue Instanz benutzt, dargestellt durch neues Cloud Icon, es wird die vorhandene Instanz des Labors benutzt.

 

Vorteil Krankenhaus 
Die Administration des Krankenhauses behält die volle Kontrolle
Labor Gast Benutzer können jederzeit gesperrt werden
Das Krankenhaus spart Lizenzkosten

Vorteil Labor
Durch daie lokale Syanchronisation können auf einfachste Art und Weise Daten abgelegt, bzw bearbeitet werden.
Neue Passworte entfallen.

Natürlich benötigt man in diesem gewählten Szenario weitere Sicherheit. Das wird sehr oft bei den Administratoren einfach, aber falsch gelöst. Es ist sehr einfach, externen Zugriff abzuschalten, aber die Anwender finden immer eine Lösung, solche Dokumente externen Benutzern zukommen zu lassen. Mit dem richtigen Konzept von IRM/RMS, sensitiv Labels, zweifachen Schlüsseln, etc. kann man auch sensitive Daten Benutzen ausserhalb der eigenen Organisation zukommen lassen. Aber die Konfiguration ist kompliziert und zeitintensiv.

das Krankenhaus war ja nur ein Beispiel. Hier ein anderes Beispiel. Und das kann je nach Firmengröße leicht komplex werden:

B2B Beispiel Consulting Firma

 

Kommen wir zu Links um sich einzulesen:

B2B-Synchronisierung 
SharePoint- und OneDrive-Integration in Azure AD B2B
Verwenden von SharePoint als Business-to-Business-Extranet-Lösung (B2B)

Klicken Sie nur auf die deutschsprachigen Links, wenn Sie Zeit haben. Den in der jeweiligen Beschreibungen gibt es weitere Links…  und wenn man es ausprobieren will, benötigt man:

einen zweite Office 365 Umgebung. Die gibt es kostenfrei bei den Entwicklern.
Eine Hyper-V Umgebung mit Windows für einen Benútzer dieser Umgebung
in der eigenen Office 365 Umgebung Global Admin Rechte (oder die Admin-Rechte des Guest Inviters)

 

Zusammenfassung:
Firmen-Administratoren sollten sich die Mühe machen, die Beschreibungen zu lesen, das ganze ausprobieren, und dann klappts auch mit allen Lieferanten, Agenturen oder Dienstleistungsfirmen.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 05

10. August 2020 10 Kommentare

Synchronisation mit einem oder mehreren Mietern

In der Grafik kann man erkennen, dass es jetzt ein wenig komplizierter wird. Beim letzten Part, den Grundlagen OneDrive 04, habe ich über Windows 10 und die Integration vom Sync Client geschrieben.

Und wer erst jetzt dazugestoßen ist, sollte bei Grundlagen OneDrive 01 anfangen zu lesen.

Grundlagen OneDrive 05

Die Grundlagen OneDrive 05 handeln wieder von Windows 10. Ja, geneigter Leser, es geht weiter mit Windows 10. So kommt es ab und an vor, daß Unternehmen, die in irgendeiner Weise mit dem eigenen Unternehmen verbandelt sind, manchem  Mitarbieter eine zusätzliche Office 365 Lizenz bereitstellen. Das ist die einfachste Weise, und gibt uns jetzt, Nein, nicht ein zweites Word, Excel oder PowerPoint, sondern den Zugriff auf einen zweiten SharePoint Online. Also zum obigen Bild:

Der Benutzer hat vom mittleren Teil aus gesehen, auf verschiedene Bereiche Zugriff zu den eigenen OneDrive for Business und ein oder mehrere Dokument Bibliotheken sowie dem persönlichen OneDrive Personal (wenn erlaubt). Das ist der rechte Teil der Abbildung. In der Benachrichtigungszeile haben wir jetzt erst einmal zwei Wolken: Eine graue/weisse für OneDrive Personal und eine blau schattierte für OneDrive for Business der eigenen Organisation.

Und nun kommen wir zum linken Teil des Bildes. Eine andere Organisation hat mir ein Office 365 spendiert. Und durch wenige Aktionen kann ich mich mit OneDrive for Business dieser Organisation verbinden. Der Weg führt über den Browser. Dort gehe ich in den Privaten Modus. Denn wenn Sngle Sign On richtig implementiert wurde, würde die Veerbung der ersten Organisation nur hinderlich sein. Im privaten Borwser gebe ich https://login.microsoftonline.com/ ein und kann mich dann mit den Email-Daten der zweiten Organisation anmelden. Dort dann auf OneDrive klicken. Und sobald im Browser OneDrive (for Business) angezeigt wird, kann ich in oberen Menü auf Sync klicken. Danach wird dieser OneDrive for Business und alle Ordner / Dateien dann auf meine lokales Gerät synchronisiert.

Das wars auch schon. Und wie wir dann in der Benachrichtigungszeile von Windows sehen können, haben wir eine weitere blau/schattierte Wolke dazubekommen.

Dann stehen uns im Datei-Explorer von Windows 10 die Dateien der zweiten Organisation zur Verfügung. Eine Kleinigkeit gilt es zu beachten. Wenn ich in der eigenen Organisation PC-Backup als Datensicherung von Desktop, Dokumente und Bilder konfiguriert habe, kann ich kein weitere Datensicherung konfigurieren. Ich muss das ursprüngliche erst wieder auflösen. Und diese Datensicherung kann mir ja von meiner Organisation per Gruppenrichtloine verordnet worden sein.

Bleibt die Frage: mit wie vielen anderen Organisationen kann ich mich verbinden? Oder wie viele Wolken bekomme ich in die Benachrichtigungszeile?

9+1

Ja, neun blau/schattierte Wolken und eine grau/weisse. Das sind die Limitierungen. Also bei OneDrive Personal ist Microsoft von Anfang an konsequent: Man kann zwar mehrere OneDrive Personal einrichten (mit unterschiedlichen Anmeldungen) aber nur eine Konto synchronisieren.

Und bei den Business Accounts ist bei der Zahl 9 Schluss. Hintergrund sind ein paar Restriktionen, die schon in der Vergangenheit Probleme bereitet haben. Da wären Leistung jedes Sync-Clinets (also jeder eigenständigen Instanz), die CPU-Leistung verbraucht. Denn je nachdem, was das System selbst gerade zu tun hat (durch eine Aktion des Benutzers), muss ja eine Synchronisation durchgeführt oder Daten abgeglichen werden. Und es kann natürlich sein, dass Sie zu viele Dateien synchronisieren. Hier spricht Microsoft von 100000 Dateien. In den diversen Bibliotheken des SharePoint Online (einschließlich) OneDrive for Business gibt es eine weitere Grenze. Obwohl SharePoint 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek verwalten kann, ist der  der Sync Client leider nur 300000 Dokumente synchronisieren. Nicht für eine Bibliothek, nein über alle Bibliotheken hinweg. Hat man doch nicht? Ich habe mehrere Kunden, die hierbei an das Limit gestoßen sind. Diese Limits haben allerdings nichts damit zu tun, ob die Funktion “Dateien auf Abruf” ein- oder ausgeschaltet ist.

 

Zusammenfassung

Ein Nachteil hat das Ganze allerdings. Denn die weitere Organisation muss ja eine Lizenz zur Verfügung stellen. Durch die Anzahl von Dokumenten und die CPU-Power, die jede Instanz benötigt, machen die Restriktionen jedoch Sinn. Den ersten Part, die Lizenz, kann man aber umgehen. Nein, dies wird kein Aufruf zur Lizenztäuschung. Aber das wird im nächsten Teil der Grundlagen beschrieben, nochmals Windows 10, dann beschreibe ich die Königsdiziplin der Synchronisation: B2B Synch oder Cross Tenant Synchronisation.


Grundlagen OneDrive 04

3. August 2020 8 Kommentare

Zuerst: Danke für die vielen Zuschriften. Manches sei bekannt, manches und wenn es nur Kleinigkeiten sind, hat man noch nie gehört.

Das freut mich, und wer erst hier einegestiegen ist sollte die ersten drei Posts zuerst lesen und mit den Grundlagen OneDrive 01 starten.

Während wir uns in den ersten drei Folgen über Server und Dienste, über Programme und in der letzte Folge dann direkt mit dem Teilen und Outlook auseinander gesetzt haben, gehts heute zur Integration in Windows 10.

Windows 10 Synchronisation

Bereits in der ersten Version von Windows 10 war der neue Sync Client direkt integriert. Damals sprach Microsoft noch von einer Neuentwicklung und nannte den Sync Client auch noch Next Generation Sync Client. Die Geschichte begann jedoch schon viel früher, zuletzt hieß das Programm noch SkyDrive und SkyDrive Pro. Aber Microsoft musste eine gerichtliche Schlappe bei der Namensgebung hinnehmen und heute heißt der Synchronisations-Dienst einfach OneDrive. Und von Anfang an gab es zwei unterschiedliche Richtungen. Aus SkyDrive wurde OneDrive, aus SkyDrive Pro wurde OneDrive for Business.  Die Sync Engine mit dem Namen OneDrive kann beide Ziele bedienen.

OneDrive Symbole

Bis hierher eigentlich einfach. Gäbe es da nicht die vielen SharePoint On Premises, die ebenfalls zu bedienen sind. Denn aiuch dort sind Dokumente gespeichert, die wir auch in unserem mitnehmen wollen. Um es einfach zu machen, erst mit SharePoint 2019 ist der OneDrive Sync Client in der Lage, Daten zu synchronisieren. Alle vorherigen Versionen von SharePoint Server on Premises müssen mit dem alten, fehleranfälligen Groove-Client bedient werden.

Das beste am Next Generation Sync Client, also der OneDrive.exe, ist die Möglichkeit, sich selbst zu erneuern. Viele Administratoren sehen es nicht gerne, wenn sie die Kontrolle über Client Installationen abgeben müssen. Was man mit all den Online Severn wie zum Beispiel SharePoint Online oder Exchange Online aber gerne überließ, war das Patchen. Und die Neuimplementierung von Funktionlitäten. Und das kann mittlerweile Microsoft. Bei einem Synchronisations-Programm muss man aber sichergehen, dass neue Funktionen auf der Server-Seite auch vom Client verstanden werden. Also hat Microsoft dem Sync Cleint so gebaut, dass dieser sich selbst auf den neusten Stand bringt, wenn dies notwendig sein sollte und Microsoft das auch will. Er schau also alle 24 Stunden nach, ob es für dieses Gerät eine neue Versiuon gibt, wenn ja wird ein ca. 40 MB großes Installationspaket heruntergeladen, dass dann die komplette Version ca 145 MB mit all ihren Sprachen installiert. Der Anwender bekommt das zumeist überhaupt nicht mit.

Synchronisation

Und die Möglichkeiten des Sync Clients sind mittlerweile vielfältig. Bevor er aber loslegen kann, müssen ihn aber auf das jeweilige Ziel konfigurieren. Und in der ersten Abbildung sind die verschiedenen Ziele zu erkennen.

  • OneDrive (Personal)
  • OneDrive for Business

Ich nenne das von unten nach oben, also das jeweiligen Gerät in die Wolke zur vebinden. Da OneDrive Personal  etwas absolut privates ist, hat die IT keine Möglichkeit, Sie bei diesem Vorgang zu unterstützen. Voila, die erste weissgraue Wolke erscheint in der Benachrichtigungszeile. Und bei den verschiedenen Verträgen, die Ihre Organisation abgeschlossen hat, ist fast überall auch SharePoint Online und OneDrive (for Business)  mit dabei. Das habe ich bereits in Grundlagen OneDrive 01 beschrieben. Und diese Vorgang kann auch von ihrer IT per Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. somite haben wir die ersten Verbindungen zu (4) und (3) im obersten Bild festgelegt.

Dann bekommen wir vielleicht ein Einladung mit einem Link zu einer Dokumenten-Bibliothek. Mit diesem Link muss ich dann meinen Browser öffnen und dort, wenn ich möchte, die Dateien oder die gesamte Bibliothek mit meinem Gerät synchronisieren.

verschiedene Synchronisationen

Dateien auf Abruf

Mit der Windows Version 1709 (also demnächst 2 Jahre) hat Microsoft das Filesystem verändert. Dort wurden 2 neue Attribute implementiert, die es dem Anwender erlaubte, mehr Daten auf dem Rechner zu haben, als physikalisch vorgesehen. Dateien auf Abruf nennt sich diese Implementierung. Und im Datei Explorer findet man in den sychronisierten Bereichen jetzt auch noch ein Symbol, das den Status anzeigt.

  • Nur in der Cloud
  • Lokal verfügbar
  • immer verfügbar

Dateien auf Abruf Vereifacht ausgedrückt, wird im ersten Fall (Nur in der Cloud) verschiedene Daten wie Name, Dateiendung, Erstellungs-Datum, etc.  synchronisiert, nicht jedoch der tatsächliche Inhalt. Erst wenn der Anwender darauf klickt, wird der Inhalt übertragen und die dazugehörige App geöffnet und die Datei angezeigt.

Aufräumen

    Immer wieder sollte man auch aufräumen. Dateien , die nicht “Offline”, benötigt werden, können in Cloud Only umgewandelt werden. Das kann man mit einer einzelnen Datei, oder aber mit einem oder mehreren Ordner durchführen. Dann wird der Speicherplatz mit dem Inhalt verworfen (nicht gelöscht!!). Er ist dann für dieses Gerät nur noch in SharePoint Online oder OneDrive for Business bzw. OneDrive Personal gespeichert. Mann kann das auch automatisieren.
    Versíonierung

    Ein wesentlicher Unterschied zwischen File-Server und den Dokumentenbibliotheken von SharePoint Online besteht in der Versionierung.  Werden beim zusammenarbeiten Änderungen an einem Dokument vorgenommen, werden nur die Unterschiede gespeichert, und nicht die ganze Datei. Und auch im Datei-Explorer kann ich auf die Versionen zurückgreifen. Das funktioniert sogar bei OneDrive Personal. Allerdings nur für 30 Änderungen.

    Datensicherung

    Eine schnelle Datensicherung für bestimmte Ordner (Desktop, Dokumente, Bilder) ist in 2 Minuten eingerichtet und dann werden diese Dateien automatisch mit OneDrive fo Business synchronisiert. Datensicherung Sollte also, was ich nicht hoffe, Ihre Festplatte ausfallen, haben Sie von diesen Dateien ein Backup in Ihrem OneDrive for Business.

    Windows 10 – Datei Explorer

    Wenn wir also Dateien mit SharePoint Online und OneDrive for Business synchronisieren,kann man die Ergebnisse sofort in Datei Explorer sehen. Der Datei-Explorer von Windows 10 verhält sich wie ein Abbild der Dokument-Bibliotheken einschließlich OneDrive for Business. In gewohner Weise. Das bedeutet auch, das eine Bewegen von Ordnern und Dateien ebenfalls im SharePoint nachgebildet wird. Ein Ctrl-X und an neuer Stelle Ctrl-V ist ein Bewegen. Leider hat Microsoft das nicht mit letzter Konsequenz durchgeführt. Ein Bewegen im Browser beinhaltet immer die Mitnahme aller Versionen einer Datei. Das funktioniert im Datei-Explorer aber nicht, wenn diese zwischen SiteCollections (unterschiedliche Biliotheken) bewegt werden. [Microsoft habe ich im Januar 2018 über diesen Fehler informiert, im Oktober 2019 nochmals darauf hingewiesen]

    Wenn Sie also eine größere Anzahl von Dateien bewegen wollen, benutzen Sie die Bewegen Funktion im Browser. Alle Informationen sind also im Windows Explorer abgebildet. Wenn In Ihrer Organisation auch alte Office-Dokumente nach SharePoint Online migriert wurden, also Dokumente die nicht im XLM Format vorliegen, werden keine Versionen abrufbar sein. Dazu muss das Dokument also in das XLM Format konvertiert werden.

    Zusammenfassung

    Microsoft hat nach und nach Funktionen in Windows 10 implementiert, so dass ein Wechsel zwischen nativen Applikationen aus der Office Welt und dem Browser (fast) entfallen kann. Das kommt all denjenigen entgegen, die den Wewchsel in den Browser noch scheuen. Man muss also nicht seine Arbeitsweise umstellen, um mit anderen Personen zusammen zu arbeiten. Man muss nur wissen, wo  die Dateien gespeichert sind, und dass ist auch mein Kritikpunkt. Es wurden schon mehrfach Versuche unternommen, die eingeschränkte Suche in Windows auf SharePoint auszuweiten. Hier ist noch keine komplette Lösung vorhanden. Wer also nach Dokumenten sucht, der sollte immer zur Browser-Version greifen, denn das ist beste Alternative, weil SharePoint auch in die jeweiligen Dokumente hineinsieht.

    Tipp: Wer mit technischen Dingen umgehen kann, der kann im Blog auch mehr über einzelne Dinge erfahren. Einfach Begriff oben rechts in das Suchfenster eingeben.

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    Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
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    Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 03

30. Juli 2020 8 Kommentare

Die ersten zwei Teile mit einem generellen Überblick habe ich ja bereits veröffentlicht. Noch nicht gelesen? Dann zuerst hier beginnen.

Bevor wir aber mit Outlook beginnen, hier zuerst einmal der Zugriff aus dem Web-Browser

OneDrive im Browser und Outlook im Web

Denn dieser erlaubt uns den Zugriff auf diverse Dokument-Bibliotheken, auf unser OneDrive for Business , was bei den Apps im Browser immer nur OneDrive heisst. Natürlich benötigen wir erst einmal einen Link, damit wir hier auf diese Dokumente zugreifen können. Und ohne Dokumente macht es auch keinen Sinn, Bibliotheken zu synchronisieren. Wir wir der obigen Abbildung sehen können, sind es vier Bereiche:

  1. Outlook im Web
  2. SharePoint Dokument Bibliotheken
  3. OneDrive for Business
  4. OneDrive Personal

Und wer viel lieber mit derm native Programm Outlook arbeitet, der kann das gleich in der nächsten Abbildung sehen:

Oulook und die Integration von OneDrive

Natürlich werde ich hier nicht über Outlook (1) an sich schreiben. Das von vielen gehasste oder aber geliebte Programm ist mit den vielen Funktionalitäeten manchmal zu überfrachtet, für manche ist es immer noch das Arbeitswerkzeug schlechthin. Ich persönlich tendiere zur zweiten Gruppe, aber ich habe mein Outlook mit vielen Regeln schon immer organisiert.

Kommen wir zur der Integration von OneDrive in Outlook. In der Vergangenheit waren wir es gewohnt, ein Dokument zu erstellen, es wo auch immer abzuspeichern, und dann Outlook aufzurufen, um dieses Dokument dann per E-Mail als Anhang eineer anderen Person oder Personenkreis zukommen zu lassen. Wenn ich von der Vergangenheit schreibe, ja, das wird in vielen Organisation weiterhin so getan. Zum einem hat die Adminstration schlichtweg untersagt, einen Link zu einem Dokument zu teilen, denn damit würden ja (willkürliche) Zugiffe auf Dokumente und damit auf die eigene Infrastruktur gegeben. Und könnten nicht überwacht werden. Das dem nicht unbedingt so ist, werden wir am Ende der Artikel-Serie erkannt haben. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Aber zurück zu Outlook. Und die OneDrive-Integration.

Outlook Dialog, wenn ich einen Anhang hinzufügen will Im Moment des Hinzufügen eines Anhangs werde ich von Outlook darauf aufmerksam gemacht, ob ich das Dokument nicht doch als Link teile möchte.

Wenn es um die einfache Übermittlung eines Dokumentes, einer Datei geht, dann kann diese sehr wohl als Anhang versendet werden. Man muss nur auf die Größe achten. Vileleicht können sie die Datei versenden, aber der wenn diese zu groß ist, dann solten Sie das Dokument besser als Link versenden. Gleiches gilt, wenn das Dokument von dem Empfänger bearbeitet werden soll. Solange das nur ein Empänger ist, ist der Aufwand noch gering, bei mehreren Empfängern, kann das oft zum Horror-Szenario werden. Wenn Sie nur den Link versenden, dann bleibt das Dokument in ihrer Office 365 Cloud, also in einer SharePoint Bibliothek (2) oder in OneDrive for Business (3). Oder natürlich zu unserem OneDrive (Personal) (4). Mit dem klassischen Versand als Anhang und dem Bearbeiten und Rücksenden machen Sie sich selbst mehr Arbeit.

ein anderer Dialog in Outlook, der den Zugriff regelt Wenn wir in Outlook bei der Auswahl den Link einfügen, kann danach auch noch festgelegt werden, welche Rechte ich dem Link zuordne.

Je nach Vorgaben der Administratoren kann ich unterschiedliche Berechtigungen einstellen

Microsoft hat schon vor Jahren reagiert und uns mit SharePoint und OneDrive for Business eine Möglichkeit gegeben, dort meine Dokumente abzuspeichern und anschließend zu teilen. Das Orginal bleibt immer an der gleiche Stelle in Ihrer Organisation gespeichert. Ein oder mehrere Personen können das Dokument bearbeiten, dank Versionierung in den Dokumentbibliotheken bleiben alte Zustände ebenfalls erhalten.

Wobei wir uns an dieser Stelle erst einmal über das Teilen eines Dokumentes unterhalten müssen. Grundsätzlich gilt: Alles was in unserem SharePoint Online in einer Dokument Library enthalten ist, und das gilt auch OneDrive for Business, kann mit andeneren Personen geteilt werden:

Teilen

Wir können an unterschiedlichern Stellen auf Teilen klicken, selbst auf iOS oder Android sieht der Dialog gleich aus.

Teilen kann ich mit

  • Jeder mit diesem Link (anonym)
  • Personen bei “Organisation”
  • Personen mit Zugruff
  • Bestimmte Personen

ein anderes Szenario, ich habe eine PowerPoint Datei mit vielen Grafiken und Videos in meinem OneDrive for Business gespeichert. Nach einer Präsentation auf einer Konfernez möchte ich meine Präsentation mit Personen teilen, die mir Ihre Visitenkarten in die Hand gedrückt haben. Wenn ich die Datei gerade offen habe, kann ich direkt in PowerPoint auf Teilen klicken und bekomme den oben abgebildeten Teilen Dialog. Da es sich um unterschiedliche Personen und unterschiedliche Organisationen handelt, habe ich zwei mögliche Optionen:

  • Jeder mit diesem Link
  • Bestimmte Personen
    Jeder mit diesem Link
    das erste ist ein anonymer Link, der Empfänger kann ihn weiterleiten, der aber zeitlich durch die Administration eingeschränkt werden kann. Nach einer bestimmten Anzehl von Tagen wird der Zugriff verweigert. Die Zeitliche Einschränkung kann durch die Administration bis zu 730 Tage (also 2 Jahre) ausgedehnt werden. Ich empfehle einen Zeitraum zwischen 30 und 90 Tagen. Der Benutzer kann diese Zeit nur noch reduzieren, nicht verlängern. nach Ablauf des Datums wird der Zugriff auf dieses Dokument oder den Ordner verweigert. Anonym bedeutet, jede Person, die im bedsitz dieses Links ist, hat auch Zugriff. Wie diese Person in Besitz des Schlüssels gekommen ist, ist vollkommen egal. Deshalb wird der anonyme Zugriff von Adminstratoren vieler Organisationen ausgeschaltet. Ich finde, dass kann man auch anders lösen. Denn mit Outlook kann ich das Dokument auch weiterhin als Anhang versenden. Der Schutz von Dokument Bibliotheken kann mit RMS und /oder Sensitive Labels, also Information Protection gelöst werden. Das ist natürlich für die Administratore aufwändiger, als einfach abschalten. Ein erster Weg ist, den Zeitraum noch weiter herunter zu setzen.

Bestimmte Personen

der zweite Weg, einen Link an Personen zu senden, die nicht zu unserer Organisation gehören. Hier muss jede Person einzeln benannt werden, (EMail-Adresse) und  es wird geprüft, ob der jenige auch wirklich die Person ist. Dafür werden verschiedene Verfahren benutzt um dies zu gewährleisten. Leider hat Microsoft die zeitliche Einschränkung vom anonymen Link nicht übernommen. Der Zugriff auf das Dokument bleibt also offen. Wird der Link von einem Empfänger weitergeleitet, hat diese Person auf Grund der Überprüfung keinen Zugriff. Auch hier gilt,: Besser die Dokumente mit Azure Information Protection schützen.

 

Wenn ich alle meine Optionen ausgewählt habe, kann ich auch die Teilnehmer eintragen und mit einem kurzen Kommentar das Ganze direkt aus dem Dialog versenden, oder aber den Link kopieren und dann zu Outlook wechseln, um den Link dann im Text einzufügen.

Outlook wandelt den Link in eine lesbare Version um Dieser super lange Link wird dann wie im Bild zu sehen ist umgewandelt.

 

Mein obiges Szenario mit der PowerPoint hinkt in meinem Fall, weil ich keine Visitenkarten mehr einsammle. Ich erstelle einen Link, und wandle diesen dann in einen QRCode um, der ebenfalls auf einem Slide Platz findet.

Teilen ist elementar wichtig. Es beschreibt den Weg, ein Dokument einem oder mehreren Personen zugänglich zu machen, damit diese das Dokument anschauen, oder wenn Rechte vorhanden sind, das Dokument auch bearbeiten können. Der Speicherort bleibt aber immer der gleiche.

Über das Teilen, kann man ebenfalls mehrere Kapitel füllen, deshalb muss dies in diesem Kapitel erst einmal genügen

 

Zusammenfassung:

Zusammenarbeit fängt beim Schreiben eines Dokumentes an. Und im Grundlagen OneDrive 02 habe ich ja bereits angedeutet, dass hier die Office Programme wie Word, Excel und PowerPoint eine Rolle spielen. Schreiben, Speichern und Teilen. Und das das direkt aus den Office Programmen erledigt werden kann, wird noch einmal in den Grundlagen OneDrive 07 beschreiben werden.

In diesem Kapitel haben wir aber bereits ein wenig vom Teilen erfahren. Dass es unterschiedliche Möglichkeiten gibt, mit anderen Personen Informationen zu teilen. Und obwohl Outook primär mit Nachrichten umgeht, sind auch hier Schnittstellen zu OneDrive implementiert. Anwender werden nicht sofort das OneDrive Prinzip umsetzen, das dauert schon eine geraume Weile und hier unterstüzt das Programm. Immer und immer wieder.

das nächste Kapitel ist dann Grundlagen OneDrive 04 mit Windows 10. Dort werden wir uns um die Integration in das Betriebssystem kümmern. Wer keine weitere Folge versäumen möchte, der findet auch der rechten Seite  in der Leiste die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren.


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
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Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Grundlagen OneDrive 02

22. Juli 2020 10 Kommentare

Wow, was für ein großes Interesse!

Und wer erst heute hier eingestiegen ist, sollte erst einmal den 1. Teil mit den Grundlagen OneDrive mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud lesen, dann gehts geht es hier weiter mit dem der Übersicht der Clients und Programmen.

Client Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint sind für die Zusammenarbeit vorbereitet

Die Abbildung zeigt sowohl das Windows Betriebssystem als auch ein paar Programme, die mit OneDrive zusammenarbeiten

  1. Outlook
  2. Windows 10
  3. Word
  4. Excel
  5. PowerPoint

1. Outlook

Outlook und OneDrive. Ja wird später noch erklärt. Natürlich steht Outlook als native App für E-Mail und Kalender, Kontakte und mehr.

2. Windows 10

Ich habe hier das aktuelle Betriebssystem Windows 10 genommen. Dort wurde bereits in der ersten Ausgabe der Next Generation Sync Client installiert. Und mit jeder neuen Version wurde die Synchronisation in das Betriebssystem, und hier im Besonderen in den Datei-Explorer verbessert und neue Funktionen implementiert. Heute ist der Datei-Explorer das Client-Abbild von Dateien von SharePoint Online. Er enthält die jeweils letzte (neuste) Version eines Dokumentes und mit Dateien auf Abruf können Tausende von Dateien angezeigt werden, ohne dass sich diese physikalisch auf dem Rechner befinden. Das Konzept des Teilens mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb meiner Organisation ist der erste Schritt zum gemeinsamen Arbeiten. Und das geht nicht nur in Windows 10, sondern auch auf dem Apple Mac

3. Word

Das klassische Textverarbeitungsprogramm wurde um Funktionalitäten wie Versionierung und glkeichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten vorbereitet.  Immer noch werden Dokumente via EMail mit anderen geteilt. Chaos  bei mehreren Versionen ist vorprogrammiert.

4. Excel

Schon mal ein Excel mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet? Ich sehe durch unterschiedliche Farben, wie Mitarbeiter mit mir zusammen eine Excel-Tabelle bearbeiten und kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Übrigens, der kleinste Bereich, der für die anderen Mitarbeiter gesperrt ist, ist eine Zelle. Wer zuerst in die Zelle klickt, hat gewonnen.

5. PowerPoint

Genau wie Word und Excel kann PowerPoint mit der möglichen, gleichzeitigen Berabeitung glänzen. Der Vorgang ist bei allen drei Programmen der gleiche. Programm aufrufen und speichern, also in einer SharePoint Bibliothek oder OneDrive for Business.  Bei der Bibliothek haben andere sofort Zugriff, bei OneDrive for Business muss ich das Dokument noch teilen.

Programme wie Word, Excel und PowerPoint, die auch neue Versionen automatisch bekommen (können), werden auch immer intelligenter, so dass bei der Auswahl eines Dokument auch Namensänderungen automatisch korrigiert werden.

Und sollte mal kein Internet vorhanden sein, können die synchronisierten Dateien auch Offline bearbeitet werden.

 

OneDrive Integration: Browser, Teams, iOS und Android

Nun ist das Bild komplett. Hier werden weitere Programme und Betriebssysteme gezeigt:

  1. Der Web-Browser
  2. Microsoft Teams
  3. Apple iOS
  4. Android

1. Der Web-Browser

welchen Browser sie auch immer benutzen, ich habe zwei verschiedene im Einsatz.  Um mit Microsoft 365 oder Office 365 zu arbeiten ist eigentlich nur der Web-Browser notwendig. Und auf welchem Betriebssystem diser dann läuft, ist fast egal. Denn hier kann ich sowohl meine EMails bearbeiten, aber auch Dokumente von SharePoint Onlie Bibliotheken anzeigen und bearbeiten. Selbst mit Teams im Web kann ich nicht nur ins nächste Meeting, auch darüber bleibt ein Zugriff auf Dokumente möglich.

2. Microsoft Teams

Das Programm mit den vielen Möglichkeiten, das die Zusammenarbeit wesentlich beschleunigen kann. Ja und auch darin enthalten: OneDrive und die Synchronisation

3. Apple iOS

Ob iPhone oder iPad, natürlich wird OneDrive auch für mobile Geräte aus dem Hause Apple unterstützt.

4. Android

Die zweite Smartphone Plattform kann natürlich auch mit den verschiedenen Bereichen von SharePoint Online umgehen.

 

Damit schließen wir ersrt einmal die Übersicht. Diese Aufzählung ist natürlich nicht komplett. Mit der OneDrive API und den OneDrive Connectoren in PowerAutomate können eigene Lösungen geschrieben werden, die auf unterschiedliche Art und Weise mit SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive Personal aufsetzen. Wer also gedacht, das es sich nur um ein weiteres Netz (Cloud) Laufwerk handelt, sollte die folgenden Beiträge lesen. Im nächsten Blog Post geht es dann detailiert weiter und wir starten mit Outlook.

Und wers noch nicht getan hat, in der rechten Leiste finden Sie die Möglichkeit, den Blog zu abbonieren. Dann versäumen Sie keine weitere Folge


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
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Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
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Grundlagen OneDrive 01

20. Juli 2020 17 Kommentare

Immer wieder sieht man die Vergleiche OneDrive vs DropBox, OneDrive, Box und Dropbox im Vergleich, was ist der Unterschied von OneDrive zu Onedrive for Business,…

OneDrive ist mehr als nur ein weiteres Netzwerklaufwerk mit oder ohne Laufwerksbuchstaben. Es ist die Microsoft’s Grundlage zur Zusammenarbeit.

Mich erreichen immer mehr Anfragen, die mir zeigen dass es an einer Übersicht fehlt.

  • Was ist OneDrive überhaupt?
  • Wo und wie kann ich auf OneDrive zugreifen?
  • Welche Programme arbeiten mit OneDrive überhaupt zusammen?
  • Was kann ich wo und wie synchronisieren

Diese Übersicht habe ich auch geschrieben, weil es den Rahmen der möglichen Antworten in meinem BOT, Mr.OneDrive’s BOT, sprengt. Und weil man bestimmte Dinge mit Bildern besser erklären kann.  Viele Dinge habe ich in den letzten Jahren als separate Artiekel schon geschrieben. Und diese werde ich als Links einbinden.

Ja, etwas Zeit müssen Sie schon mitbringen. Für Firmen biete ich ja OneDrive Workshops an. Und die dauern mittlerweile 1,5 Tage. Und ein solcher Workshop beinhaltet mittlerweile kanppe 400 einzelne PowerPoint Slides. Sind auch hauptsächlich für Administratoren gedacht.
Und viele Administratoren wollen einfach etwas sperren. Weil Sie das Prinzip der Zusammenarbeit noch nicht komplett verstanden haben. Sie sollten dem Blog folgen. (Rechte Seitenleiste nach unten scrollen) Dann verpassen Sie die einzelnen Kapitel nicht

bevor es jetzt losgeht: Dies ist ein Ausschnitt, welcher in aller Kürze versucht, das wichtigste zu erklären. Besuchen Sie meinen Blog Post und suchen dort im Suchfenster rechts oben. Und wer dann noch Fragen hat, der kann sich gerne melden. Dort sind alle Kommunikationskanäle aufllistet.

 

Fangen wir mit den Servern und Diensten in der Microsoft 365 Cloud an:

OneDrive: Server und Dienste in der Microsoft 365 Cloud

Die Abbildung zeigt verschiedene Dienste

  1. Exchange Online
  2. SharePoint Online
  3. Dokument Bibliotheken
  4. OneDrive for Business
  5. OneDrive Personal

1. Echange Online

Alles was mit E-Mail zu tun hat, wird  in Exchange Online abgewickelt. Dazu gibt es natürlich auch einen Client: Outlook als native Applikation auf einem Rechner und Outlook Web, eine vollständig im Browser laufende Applikation. Neuere Funktionlitäten werden von Microsoft meistens zuerst in Outlook on the Web (Früher OWA = Outlook Web Access) veröffentlicht.

Was hat Exchange Online jetzt mit OneDrive zu tun?
das erkläre ich im den folgenden Artikeln, wo dann auch die verschiedenen Clients dazukommen.

2. SharePoint Online

SharePoint Online ist die modernere Dateiablage. Im Vergleich zum FileServer kann diese nämlich wesentlich mehr. 95% der Funktionalität werden wir hier nicht besprechen, wir bleiben ausschließlich bei Funktionalitäten mit und um OneDrive.

3. Dokument-Bibliotheken

Für die Ablage von Dateien diesen Dokument-Bibliotheken.  Und nicht nur eine. Es können unzählige Dokument-Bibliotheken aufgebaut sein oder werden. Das Rechtesystem von SharePoint kann nicht mit dem  von File-Servern verglichen werden. Nicht jeder Benutzer hat zu allen Dokument-Bibliotheken Zugang. Diese Bibliotheken stecken hinter Seiten und sind zumeist Site-Collections.

4. OneDrive for Business

Während Informationen in Dokumentbibliotheken  mehreren Personen zur Verfügung stehen, bekommt jeder Benutzer in Microsoft 365 einen zusätzlichen Speicher in SharePoint Online, der OneDrive genannt wird. Eigentlich nicht ganz richtig, es müsste OneDrive for Business heissen. Die Größe des Speichers variiert und kann von der Administration verändert werden. Dieser Speicher ist für jeden Benutzer quasi eine verlängerte Festplatte in der Cloud und genau genommen eine eigene Site Collection. 200 Benutzer == 200 Site Collections.

5. OneDrive Personal

OneDrive, hier OneDrive Personal oder OneDrive Consumer ist ein Speicher in Azure, den jeder Benutzer unabhängig von Office 365 bekommen kann. Gratis. Liegt nicht in SharePoint Online. Hat nichts mit OneDrive for Business zu tun. Hat nichts mit Microsoft 365 oder Office 365 zu tun. Daten liegen in Microsoft Azure.

OneDrive (Personal) ist für viele der erste Berührungspunkt mit der Cloud. Der Vorgänger hatte den Namen SkyDrive. Und jeder der einen OneDrive Account haben will, kann einen haben. Oder mehrere. Aber man kann mit seinem Rechner nur einen Account synchronisieren. Einen (1) OneDrive Personal Account.  Er hat ein schwarz weisses Icon im Frühjahr 2019 erhalten.

Und ich hoffe Sie haben die Bedingungen  genau durchgelesen, bevor Sie sie akzeptiert haben. Sie sollten nur wissen, dass ein Programm bei Microsoft vollautomatisch ohne Einwirkung von Menschen Ihre Bilder scannt. Und wenn da zu viel Haut bei Kindern zu sehen ist, vielleicht vom letzten Urlaub,  kann es passieren, dass dieser Account dann gesperrt wird. leider wird nicht mitgeteilt, um welches Bild es sich handelt. Und manchmal weiss man gar nichts davon. Denn die Integration von Programmen wie Whatsapp, wo viele eine Gruppe haben.  Wenn jemand dort ein Foto versendet wird es oftmals automatisch in OneDrive gespeichert.  Und ohne dass Sie es merken. (Das kann man abschalten!).

Es gibt eine ganze Menge, was nur OneDrive (Personal) kann. Es hat zum Beispiel einen Tresor. Es ist Privat. Es ist kostenfrei. Aber Microsoft gibt die Regeln vor!

 


Grundlagen OneDrive 01 (Server und Dienste)
Grundlagen OneDrive 02 (Programme)
Grundlagen OneDrive 03 (Outlook und Outlook on the Web, Web Browser)
Grundlagen OneDrive 04 (windows 10)
Grundlagen OneDrive 05 (Windows 10, mehr als ein Mieter)
Grundlagen OneDrive 06 (Windows 10, B2B Synchronisation)
Grundlagen OneDrive 07 (Office Integration)
Grundlagen OneDrive 08 (Synchronisation mit mir geteilt)
Grundlagen OneDrive 09 (Mobiles Synchronisieren mit iOS und Android)
Grundlagen OneDrive 10 (Teams)

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Next Generation Sync Client | neue Version verfügbar

3. April 2018 3 Kommentare

neue OneDrive Versionen

Eine, Nein, gleich Mehrere. Microsoft hat am 26. und 27.3.2018 gleich mehrere Versionen des Next Generation Sync Client, also dem Programm, welches nicht nur Daten mit der Cloud synchronisiert und abgleicht, sondern mittlerweile auch Rechte transportiert, veröffentlicht.

Version Bemerkung
18.054.0314.0004 Dies ist eine Windows Version für Insider.
Hier darf ich meine geschätzten Leser  auffordern, mir mitzuteilen, was Ihnen aufgefallen ist, weil von Microsoft keinerlei Informationen vorliegen.
18.044.0301.0005
18.044.0301.0006
Hier gibt es eine ganze Menge an Informationen. Während die 005 noch eine Version für Insider war, wurde die 0006 zur Version für alle:

Windows:

Symbolüberlagerungen wurden hinzugefügt, um Ordner anzugeben, die freigegeben wurden:

Installation Synchronisierungssymbole

    Symbolüberlagerungen

 

Sobald das Gerät mit einem getaktete Netzwerk verbunden wird, hält der OneDrive-Synchronisierungsclient die Synchronisierung jetzt automatisch an und ermöglicht dem Benutzer, dieses Verhalten bei Bedarf außer Kraft zu setzen.

Verbesserungen an der Benutzeroberfläche des Synchronisierungsclients, wenn Benutzer versuchen, Dateien zu synchronisieren, die durch eine Anwendung gesperrt sind und nicht synchronisiert werden können. Dieser Status ist jetzt offensichtlicher und umfasst klare Maßnahmen, wie die Synchronisierung dieser Dateien "entsperrt" werden.

Durch Rechtsklicken auf die OneDrive-Cloud wird jetzt das Kontextmenü im Aktivitätscenter geöffnet.


Mac:

Fehlerkorrekturen zur Verbesserung von Zuverlässigkeit und Leistung des Clients.

Wenn der eigenständige Mac-Synchronisierungsclient für Benutzer installiert wird, die den Mac App Store-Synchronisierungsclient konfiguriert haben, werden jetzt die Benutzereinstellungen migriert.

Für Benutzer, die beim Insider Ring in Office für Mac angemeldet sind, werden die Einstellung außerdem auf den eigenständigen Mac-Synchronisierungsclient angewendet.

Neue Features werden schrittweise für Benutzer eingeführt:

Symbolüberlagerungen geben an, dass Ordner freigegeben wurden.

Möglichkeit, Screenshots nach OneDrive umzuleiten.

Durch Klicken auf die OneDrive-Cloud wird jetzt das Kontextmenü im Aktivitätscenter geöffnet.

Lokal synchronisierte OneDrive-Dateien aus dem Finder werde direkt in der Cloud mit Office geöffnet, so dass Benutzer Dateien ganz einfach automatisch speichern oder freigeben und daran zusammenarbeiten können – und das alles produktiver als je zuvor.

17.3.7297.0307 Dies ist eine Version für den Enterprise-Ring

Windows wird anstelle des geplanten Builds (17.3.7294.0108) am 29. März, Build 17.3.7297.0307 veröffentlichen. Dieser Build enthält einen kritischen Fix für ein Problem mit Benutzeranmeldungen, wenn einer der Dienste, von denen wir abhängig sind, ausfällt. Mit Ausnahme dieses Fixes sind die Builds 17.3.7294.0108 und 17.3.7297.0307 identisch.
(18.025.0204.0009)

und dann gab es auch noch einen Fehler, der in die Kategorie “Merkwürdig” einzustufen war.

Wurde mit dieser Version ein neues Verzeichnis synchronisiert, so konnte man erst nach einem Neustart das Kontext-Menü “Teilen” aufrufen. Ein Shell-Problem, welches intern den Namen  “HansBug” bekam.

In den nachfolgenden Version ist der Fehler beseitigt..

Zusammenfassung:

Diesmal gab es keine Überraschungen wie Fehler, man konnte Ostereier suchen gehen. Oder sehen Sie das nicht so?

MVP zu MVP | Interview zum Thema Cloud

22. September 2016 Hinterlasse einen Kommentar

[for my english friends: you may read the interview here and here]

Interview, MVP zu MVP, Cloud

[HB:] Heute habe ich Raphael Köllner zu Gast. Raphael Köllner ist seit über 15 Jahren als Trainer und Speaker im Bereich der IT und der Rechtswissenschaften zu den verschiedensten Themen unterwegs. Oft bildet er die Schnittstelle zwischen diesen Themenbereichen. Er ist MVP Office Servers & Services, Windows Top Insider, MCT und Microsoft Student Partner Evangelist. Seine Schwerpunkte finden sich im Bereich des Cloud Computing aus technischer und rechtlicher Sicht.

[HB:] Warum tun sich manche deutschen Unternehmen so schwer mit der Cloud?

[RK:] Das Thema ist nicht neu. Seit über fünf Jahren, also seit Anfang und dem Aufkommen der ersten Cloud Themen haben sich deutsche Unternehmen Gedanken gemacht, Ihre IT in die Cloud auszulagern. Wohlgemerkt, Gedanken gemacht. Dabei war nicht nur Microsoft ein Thema, sondern alle großen Cloud-Anbieter wie Amazon und Google. Aber man musste schon damals differenzieren: Denn die Unternehmen hatten schon Teile ausgelagert: Die Webseiten wurden nicht mehr im Unternehmen bereitgestellt, sondern an Provider mit eigenen Rechenzentrum ausgelagert. Aber der Begriff Cloud wurde noch nicht damit verbunden. Der Begriff Cloud musste aber erst etabliert werden. Infrastructure as a Service, Software as a Service, Plattform as a Service, also Azure von Microsoft oder AWS von Amazon wurden und werden immer noch sehr vorsichtig betrachtet. Und bis vor einem Jahr waren es auch rechtliche Bedenken, die in jedem Gespräch aufgegriffen wurden.

[HB:] Rechtliche Bedenken: Wir wirkt sich das aus?

[RK:] Eine große Hemmschwelle waren rechtliche Bedenken seitens Datenschutz und Datensicherheit und das Nichtwissen, ob man in der jeweiligen Branche überhaupt in die Cloud migrieren darf, die deutsche Rechtslage war (und ist) nicht eindeutig. Verbände haben erst einmal Vorlagen und Richtlinien erstellen müssen, um rechtliche verbindliche Aussagen für Unternehmen treffen zu können. Viele Unternehmen mussten erst das Vertrauen in die Cloud erlangen und haben deshalb Ihre Daten lieber auf eigenen Servern gespeichert. Für unterschiedliche Branchen gab und gibt es mittlerweile Vorgaben, was und wie mit den Daten der jeweiligen Kunden umzugehen ist. Exemplarisch hier einmal die Branche der Rechtsanwälte. Hier existiert durch die Rechtsanwaltskammer eine Vorgabe, die beschreibt wie Anwälte Cloud-Computing nutzen können, es wird aber nicht die Technologie beschrieben, ob sie zum Beispiel Office 365 benutzen dürfen. Es werden also nur Grundsätze beschrieben. Und diese Grundsätze beschreiben auch, dass kaum ein Cloud-Dienst den BSI-Grundschutz abdecken kann.

Kann ein Anwalt bei einen Cloud-Dienst festzustellen, ob die Daten dort sicher liegen und kein Zugriff durch Dritte (auch nicht vom Staat) möglich ist? Mandantendaten sind noch einen Schritt höher zu schützen als Patientendaten und zwar zwei Schritte höher als zum Beispiel Daten zu den einzelnen Steuern, die man mittlerweile auch in Europäischen Daten-Center speichern darf.

Mandantendaten genießen sehr hohes Schutzniveau. Aus meiner Sicht geht das derzeit nur mit einer Hybrid-Umgebung. Es gibt aber schon einzelne Anwälte, die trotzdem schon Cloud-Dienste nutzen, und deren Mandanten müssen darüber einzeln darüber informiert werden. Und die Kammern haben noch kein offizielles Go gegeben. Auch die neuen Wege des Einreichens von Klageschriften etc. sind noch lange nicht geebnet. Das sollte eigentlich dieses Jahr passieren, aber der Zeitpunkt ist wohl zu optimistisch gewählt worden.

HB Warum ist es manche Universitäten oder Behörden verwehrt, Cloud-Dienste in Anspruch zu nehmen?

[RK:] Die Richtlinien stehen fest verankert in den Satzungen dieser Universitäten und bei Behörden ist dies in den Satzungen der Kommunen festgelegt, die diese selbst festlegen können. Zwei Bespiele

Wenn ein Professor Lehrmaterial anbieten möchte, mangelt es oft am Wissen über die Möglichkeit, wie diese zu veröffentlichen sind. Bei Bilder wissen diese Personen nicht, wie und ob überhaupt diese veröffentlicht werden dürfen (Copyright).

Im Forschungsbereich besteht auch der Wunsch, dass laufende Prozesse und Forschungsergebnisse nicht veröffentlicht werden dürfen und nur über Forschungsdatenbanken abrufbar sind. Dies wird durch lokale Cloud-Services von diesen Forschungseinrichtungen abgewickelt. Die Frage wie gut die Absicherung ist darf natürlich gestellt werden. Und hier sind sich diese Einrichtungen nicht immer einig.

[HB:] Spielt bei der Industrie der Wegfall von Safe Harbour eine Rolle?

[RK:] Wir haben jetzt ja Privacy Shield verabschiedet als Nachfolger. Ich bin ja unterwegs in einem innovativen Umfeld. Bei der Industrie wird oftmals noch mit Windows 7 gearbeitet, auf den Clients sind Office Versionen 2007 oder 2010 zu finden und bei E-Mail wird noch Exchange Server 2010 als Backend System eingesetzt. Im Mittelstand wird gar nicht das Bedürfnis gesehen, in die Cloud zu gehen oder Cloud-Dienste zu nutzen. Es funktioniert ja, was eingesetzt wird. Dort wird auch nicht der ökonomische Vorteil gesehen und auch die geänderten Möglichkeiten der Zusammenarbeit werden ignoriert. Die IT wird oft mit Industrie-Anlagen verglichen, die Jahrzehnte lang arbeiten und nur gewartet und repariert werden. Warum also umstellen?

[HB:] Gibt es noch andere Bedenken?

[RK:] Oftmals wird auch die Lizensierungsfrage bei einem Kauf oder aber bei der Technik die Bandbreitenfrage gestellt. Kleine und Mittelstandbetriebe kaufen daher lieber noch einen on Premise Server für das eigene Unternehmen oder stellen auf die neuste Version der im Betrieb laufenden Systeme um. Die leider noch nicht lückenlose zu Verfügung stehende hohe Internet-Bandbreite zwingt sie dazu. Es ist noch ein weiter Weg bis zu Digital Industrie 4.0.

[HB:] Was bedeutet für Dich Umzug?

[RK:] Umzug fängt mit Email an. Der erste Schritt ist oft der Aufbau einer Hybrid-Umgebung und dann die Verlagerung von Daten von den on Premise Servern in die Cloud. Weitere Schritte sind dann die Implementierung von bestehenden Kommunikationsdienste wie Telefonie in die Cloud. (Skype for Business)

Der Weg, solche Projekte zu initiieren ist jedoch mühsam und mit Arbeit verbunden. Eine gute Projekt-Planung in Vorfeld hilft Hürden zu umgehen und die Firmen sind auf qualifizierte Microsoft Partner angewiesen. Es muss zuerst mit den Beteiligten geklärt werden, was in welcher Reihenfolge in die Cloud verlagert werden soll. Dabei gilt es nicht nur die technischen Hürden zu meistern, sondern auch wie schon erwähnt, die lizenzrechtlichen Dinge zu klären. Während der Migration muss sichergestellt werden, dass der normale Betrieb ohne Unterbrechung fortgeführt werden kann. Auf der anderen Seite müssen auch parallel Schulungspläne erarbeitet werden, damit die Mitarbeiter des Unternehmens mit den neuen Programmen auch zurechtkommen.

Die Industrie ist am konservativsten, Hochschulen und Universitäten sind eher bereit, sich mit Cloud-Diensten anzufreunden, wenn rechtliche Probleme ausgeräumt wurden. Slack, Office 365, Google mail, Yammer und Co. werden dort evaluiert. Wenn, wie schon erwähnt Private-Cloud Dienste existieren, müssen diese mit den bestehenden Cloud-Diensten abgeglichen werden, bevor überhaupt eine Migration angestoßen werden kann.

Besteht überhaupt ein Cloud-Dienst und wenn ja, wie können diese Daten migriert werden? Oftmals hat man eigene Systeme in der Private-Cloud implementiert und Lücken zwischen den Systemen manuelle programmieren lassen. Natürlich besteht der ökonomische Wunsch, solche Systeme in die Cloud zu verlagern aber es muss sichergestellt werden, dass die standardisierten Cloud-Dienste auch angepasst werden können, um die gleiche Funktionalität zu erreichen und hier ist das Wissen der internen IT und des Partners gefragt, um praktische Probleme aus dem Weg zu räumen. Als Beispiel soll hier ein für das Unternehmen angepasstes CRM System sein, welches sich nicht oder nur schwer an das Cloud basierte Modell anpassen lässt.

[HB:] Was machen manche Microsoft Partner falsch bei der Umsetzung?

Bei einigen Microsoft Partner fehlt es an Standardisierung. Kunde kommt und möchte eine bestimmte Lösung. Und der Partner fängt immer wieder bei Schritt eins an, einen Lösungsweg zu entwickeln. Hier sollte mehr mit Vorlagen (Templates) gearbeitet werden. Als Beispiel sei eine typische Email Migration von einem Exchange-On Prem zu Office 365 genannt, dessen Schritte häufig gleich sind. Migrationspläne sind oftmals gleich, werden aber nicht vom Kunden A zum Kunden B übertragen. Auch vergessen Partner häufig, Schulungen mit anzubieten. Microsoft hat mit dem FastTrack Programm Vorgaben geschaffen, auch wenn die Vorgehensweisen nicht immer komplett übertragbar sind. Das bedeutet aber für die Partner auch, mehr Wissen anzusammeln. Viele Microsoft Partner haben aber dieses Wissen nicht, weil sie sich in der Vergangenheit nur mit On-Premise System auseinander gesetzt haben. Die Wissenslücke dieser Partner mit der Cloud ist inzwischen sehr groß geworden und es bedarf auch eines großen Zeitaufwandes, diese Lücke zu schließen. Das wird umso schwieriger, wenn man sich mit Cloud-Systemen von mehreren Herstellern beschäftigen muss und die Berater der Microsoft Partner sind auch meist mit laufenden Projekten beschäftigen und schlichtweg fehlt es an der Zeit. Oftmals fokussieren sich diese Partner nicht auf bestimmte Bereiche.

[HB:] Passt das alte Business-Modell der Partner?

Auch das Business-Modell der Partner muss sich ändern. So habe ich gesehen, dass dem Endkunden immer noch onPremise Systeme verkauft wurden, in der falschen Annahme, hier würde der Ertrag wenigstens noch stimmen.

[HB:] Glaubst Du, dass das Subskription Modell von Office 365 ausreichend ist, Erträge zu generieren?

Es ist ja auch nicht einfach, vom alten Modell (Hardware + Lizenzen+ Dienstleistung) auf das Mietmodell umzusteigen. Der 3 Jahreszyklus hat ausgedient, die Partner müssen sich andauernd mit den neuen und sich dauernd ändernden technischen Möglichkeiten der Cloud auseinandersetzen und daraus ein Business-Modell zu generieren. Der Partner muss auch mit dem Kunden übereinstimmen, nicht alle neuen Features in der Cloud zu deaktivieren, um quasi damit den alten Zyklus beizubehalten. Vielmehr muss der Partner in einem andauernden Prozess mit seinen Kunden diese neuen Möglichkeiten untersuchen, welchen Mehrwert dies für die Benutzer des Kunden hätte und wie diese umzusetzen sind. Diese Dienstleistung mit der Untersuchung, Umsetzung und Schulung lässt sich ebenfalls in ein eigenes Subskription Modell umsetzen. Und Distributoren wie Ingram und TechData sind da mittlerweile gut aufgestellt und helfen auch mit Tools von Drittherstellern wie BitTitan, um Lücken zu schließen.

[HB:] Welche Hemmnisse erwarten den Partner?

Microsoft macht es den Partnern und Endkunden nicht einfach. So gibt es viele Dienste und Tools, die gleiche oder überlappende Funktionalität zur Verfügung stellen. Und gerade hier muss und kann der Partner punkten. Die Kultur und Arbeitsweise des Kunden ist dem Partner bekannt. Und damit kann er aus dem riesigen Portfolio der Cloud Produkte Empfehlungen geben, diese implementieren, freischalten und schulen.

Passiert dies nicht, kann es passieren, dass Firmen-Benutzer eine Schatten-IT aufbauen. Als Beispiel sei hier nur WhatsApp, OneDrive oder Dropbox in der Consumer Version genannt. Und die Benutzer sind sich den Sicherheits-Risiken nicht bewusst.

Das bedeutet aber auch, das IT Administratoren umdenken müssen. Weg von reiner Wartung und Instandhaltung von IT-Systemen, hinzu den Überlegungen, wann werden welche Systeme im Unternehmen eingesetzt und wo und wie müssen Prozesse überarbeitet oder gar verändert werden. Und das nicht nur im Server-Bereich oder den Office Komponenten, sondern auch den Client-Betriebssystemen wie Windows 10. Die alte Gepflogenheit, ein Client Betriebssystem wird erst nach dem Erscheinen des 1. Service Packs evaluiert, kann und muss vergessen werden. Denn auch bei Windows 10 gibt es solche Zyklen nicht mehr. Gleiches gilt für neue OnPremise Server.

Das Zurückhalten von Updates über ein Jahr ist nicht mehr möglich. Es ist ein andauernder Prozess, den die Administratoren fortlaufend begleiten, evaluieren und freigeben müssen. Manchmal herrscht auch Angst bei den Administratoren, Ihre Arbeitsplätze zu verlieren, weil Cloud-Dienste und die Wartung derselben durch die Hersteller vorgenommen werden.

Neue Methoden bei der Zusammenarbeit mit OneDrive for Business müssen erlernt und geschult werden und in geänderten Prozessen im Unternehmen implementiert werden. Durch das Umstellen auf diese neuen Technologien kann beträchtliche Zeit reduziert und damit Kosten eingespart werden. Das Festhalten an alten Modellen ist aber auch auf die deutsche Kultur zurück zu führen.

CIO’s der Unternehmen, auch der kleinen Unternehmen müssen als Vordenker mit den Cloud Services vertraut sein und die IT, als Dienstleiter im Unternehmen in Einklang bringen. Hier liegt es auch an den Partnern, diese Informationen in einem kontinuierlichen Prozess an den relevanten Personenkreis Ihrer Kunden zu bringen.

[HB:] welche weiteren Anforderungen muss der Partner erfüllen?

Oftmals werden beim Partner selbst die Cloud Dienste nicht eingesetzt. Und das macht es dem Partner umso schwerer, ein eigenes Subskription Modell aufzubauen.

Je länger die Partner zögern, sich mit der Cloud zu beschäftigen, desto größer wird die Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Ist ein Kunde migriert, entfallen die Installation von Updates und Patches. Und damit der Ertrag.

Partner müssen lernen, dass nach dem ersten Schritt, z.B. einer E-Mail-Migration weitere Schritte folgen müssen. Was der Partner nicht selbst leisten kann, muss er sich bei anderen Cloud-Dienstleistern einkaufen, damit die Möglichkeit entsteht, komplette Subskription Pakete seinem Kunden anzubieten.

[HB:] vielen Dank für die Antworten.

Links:

Raphel Köllner: IT und Recht German
Raphael Köllner: Microsoft MVP Award

OneDrive for Business | Next Generation Sync Client – April News

4. April 2016 6 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Seit dem 1.April 2016 ist es soweit. Und es ist kein Aprilscherz. Der Next Generation Sync Client ist jetzt auch für Windows 8.1 verfügbar

Die Version 17.3.6378.0329 steht jetzt auf diversen Seiten bei Microsoft zur Verfügung. Wie meine Leser wissen, stand die Veröffentlichung für Windows 8.1 ja auf der Roadmap für das erste Quartal 2016. Ziel knapp verfehlt. Noch beim letzten MVP Call am 24.3.2016 gab Reuben Krippner, Microsoft Director Product Management, in seiner Roadmap das 2.Quartal für die Globale Verfügbarkeit an. Aber das ist Schnee von gestern.

Ich hatte ursprünglich spekuliert, dass durch die Integration von OneDrive (Personal) in das Betriebssystem von Windows 8.1 eine Änderung im Betriebssystem erfolgen wird. Dem ist aber nicht so. Deshalb müssen wir ein wenig umdenken, und für Windows 8.1 die Übersicht neu schreiben. Denn unter Windows 8.1 gibt es verschiedene Synchronisations-Dienste.

Windows 8.1: Synchronisation mit drei verschiedenen Sync-Clients

SkyDrive.exe Bestandteil des Betriebssystems. Synchronisiert meine persönliche Daten zu OneDrive personal.

Besonderheiten:
selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten (alte Version)

Icon-Symbol Farbe: weiß

OneDrive.exe Synchronisiert meine Business-Daten zu OneDrive for Business in Office 365 (ehemals als MySite bekannt)

Besonderheiten:
Selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten
Es können auch weitere Office 365 Tenants hinzugefügt werden

Icon-Symbol Farbe: blau

Groove.exe Synchronisiert Daten zu SharePoint Online Teamsites und Dokumenten-Bibliotheken in Groups

Besonderheiten:
keine selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten

Icon-Symbol Farbe: blau

Ich vermute, dass eine Umstellung von der SkyDrive.exe auf OneDrive.exe doch erheblichen Aufwand bereitet hätte. Da aber immer mehr Firmen sowieso ein Update auf Windows 10 planen, hat man sich für diese Variante entschieden. Der Aufwand wäre nicht unerheblich gewesen, denn der Synchronisationsdienst SkyDrive.exe funktioniert. Und der Unterschied für den Benutzer ist ja nur, dass bei der selektiven Auswahl der zu synchronisierenden Daten eine, sagen wir umständliche und nicht jedem ersichtliche Methode ausgewählt werden muss.

mit den farbigen Symbolen allein ist es nicht getan.  Wo finde ich denn die Programme, und welche Version habe ich auf dem Rechner?

Sync-Client Version Pfad
SkyDrive.exe 6.3.9600.17484 C:\Windows\System32
OneDrive.exe 17.3.6378.329 C:\Users\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\OneDrive
Groove.exe 15.0.4805.1000 C:\Program Files\Microsoft Office\Office15

Wo kann ich den Next Generation Sync Client herunterladen?

Download des Next Generation Sync Clients

Hier ist der Link zur Microsoft OneDrive Seite. Hinter den grünen Pfeilen verbirgt sich prinzipiell der gleiche Download, bei OneDrive for Business, wird jedoch noch eine zusätzliche Seite vorgeschaltet mit nützlichen Erklärungen. So können jetzt die Administration viele Einstellungen vornehmen. Der rote Pfeil bringt Sie zum Download des alten “Groove” Client. So nebenbei, während der alte “Groove”-Client in verschiedenen Sprachen installiert werden kann, und die Fehlermeldungen dann auch nur in dieser Sprache ausgegeben werden, ist das beim Next Generation Sync Client besser. Das Setup wird mit unzähligen Sprachen ausgeliefert und richtet sich nach der Sprache des Betriebssystems. Der NGSC wird übrigens ausschließlich als (Click 2 Run) C2R-Paket ausgeliefert, das hat den Vorteil das der Client auch ohne Benutzer Einfluss sich selbst updaten kann.

Bei der Installation des neuen NGSC muss im übrigen kein Registry-Eintrag manipuliert werden. Unter Windows 8.1 kann der Benutzer aber nicht sein OneDrive Personal  auswählen.

Zum Test habe ich mir zwei virtuelle Maschinen erstellt (Windows 8.1 und Windows 7), diese VM’s komplett mit allen Updates versorgt und mir dann ein typisches Szenario gebaut:

  • Ich möchte meinen OneDrive (Personal) teilweise synchronisieren
  • Ich möchte OneDrive for Business teilweise synchronisieren
  • Ich möchte von einer Team-Seite eine Bibliothek synchronisieren (Office 365)
  • Ich möchte OneDrive for Business eines anderen Tenants  teilweise synchronisieren
    Die letzte Option ist wohl nicht so oft vorzufinden. Bei IT-Consultants wird dies jedoch öfters vorkommen.
    Windows 8.1:
    Bringt man alle Benachrichtigungssymbole zur Anzeige, so erhalte ich jetzt vier Wolkensymbole:

    Wolkensymbole Schnell identifiziert ist OneDrive (Personal). Denn hier wird das weiße Wolkensymbol verwendet.

    Synchronisation:
    SkyDrive.exe

    Bei den drei anderen blauen Wolkensymbolen ist jedoch nicht ersichtlich, wozu sie gehören.

    Klickt man jedoch mit der rechten Maustaste auf das jeweilige Symbol, kann man sofort identifizieren, um welchen Client es sich handelt.

    NGSC: Synchronisation zu OneDrive for Business Die obere Zeile zeigt an, dass es sich hier um den NGSC, verbunden mit OneDrive for Business des Tenants HBsoft handelt.

    Synchronisation:
    Next Generation Sync Client

    NGSC: Synchronisation zu OneDrive for Business Die obere Zeile zeigt an, dass es sich hier um den NGSC, verbunden mit OneDrive for Business des Tenants BitTitan handelt.

    Synchronisation:
    Next Generation Sync Client

    Groove.exe: Synchronisation zur TeamSite in SharePoint Online

    und hier handelt es sich um den alten “Groove”-Client

    Identifikation:
    kein Wolkensymbol im Fenster

    Synchronisation:
    Groove.exe

    Bemerkung:
    Es kann nicht erkannt werden, welche Bibliothek synchronisiert wurde. (OneDrive for Business ist schlichtweg falsch)

Wenn also ein Fehler auftaucht, muss ich erst einmal identifizieren, welcher Sync-Client hier ein Problem hat.

Im Windows-Explorer sieht obige Konfiguration jetzt so aus:

image
  1. OneDrive (Personal)
  2. NGSC –> ODFB (Tenant HBsoft)
  3. NGSC –> ODFB (Tenant BitTitan)
  4. Groove.exe – Teamsite

Windows 8.1 Benutzern müssen also geschult werden, was hinter den unterschiedlichen Wolkensymbolen steckt.


 

Der Vollständigkeit, hier die anderen Betriebssysteme.
Hier werden nur mehr maximal zwei Synchronisations-Clients benötigt

Windows 7,8,10 & MAC OS: Next Generation Sync Client:

OneDrive.exe Synchronisiert meine persönlichen Daten zu OneDrive Personal

Synchronisiert meine Business-Daten zu OneDrive for Business in Office 365 (ehemals als MySite bekannt)

Besonderheiten:
Selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten
Es können auch weitere Office 365 Tenants hinzugefügt werden

Icon-Symbol Farbe:
weiß (OneDrive Personal)
blau (OneDrive for Business)

Groove.exe Synchronisiert Daten zu SharePoint Online Teamsites und Dokumenten-Bibliotheken in Groups

Besonderheiten:
keine selektive Auswahl der zu synchronisierenden Daten

Icon-Symbol Farbe: blau


 

Zusammenfassung

eine weitere Lücke wurde geschlossen. Es bleibt abzuwarten, bis wann Microsoft mit dem Next Generation Sync Client alle bestehenden alten Sync Clients abgelöst wird. Ziel ist und bleibt:

Das Ziel: NGSC für alle Ziele in Office 365

ein funktionierender Client, der alle Dokumentenbibliotheken  (ohne Fehler) synchronisieren kann.

Der neue NGSC für Windows 8.1 der jetzt weltweit zur Verfügung steht, war Microsoft nicht einmal ein Eintrag auf dem OneDrive Blog wert. Er wurde an anderer Stelle, nämlich auf den Support-Seiten von Office veröffentlicht. Und auch nur in englischer Sprache. Eine deutsche Übersetzung gibt es bisher noch nicht.

Microsoft Synchronisations – Roadmap (NGSC, ODFB)

19. März 2016 3 Kommentare

OneDrive for Business, Microsoft

Hier geht’s um Synchronisierung. Synchronisierung vom Client zu SharePoint Team Sites und zu OneDrive for Business. und einer Roadmap

Ja, da gibt es schon was Neues. Um es vorweg zu nehmen. Es wird noch eine Weile dauern.

Eins muss sich Microsoft vorwerfen lassen: Die unermüdliche Art, auf den unterschiedlichen Kommunikationswegen mit seinen Partnern und Kunden zu kommunizieren. Es gibt zwar für Office 365 eine Seite, wo man sich durch die Roadmap der unterschiedlichen Komponenten von Office 365 durchklicken kann, die aber nur in englischer Sprache. Dann gibt es Blogs. Und in der Vergangenheit war es üblich, dass auf den Blogs Neuigkeiten angekündigt wurden. Zum Thema Synchronisierung gibt es jedoch keine einheitliche Stelle. Mal hier, mal da. Auf dem Blog, von wegen. Die letzten Neuerungen wurden am 24.2.2016 über die Microsoft Virtual Academy  verbreitet. Ein Link im offiziellen Microsoft OneDrive Blog fehlt. Wiederum interessant ist die Tatsache, dass die von Reuben Krippner, Microsoft Director Product Management gezeigten Neuerungen und die Roadmap nicht mit der PowerPoint, die man sich ebenfalls herunterladen kann, übereinstimmt.

Hier ein Screenshot aus dem Video der Microsoft Virtual Academy

image

Die Roadmap beschreibt Funktionen in drei Abschnitten, 1. Quartal 2016, 2. Quartal 2016 und woran die Entwickler arbeiten, aber noch kein exakter Zeitpunkt ausgegeben wurde

1. Quartal 2016

Für den Benutzer

  • Outlook Mobile iOS integration
  • PDF annotation support for Android
  • Drive discovery and recent files view in browser client
  • Windows 8.1 support for Next-Gen Sync
  • Streamlined Microsoft Account creation
    Für IT
  • Outlook Mobile iOS integration
  • PDF annotation support for Android
  • Drive discovery and recent files view in browser client
  • Windows 8.1 support for Next-Gen Sync
  • Streamlined Microsoft Account creation

    2. Quartal 2016
    Für den Benutzer
  • iOS access to SharePoint Online files
  • Self-service NGSC (Next Generation Sync Client) setup and groove.exe takeover
  • Pause Sync
  • Curate the "Share with Me" view
    Für IT
  • iOS access to SharePoint Online files
  • Self-service NGSC (Next Generation Sync Client) setup and groove.exe takeover
  • Pause Sync
  • Curate the "Share with Me" view

    Commited (ohne Zeiten)
    Für den Benutzer
  • Sync of shared folders
  • Sync of SharePoint document libraries
  • Notifications
  • SharePoint on-prem support for iOS
  • Android access to SharePoint Online files"Shared by Me" view
    Für IT
  • Sync of shared folders
  • Sync of SharePoint document libraries
  • Notifications
  • SharePoint on-prem support for iOS

Ich möchte hier nicht auf die einzelnen Einträge eingehen, sondern hier einmal beschreiben, dass Microsoft hier ein grundsätzliches Problem hat, und das nicht erst heute, sondern schon über ein Jahr. Die Priorisierung, was die Kunden wünschen.

  • Entwicklung eines einfachen, fehlerfreien Synchronisierungs-Dienstes
    • Synchronisierung zu OneDrive Personal
    • Synchronisierung zu OneDrive for Business
    • Synchronisierung zu SharePoint Team Sites
    • Synchronisierung zu Dokumenten in Groups

Die Reihenfolge ist nicht willkürlich gewählt. Denn genau so hat das Microsoft auch getan. Dien Anzeichen dazu wurden bereits im Februar 2015 hat man beide Entwicklungsteams zusammengebracht. Der grundsätzliche Fehler wurde durch die Microsoft Marketing-Abteilung hervorgerufen. Bei Microsoft spricht man schon immer von OneDrive. Nicht von OneDrive (Personal) und OneDrive for Business. Die Benutzer wurden und werden bis heute verunsichert. Zum damaligen Zeitpunkt war die Oberfläche von OneDrive (Personal) wesentlich besser. Der Hintergrund ist aber einfach zu beschreiben. Kein Active Directory, Kein SharePoint, Daten werden in Azure Files gespeichert. Für die SharePoint Kunden, und ich gehe hier nicht auf die On Premise Kunden ein, ist das ganze wesentlich komplizierter. SharePoint hat ein paar Einschränkungen, die erst einmal eliminiert werden mussten.

Während also die Entwickler sich mit all diesen Unterschieden herumschlagen mussten, wurde der Next Generation Sync Client angekündigt (Ignite Mai 2015). Und weil es einfacher ist, eine Synchronisation für OneDrive (Personal) zu bauen, mussten die Kunden warten. Warten bis Oktober 2015. Dort wurden dann eine Preview angekündigt. Im Dezember 2015 wurde dann der NGSC für OneDrive for Business veröffentlicht.  Während Millionen Windows 10 schon mit NGSC Daten gegenüber OneDrive Personal synchronisierten, gab es jetzt erst einmal die Möglichkeit, “meine Business Dokumente”  in OneDrive for Business zu synchronisieren. Nicht jedoch für das Betriebssystem Windows 8.1

    Der wesentliche Unterschied zwischen dem alten Groove Client und NGSC ist der, dass ich mit NGSC selektieren kann, was ich synchronisieren möchte. Beim Groove Client gilt, alles oder gar nichts.
    Also haben wir nach einem Jahr folgenden Zustand:

Next Generation Sync Client, Destination, Ziele

    Der NGSC erlaubt es den Administratoren endlich, via GPO und Register Keys die verschiedenen Clients direkt mit OneDrive for Business zu verbinden. Das war nicht nur der Wunsch, sondern dies ist eine zwingende Voraussetzung für Firmen.

    SharePoint Team Sites wurden von Microsoft mit mehr Speicher versorgt, was aber nichts bringt, weil wir für deren Synchronisation zu lokalen Geräten immer noch den alten Groove-Client verwenden müssen. Und nochmal, der Client ist fehleranfällig, limitiert auf 20000 Einträge,… und entweder alles oder Nichts.

    Kehren wir zum Angang dieses Blog-Artikels zurück. Die Roadmap…

    • NGSC auch für Windows 8.1

    Microsoft bleibt noch knappe 14 Tage, dann sollte dieses Update verfügbar sein. Damit fällt für mich bei Fragen in sozialen Netzwerken wie Yammer, Facebook, Twitter, Linkdin und auch direkt per Mail zur Synchronisation eine Rückfrage weg: welches Betriebssystem setzten Sie derzeit ein?

    Im zweiten Quartal wird dann an einem Setup gearbeitet, damit Groove Daten übernommen werden können. 3 Monate ? (sind da nur 5 Programmierer beschäftigt?)

    Und wann endlich kann ich den NGSC verwenden um Daten aus SharePoint Team Sites und Groups zu synchronisieren?

    Eine Antwort liefert Microsoft nicht. Keine Zeitlinie, Es steht noch nicht einmal auf der Roadmap. “Wir arbeiten daran.”

    Das führt derzeit bei Benutzern zu kuriosen Zuständen. Um Daten zu synchronisieren, müssen der alte und der neue Synchronisierungs-Client parallel installiert werden. Mit den bekannten und unbekannten Fehlern.

     

    Zusammenfassung:

    Microsoft hat es in einem Jahr nicht geschafft, NGSC fertig zu stellen. Microsoft kann derzeit nicht einmal einen Zeitpunkt nennen, wenn es denn soweit sein wird. Die Priorisierung einzelner Komponenten im letzten Jahr war völlig falsch angelegt.

    • Administratoren verzweifeln an den “nicht vorhandenen Fehlern” von Groove.exe
    • Firmen wollen erst einmal einen NGSC, der zu allen Zielen funktioniert.
    • alle Ziele: SharePoint Online und SharePoint OnPremise
    • Alle weiteren Funktionen, wie Shared Files, Benachrichtigungen, etc. können warten

    deutsche Artikel zu Next Generation Sync Client
    deutsche Artikel zu OneDrive for Business

     

    P.S

    Ein Blog ist ein Tagebuch. Man schreibt, wenn es etwas neues gibt. Und wenn man Zeit hat. Und genau an letzterem hapert es derzeit bei mir. Der Tag hat ja wie jeder weiß, nur 25 Stunden. Das aber auch nur, wenn man während der Mittagspause durcharbeitet. Bei diesem Artikel habe ich aber nicht nur keine Zeit gehabt, sondern sehen wollen, wie groß der Aufschrei der Netzgemeinde ist, als Mary Foley am 8.3.2016 eine kurze Beschreibung dieser Roadmap in englischer Sprache veröffentlicht hat.

    Ich werde täglich um Hilfe gebeten. Per Mail oder über Soziale Netzwerke. Und manche meiner MVP Kollegen haben sich längst von OneDrive und Co. abgewendet und benutzen andere Dienste. Firmen, die die Möglichkeit, mit mehreren Kollegen an einem Dokument zu arbeiten, schätzen gelernt haben, werden jedoch zunehmend frustrierter. Das fängt beim Benutzer an, und hört nicht beim Administrator oder Helpdesk auf.

    In der Schule hätte man früher gesagt.

    Idee gut, Ausführung mangelhaft

    Jahresrückblick 2015

    31. Dezember 2015 Hinterlasse einen Kommentar

    und wieder ist ein Jahr vorbei. Das Jahr 2015 hat einige Änderungen mit sich gebracht. Ich rede hier nicht von den gesetzlichen Änderungen oder den Trend zur Cloud, auch nicht von OneDrive, OneDrive for Business oder dem neuen Next Generation Sync Client.

    Ich rede von meiner Entscheidung, meine Dienste einer US Company anzubieten. BitTitan hat auch in diesem Jahr seine Mitarbeiterzahl verdoppelt, das gleiche gilt aber auch bei den Erträgen. Diese Änderungen haben doch mein Leben etwas, sagen wir, durcheinander gebracht. Das Ganze habe ich ja bereits dokumentiert

    Teil 1: Mein erster Arbeitstag
    Teil 2: Meine erste Arbeitswoche
    Teil 3: nach drei Wochen
    Teil 4: nach neun Monaten

    und den Jahresabschluss in einem Video verewigt:

    Eindrücke und Ausschnitte von der Holiday Party 2015 in Seattle

     

    Dafür sind einige wenige Dinge liegen geblieben. Aber diese werde ich auch nachholen.

    Zur Statistik:

    Langsam nähere ich mich dem 800000 Blogaufruf. Das wird schon Im Januar passieren.

    image

      2010 2011 2012 2013 2014 2015
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    Und was ich oben geschrieben habe, spiegelt sich auch in den Zahlen wieder. Der Tag hat halt nur 24 Stunden.

    2014 2015
    Besucher Länderverteilung 2014 Besucher Länderverteilung 2015

    Bei den Ländern fällt auf, dass USA zugelegt hat. Ich habe 2015 auf 11 europäischen Konferenzen zum meinem Lieblingsthema gesprochen. Und auch in 2016 werde ich die eine oder andere Konferenz besuchen. Die erste (Office 365 Konferenz) findet in Köln im Januar 2015 statt.

    So, genug mit Statistik.

    Ich wünsche allen einen guten Rutsch ins neue Jahr.

    Danke an alle Leser, die meinen Blog abonniert haben. Danke für die vielen Kommentare und Fragen.

    Und ja, ich werde weitermachen…

    OneDrive for Business | Next Generation Sync Client (Preview)

    1. Oktober 2015 7 Kommentare

    OneDrive for Business, Microsoft

    Auf der Ignite Konferenz  wurde er angekündigt. Der NGSC. Der Next Generation Sync Client.

    Reuben Krippner zeigt die neue Version des Next Generation Sync Client.

     

    Auf dem OneDrive Blog, der leider nur in englischer Sprache vorliegt, erfährt man auch noch die Neuerungen, die Einzug gehalten haben.

    Und wer mit Windows 10 arbeitet, der hat diesen Synchronisierungsdienst schon im Einsatz. Allerdings synchronisiert er bisher nur mit OneDrive Personal.  Und in Kürze wird dieser neue Synchronisierung Client als Preview zur Verfügung gestellt werden. Mann kann sich hier bei Microsoft auf die Warteliste setzen lassen und bekommt dann Nachricht, um sich den Client als Preview herunter zu laden.

    Doch langsam…

    Zuerst einmal hier eine Übersicht, für welchen Zugriff der NGSC überhaupt geeignet ist:

    Synchronisierung, Client, NGSC, SkyDrive.exe, Groove.exe. OneDrive.exe

    Es sind also ein paar Einschränkungen, die nach und nach abgebaut werden. Die alten Synchronisierungsdienste (Groove.exe und Skydrive.exe) werden Schritt für Schritt durch den neuen NGSC ersetzt.

    derzeitige Einschränkungen:

    • Der NGSC läuft nicht auf Vista oder Windows 8.1
    • Windows 8.1 wird im ersten Quartal 2016 unterstützt
    • Zugriff nur auf OneDrive for Business und OneDrive Personal
    • Noch kein Zugriff  auf Team-Sites und Dokumente in Gruppen

    In den kommenden Wochen werde ich über die Feinheiten und Unterschiede berichten. Hier erstmals die Änderungen, die der neue Synchronisierungs-Client mitbringt

    Neuerungen

    • selektive Auswahl von Ordner
    • Das 20000 Dateien Limit entfällt (SharePoint Online, OneDrive for Business, Gruppen)
    • 10 GB Dateigröße (vorher 2 GB)
      auch ohne den neuen NGSC gibt es Neuerungen. So hat sich die interne Zusammenarbeit für beiden Entwickler-Gruppen OneDrive (Personal)  und OneDrive for Business ausgewirkt.
      Die Web-Browser Ansicht sieht jetzt fast identisch aus, und nur an wenigen Stellen kann der Benutzer erkennen, welches OneDrive er vor sich hat:

    Ansicht: OneDrive for Business:

    Web-Browser Ansicht OneDrive for Business

     

    Ansicht: OneDrive (Personal)

    Web-Browser Ansicht OneDrive (Personal)

    Die weiteren Neuerungen dann im nächsten Blog Post

    OneDrive | Tipp #1 – Versionsverlauf

    18. Februar 2015 1 Kommentar

    OneDrive for Business, Microsoft OneDrive (personal, Microsoft

    Zwei unterschiedliche Produkte, trotzdem haben OneDrive (personal) und OneDrive for Business Gemeinsamkeiten, und heute geht es um den Versionsverlauf. Beim Versionsverlauf geht es um Dokumente, die wir in OneDrive oder OneDrive for Business gespeichert haben.

    Doch schauen wir uns erst einmal die Synchronisation an:

    Synchronisierung OneDrive und OneDrive for Business

    Die Abbildung zeigt, dass für beide Dienste die Synchronisation über unterschiedliche Protokolle in die Cloud synchronisiert werden. Handelt es sich um ein Office Dokument, dann wird zusätzlich das Microsoft Office Upload Center mit eingebunden. Hintergrund dafür ist, dass hier die Möglichkeit besteht, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können.

    Während bei OneDrive (personal) die Daten in Windows Azure, genau genommen unter Azure Files gespeichert werden sieht es bei OneDrive for Business etwas komplizierter aus. Hier liegt ein SharePoint zu Grunde, die Daten landen dann

    a) SharePoint Server on premise –> SQL Datenbank
    b) Office 365, SharePoint Online und OneDrive for Business mit Office Online –> Azure Store

    Unter b) werden die Daten dann verschlüsselt (Erklärung 1 und 2 und Video)

    Versionsverlauf:

    OneDrive (Personal) nur für Office Dokumente
    OneDrive for Business wenn eingeschaltet für alle gespeicherten Dateien

    OneDrive (personal)

    Wann kann ich den Versionsverlauf einsetzen und wie?

    Als Beispiel sei hier eine Excel-Datei angeführt, die in seiner ursprünglichen Fassung  in OneDrive gespeichert wurde. Danach habe ich einen Bearbeitungs-Link erstellt und diesen dann anderen zur Verfügung gestellt. Diese MVP Kollegen haben dann die Datei geöffnet (Office-Online) und eigene Daten eingetragen. Irgendwann  hat jedoch jemand das Excel-Sheet falsch sortiert und nichts passte mehr zusammen. Soweit zum Szenario. Mit jedem Bearbeiten schreibt Excel (jedes Office Dokument) eine neue Version. Auch in OneDrive. Allerdings nur bis zu einer Tiefe von 25. Das habe ich hier schon einmal beschrieben.

    OneDrive: Versionsverlauf Zur Versionshistorie kommen Sie, in dem Sie das Dokument markieren und dann die rechte Maustaste betätigen und dann auf Versionsverlauf klicken.
    OneDrive, Versionsverlauf, Versionen Im Beispiel sehen wir das Excel-Sheet mit seinen Daten und unter 1 die letzte Version mit Datum und (verpixelt) dem Namen , der die letzte Version erzeugt hat.

    Unter 2 sind dann die alten Versionen zu sehen.

    OneDrive: Versionsverlauf: Versionen: Wiederherstellen in dem ich auf einen Eintrag klicke, werden mir die Daten im Excel-Sheet angezeigt und ich habe zwei Möglichkeiten:

    Herunterladen:
    Kann manchmal nützlich sein
    Wiederherstellen:
    Damit wird diese Version zur aktuellen Version

    In meinem Szenario musste ich zwei Versionen zurück, da war das Dokument noch in Ordnung. Da ich durch den Namenseintrag aber vorher gesehen habe, wer betroffen war, konnte ich den Personen eine E-Mail senden und Sie bitten, Ihre Einträge nochmals vorzunehmen.

     

    OneDrive For Business

    Standardmäßig ist in der Cloud die Versionshistorie eingeschaltet.

    OneDrive for Business: Versionshistorie: Bibliothek Zum Überprüfen klicken Sie oben links auf Bibliothek,…
    OneDrive for Business: Versionshistorie: Bibliothekseinstellungen dann auf der rechten Seite auf Bibliothekseinstellungen…
    OneDrive for Business: Versionshistorie: Einstellungen und danach auf Versionsverwaltungseinstellungen

    OneDrive for Business: Versionshistorie: Einstellungen

    Hier wird der Unterschied zu OneDrive deutlich.

    • Ich kann Versionskontrolle ein/ausschalten
    • Ich kann Haupt- und Nebenversion auswählen
    • Ich kann die Anzahl der Hauptversionen /Entwürfe begrenzen
      der größte Unterschied jedoch ist: Die Versionsverwaltung wirkt auf alle Dateien, nicht nur auf Office Dokumente.

    Als Bespiel hier einen simple Text-Datei. Es handelt sich um eine log-Datei.

    OneDrive for Business: Versionsverlauf 1 Datei markieren und danach auf …klicken.

    2 erneut auf die … klicken

    3 Auf Versionsverlauf klicken

    OneDrive for Business: Versionsverlauf

    Beim Klicken auf das Datum haben Sie dann mehrere Möglichkeiten:

    • Dokument anzeigen
    • Wiederherstellen
    • Löschen

    Zusammenfassung:

    Sowohl OneDrive als auch OneDrive for Business haben einen Versionsverlauf. Der Versionsverlauf in OneDrive erstreckt sich auf 25 Ebenen und ausschließlich auf Office Dokumente. In OneDrive for Business ist der Versionsverlauf konfigurierbar und erstreckt sich auf alle Dokumente.

    OneDrive Tipps

    18. Februar 2015 Hinterlasse einen Kommentar

    OneDrive for Business, Microsoft OneDrive (personal, Microsoft

    Angeregt von einem Microsoft Kollegen, der eigentlich eine Zusammenfassung sucht, die ich (noch nicht) erstellt habe, werde ich ab sofort unregelmäßig, aber doch regelmäßig Tipps zum Umgang von OneDrive und OneDrive for Business  auf diesem Blog veröffentlichen.

     

    image

    Auf der rechten Seite meines Blog findet Ihr dann unter OneDrive Tipps / OneDrive Hints sowohl die deutschen, also auch die in englischer Sprache geschriebenen in numerischer Reihenfolge aufgelisteten Tipps.

     

    Langfristig werden die beiden Dienste OneDrive und OneDrive for Business vieles gemeinsam haben, auch wenn das derzeit nur an einigen Stellen zu erkennen ist.

    Das bedeutet, dass unter den Tipps praktische Beispiele sowohl zu OneDrive als auch zu OneDrive for Business zu finden sein werden.

    Und natürlich freue ich mich über Follower und Kommentare.

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